Kvittning av konton

Allmänt

Funktionen kvittning av konton används för att se vilka transaktioner på ett konto som utgör kontosaldot. Transaktioner matchas och kan kvittas mot varandra. Kvittningen görs per ett visst datum och därefter kan funktionen användas som kontospecifikation och endast ej kvittade transaktioner kan visas.

Utgående balans eller saldot per konto visar detsamma oavsett om alla transaktioner eller endast de som inte är kvittade väljs att visas. Med valet Ej kvittade visas inte transaktioner som är kvittade och inte längre är öppna på kontot.

Som exempel kan transaktioner på konton för fordringar på anställda kvittas, där det dels finns en transaktion där ett förskott betalats ut till en anställd, dels de utlägg som medarbetaren registrerat. Det går att se hur mycket av förskottet som är öppet per ett visst datum då utläggen som registreras kontinuerligt kan kvittas. När hela förskottet är använt och utläggen har kvittats så att restbeloppet är 0, visas transaktionerna inte längre i listan

Kvittning av konton kan användas för vilka konton som helst. Kvittningen påverkar inte bokföringen förutom när kvittade belopp inte tar ut varandra och för kvittning av transaktioner mellan olika underkonton (XXXX1 – XXXX9).

Då funktionen tittar tillbaka till tidigare år finns möjlighet att i System | Basregister | Företagsspecifika parametrar ange första bokföringsår dvs fr o m när transaktioner ska komma för kvittning.

Inställning

Kvittning av konton ligger under Ekonomi | Backoffice | Kvittning av konton. Funktionen aktiveras genom att registrera en verifikationsserie för kvittning i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring | Parametrar, öppna året och gå till fliken Registrering. Krysset Bortse från kostnadsställen fylls i om kvittning mellan olika kostnadsställen ska kunna göras.

Urval vid kvittning

• Gå till Ekonomi | Backoffice | Kvittning av konton
• Fyll i Per datum. Om nästa steg är att göra en kvittning av transaktioner föreslås detta datum som datum för kvittningen.
• Välj antingen ett Konto eller blankt för alla konton. Vid val av ett konto med underkonton omfattar urvalet även underkontona. (Tex urval på 2420 tar med även 242001-242009)
• Gör eventuellt urval på Kostnadsställe
• Välj status
• Det går också att göra urval på Belopp. Det är absolutbeloppet som avses. Urval på 1 000 – 1 000 tar alltså med transaktioner på 1 000 både i debet och kredit.

Lista över transaktioner

Listan visar alla transaktioner enligt urvalet på föregående bild. Listan innehåller samma kolumner som finns i Ekonomi | Rapporter | Kontospecifikation/huvudbok men med ytterligare kolumner som rör själva kvittningen.

Absolutbelopp	Visar transaktionens absolutbelopp och är till för att kunna sortera på transaktioner med samma belopp men med teckenvändning
Kvittat belopp	visar hur mycket som redan är kvittat på transaktionen per urvalsdatumet
Restbelopp	visar transaktionens ursprungliga belopp minus det som redan har kvittats per valt datum
Kvittnings-ID	visar datum för tidigare gjorda kvittningar
Kvittningsdatum	visar datumet som kvittningen gjorts.

Kvitta transaktioner

• Kvitta transaktioner genom att markera två eller flera radera i listan och tryck på knappen Kvitta. Endast transaktioner som ligger på samma huvudkonto och på samma kostnadsställe samt kostnadsbärare får kvittas.

Amount	is the original amount on the transaction
Remaining	is uncleared amounts per selected date
Amount to be cleared	is used to state how much that shall be cleared from each transaction. The suggestion here is the complete remaining amount for each transaction, but the amount can be changed and partly cleared, see below.

Clearing date	is suggested to same date as Per date in the selection but can be changed.
Clearing ID	is automatically set by Marathon and cannot be changed.

There are four scenarios for clearing with slightly different procedures. Simple clearing, partial clearing, clearing with a remaining balance, and clearing between sub-accounts.

Simple clearing

A simple clearing is when the total remaining amount for two or more transactions to be cleared is 0. For example, a debit and a credit transaction that are cleared against each other. In this case, simply press Save.

Partial clearing

Partial clearing is used to clear an amount other than the outstanding balance on one or more transactions, provided that the total cleared amount remains 0.

For example, in the case of a debit transaction of 600 and a credit transaction of 300, where you wish to clear these, the amount to be cleared must be manually changed to 300 so that the total is 0.

Clearing with a remaining balance

For clearing transactions where the total amount is not 0, clearing with a remaining amount can be carried out. This is primarily intended for clearing entries that almost cancel each other out and where the small remaining difference does not need to be dealt with. For example, when clearing a debit transaction of 1000 against a credit transaction of 999.

This can be done manually by posting 1 as a debit to the account and 1 as a credit to a difference account and then offsetting the three transactions with a remaining amount of 0. The remaining amount clearing method does this in practice, but the bookkeeping does not need to be done manually.

As the total clearing amount per account must always be 0, in order clear 1000 against 999, Marathon needs to create a new voucher with the difference debited/credited to the original account and with a contra posting to a specific account for discrepancies.

The new transaction on the original account is automatically cleared, whilst the new transaction on the specific account for discrepancies will remain uncleared.

Clearing between sub-accounts

Generally, clearing between different accounts is not permitted. An exception is clearing between two sub-accounts under the same main account, for example 24901 and 24903. When clearing transactions between two sub-accounts, Marathon will first create a new voucher that reverses the amount of all transactions being cleared. All transactions, both the original ones and the reversal entries, are then automatically cleared. Please note that clearing between 6-digit accounts ending in 1–9 affects the VAT base amount. Such clearings should therefore not be carried out.

Reverse clearing

If a clearing is carried out erroneously, it can be undone. Then a new clearing is created with reversed signs.

• Select a transaction in the list and click Open. All clearings carried out on the transaction are shown in a table.
• Select a row and press Unclear. The table now shows all transactions included in the clearing and that will be affected by the reversal. Select clearing date and press Save.