Nytt år i Marathon - Nya gränssnittet

Nedan följer en beskrivning på hur du skapar ett nytt år i Marathon. I slutet av beskrivningen finns svar på vanliga frågor som kan uppstå vid upplägget.

Skapa nytt bokföringsår

Tre saker behöver göras:

• Skapa ett nytt bokföringsår
• Uppdatera tabellen för bankfria dagar
• Göra kalendarium för medarbetarnas tidrapporteringskrav

Nytt bokföringsår i Marathon

Nytt år läggs upp i Ekonomi/Backoffice/Bokföringsår och perioder.

1. Klicka på knappen NY och kontrollera så att de föreslagna start- och slutperioderna stämmer. Om slutperioden ska vara en annan, exempelvis vid förlängning av ett bokföringsår, så kan den skrivas över.
2. Välj om IB från föregående år ska uppdateras automatiskt genom att kryssa i eller kryssa ur rutan ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år”.
3. Klicka på Spara.

När det nya året sparas görs samtidigt en överföring av IB, periodiseringar, konto-plan, kostnadsställen, kostnadsbärare, dimensioner, automatkonteringar, automat-fördelningar, budgetmallar, rapportmallar, verifikationsmallar, konteringsmallar, momsklasser och verifikationsserier från föregående år till det nya året. Eventuella fel visas i en felrapport, men endast som varningar. Konto, kostnadsställe, kostnadsbärare som saknas läggs upp i det nya året automatiskt. Konton som inte ska ha kostnadsställe/-bärare, men där det finns en utgående balans i föregående år på sådan kombination, rättas till genom att kostnadsställe/-bärare tas bort. Utgående balans på konton som kräver kostnadsställe/-bärare där detta saknas förs över utan.

En varning vid upplägg av nytt år kan se ut så här:

I exemplet ovan förs saldot på konto 1220 över till det nya året, men utan koppling till kostnadsställe. Efter att felen åtgärdats kan en ny överföring göras. En ny överföring görs i Ekonomi/Backoffice/Bokföringsår och perioder genom att markera året och klicka på knappen Uppdatera IB.

Bankfria dagar

För att automatiska betalningar ska veta vilka dagar som är bankfria (dvs. helgdagar) bör Ekonomi/Backoffice/Basregister/Leverantörsreskontra/Bankfria dagar för det nya året och nästföljande år uppdateras. Om Företag för central bankfria dagar-tabell finns ifylld i Eko-nomi/Backoffice/Basregister/Leverantörsreskontra/Parametrar fliken Övrigt så måste Bankfria dagar uppdateras i det företaget.

1. Välj NY, fyll i året och tryck OK.
2. Standarddagar hämtas in, kontrollera och gör eventuella ändringar.
3. Klicka på Spara.

Kalendarium

I Projekt/Backoffice/Basregister/Kalendarium läggs kalendarier för olika arbetstidsmått upp.

1. Välj NY och fyll i det nya året. Samma kalendarienummer och namn som tidigare år bör användas. Om annat Nr. fylls i så måste kalendarienumret på medarbetaren i Projekt/Backoffice/Basregister/Medarbetare ändras.

Exempel om ert heltidskalendarium för innevarande år har nummer 1 så ska även ert heltidskalendarium för nästa år ha nummer 1.

1. Fyll i arbetstidskravet per dag i fältet Tim/dag.
2. Gå till fliken Arbetsdagar och klicka på knappen Hämta standard för att hämta in landets standardhelgdagar. Arbetsdagen uttrycks som ett tal med två decimaler. Hel arbetsdag uttrycks som 1,00, halvdag som 0,50 och ledig dag som 0,00. På så vis kan olika kalendarier som svarar mot olika arbetstider läggas upp. Programmet visar redan från början 0,00 för lediga dagar enligt standard för företagets land. Kontrollera dag för dag för alla kalendarienummer.

Med knappen Kopiera från kan arbetsdagar kopieras in från ett annat kalendarium från samma år. Timmar per dag och namnet måste därefter ändras.

1. Klicka på Spara.

Vanliga frågor

» Vad innebär det om jag kryssar i alternativt kryssar ur rutan ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år” när jag lägger upp ett nytt år?

Är den ikryssad sätts samma parameter i Ekonomi/Backoffice/Basregister/Bokföring/ Parametrar öppna året och gå till fliken Registrering

Parametern innebär att IB uppdateras varje gång en ny transaktion registreras i föregående år. På så vis behöver inte IB uppdateras manuellt när man jobbar parallellt med två bokföringsår, utan det sköts automatiskt.

Observera att den automatiska uppdateringen endast gäller IB och periodiseringar. Övriga ändringar i föregående år, som konton, kostnadsställen/-bärare o s v uppdateras manuellt med knappen Uppdatera IB som finns i Ekonomi/Backoffice/Bokföringsår och perioder. Om automatisk uppdatering slås på efter att transaktioner registrerats i föregående år måste dessa poster uppdateras manuellt med Uppdatera IB.

Väljer man att inte kryssa för rutan ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år” när man skapar ett nytt år, och därmed att inte slå på parametern, så måste IB från föregående år uppdateras manuellt om man jobbar parallellt med två bokföringsår. IB uppdateras i Ekonomi/Backoffice/Bokföringsår och perioder. Markera året, och klicka på knappen Uppdatera IB. Kryssa för de uppgifter du vill uppdatera, och klicka på Starta. I parentes visas även de uppgifter som ligger i det centrala företaget om sådant finns. Byt i så fall företag under kugghjulet och gör en uppdatering av dessa poster där.

» Jag har parametern ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år” påslagen, men när jag registrerar nya konton i föregående år så syns de inte i det nya året?

Den automatiska uppdateringen gäller endast IB och periodiseringar. Övriga ändringar i föregående år, som konton, kostnadsställen/-bärare o s v uppdateras manuellt med knappen Uppdatera IB som finns i Ekonomi/Backoffice/Bokföringsår och perioder

» Jag kryssade inte i rutan ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år” när jag la upp ett nytt år. Kan jag ångra mig?

Ja, du kan kryssa i parametern i Ekonomi/Backoffice/Basregister/Bokföring/Parametrar öppna året i och gå till fliken Registrering. Observera att alla transaktioner som gjorts innan parametern slås på måste uppdateras manuellt i Ekonomi/Backoffice/ Bokföringsår och perioder. Markera året du vill uppdatera och klicka på knappen Uppdatera IB.

» Jag får meddelandet ”Kunde ej spara: Nytt år måste läggas upp i företag för central kontoplan först / Nytt år måste läggas upp i företag för central rapport-generator först” när jag ska spara mitt nya bokföringsår?

A company can be connected with another company's chart of accounts and report generator. If that is the case, you will have to open the new accounting year in that company first, and Marathon will show a warning if you are trying to save other companies before it. Change company under the cog wheel and create a new year in the global company for chart of accounts and report generator (in this case company CM01).  

» I receive a message ”Could not save: Account for previous year's profit/loss missing in the parameters”?

Account for previous year's profit/loss mut be set in Accounting/Backoffice/Base registers/General Ledger/Parameters, open the year and go to tab Other to enter it there.

» I receive a message ”Could not save: Account for previous year's profit/loss missing in the chart of accounts”?

There is an account in the field “Account for previous year's profit/loss” in Accounting/Backoffice/Base registers/General Ledger/Parameters, tab Other, that is not in the chart of accounts. Enter the account s or select another one from the chart of accounts.

» I created a new accounting year that I now want to delete. How do I do that?

Open the latest year and click on Delete. Restart Marathon.

» The time report has green days, even if no hours are reported

You must create a calendar for the new year, read more in the chapter Calendar in this manual.