Ostolaskujen rekisteröinti ja hyväksyntä

Yleistä

Ostolaskut rekisteröidään ohjelmaan Taloushallinto: Ostolaskut (edellyttäen, että käytätte Marathonin hyväksyntätoimintoa).

Ostolaskuissa on mm. välilehdet Saapumisrekisteröinti ja Valvonta. Hyväksynnällä on oma ohjelma Taloushallinnon alla

Saapumisrekisteröinti – skannaus

Laskujen rekisteröinti alkaa laskuasiakirjojen skannauksella Ostolaskuissa välilehdellä Saapumisrekisteröinti. Valitse toiminta Skannaus. Aseta laskut skanneriin ja valitse Skannaa. Ellei skannerinne ole yhdistetty Marathoniin, voit skannata asiakirjat muulla laitteella koneellesi ja sen jälkeen käyttää hakutoimintoa (Hae) saadaksesi ne Marathoniin.

Tarkista skannatun laskun laatu klikkaamalla kuvaketta, joka ilmestyy vasemmalle. Rastita laskun vierellä olevaa ruutua ja Tallenna. Jos laskussa on monta sivua, rastita jokainen sivu vuorollaan ja tallenna ne yhdessä. Kirjoita alkuperäiseen laskuun AT-numero. Näet numeron kentässä Seuraava AT-numero.

Jos haluat poistaa skannatun laskun, valitse se ja paina Poista. Toiminta Valitse kaikki merkitsee kaikki skannatut laskut. Toiminta Peruuta palauttaa skannatut ja tallennetut rekisteröimättömät laskut.

Saapumisrekisteröinti

Aloita saapumisrekisteröinti valitsemalla toiminta Uusi. Järjestelmä ehdottaa automaattisesti seuraavaa saapumisnumeroa, mutta sen voi muuttaa. Saapumisnumero on se numero, jonka lasku sai skannauksessa ja joka kuuluu skannattuun asiakirjaan. Tarkista skannattu lasku välilehdellä Skannattu asiakirja ja vertaa alkuperäiseen. Ilmoita tiedot alihankkijasta, laskunumero, lasku- ja eräpäivät, ja laskun verollinen määrä. (Alvin voi laskea automaattisesti desimaaleilla tai ilman parametriasetuksen avulla. Löydät sen ohjelmasta Perusrekisterit/OR/Parametrit, välilehdellä Laskut, kentässä Alv-määrä lasketaan.) Valitse hyväksyjä(t) ja tallenna, tai jatka Tiliöinti-välilehdelle.

Tiliöinti

Laskun voi jo tässä vaiheessa tiliöidä Tiliöintivälilehdellä.

Projektihankinnat tiliöidään ylimmässä taulukossa. Projektitiliöinnissä ei ilmoiteta tilinumeroa; se on jo asetettu parametreissa. Jos olette käyttäneet Marathonin tilaustoimintoa, ohjelma täyttää loput kentät automaattisesti annettuasi tilausnumeron. Muussa tapauksessa, täytä kentät. Omk. hinnan saat laskun rekisteröinnistä. Lisäprosentin löydät alihankintakoodista (joissain tapauksissa projektilta) Perusrekistereissä/Pro/Kustannuskoodit Alihankinnat. Ilmoittamasi lisän perusteella myyntihinta lasketaan automaattisesti. Järjestelmän voi asettaa niin, ettei ehdotettua lisää voi muuttaa. Asetus löytyy Perusrekistereistä/Pro/Parametrit välilehdeltä Alihankinnat ja Muut, kentässä Muuta alihankintalisää. Välilehdellä Muokkaus on vielä yksi parametri, jolla voi vaikuttaa lisiä ja myyntihintoja: Poikkeava alihankintabrutto muokkauksena. Jos se on aktivoitu, ehdotetun myyntihinnan ja uuden myyntihinnan erotus näkyy muokkauksena.

Kulujen tiliöinti tehdään alimmassa taulukossa. Jos tili sallii, ilmoita kustannuspaikka ja tulosyksikkö. Jos kulu jaksotetaan, ilmoita pelkkä kulutili ja kausi. Tasetili haetaan parametreista.

Sekä projektihankintojen että kulujen tiliöinnit on myös mahdollista tehdä laskun valuutassa, kentässä Määrä Laskuvaluutta. Tämä helpottaa ulkomaalaisten laskujen jakoa useammalle projektille tai tilille.

Toiminnalla Hae malli voit hakea valmiin tiliöintipohjan. Mallit luodaan Perusrekistereissä/OR/Tiliöintimallit, lue lisää kappaleessa Luo tiliöintimalli.

Kun kaikki skannatut laskut ovat saapumisrekisteröityjä, voit lähettää hyväksyntämuistutuksen laskujen hyväksyjille toiminnalla Lähetä viesti Ostolaskuista, välilehdeltä Valvonta. Viesti lähtee kaikille hyväksyjille kerran.

Vaikka et lähetä viestiä, hyväksyjät löytävät laskunsa ohjelmassa Taloushallinto: Hyväksyntä.

Luo tiliöintimalli

Tiliöintipohja luodaan Perusrekistereissä/OR/Tiliöintimallit. Valitse Uusi ja anna mallille nimi. Ilmoita tili ja mahdollinen kustannuspaikka ja/tai tulosyksikkö, jos tili sallii sen. Ilmoita joko prosenttiosa määrästä tai määrä omassa valuutassasi. Jos käytät prosenttiosaa, sinulta kysytään kokonaissummaa pohjaa käyttäessäsi. Ohjelma laskee sen avulla oikean osuuden.

Hyväksyntä

Laskun hyväksyjä voi ohjelmassa Projekti/Hyväksyntä avata laskut, hyväksyä ne ja tiliöidä ne. Hyväksyntään pääsee myös pikalinkin kautta, joka näkyy kuvan alareunassa.

Toiminnolla Näytä lasku voit nähdä laskuasiakirjan. Jos sinulla on valtuudet, voit myös hyväksyä laskun Suorahyväksynnällä; laskua ei silloin tarvitse avata. Voit suodattaa listan seuraavasti:

Kaikki	Näyttää kaikki laskut, myös ilman hyväksyjiä
Vain käsittelemättömät	Näyttää kaikki laskut, joita ei ole hyväksytty
Vain oma hyv. jäljellä	Näyttää vain laskut, joissa olet viimeinen jäljellä oleva hyväksyjä
Kirjatut	Näyttää kaikki kirjatut laskut

Valitse lasku ja klikkaa Avaa.

Jos lasku on jo hyväksytty, se näkyy yhdellä tai useammalla rivillä alimpana vasemmalla. Lajeja on kaksi, Pro projektilaskulle ja Kulu kululaskulle. Kentässä Laskumäärä näkyy yhteenveto laskusta; laskun määrä, tiliöity määrä ja jäljellä oleva tiliöitävä määrä. Valitse toiminto Laskutiedot, jos haluat lisätietoja laskusta. Voit myös tarkistaa tiedot kuvassa olevalta skannatulta laskulta. Paina Näytä lasku jos haluat nähdä koko kuvan kerralla. Muistiinpanot -toiminto näyttää kaikki laskun puitteissa tehdyt muistiinpanot, tähän voi myös lisätä muistiinpanoja.

Kun tiliöit projektilaskun, valitse Uusi rivi Pro. Jos olette käyttäneet Marathonin tilaustoimintoa, ohjelma täyttää loput kentät automaattisesti annettuasi tilausnumeron. Muussa tapauksessa, täytä kentät. Omk. hinnan saat laskun rekisteröinnistä. Lisäprosentin löydät alihankintakoodista (joissain tapauksissa projektilta) Perusrekistereissä/Pro/Kustannuskoodit Alihankinnat. Ilmoittamasi lisän perusteella myyntihinta lasketaan automaattisesti. Järjestelmän voi asettaa niin, ettei ehdotettua lisää voi muuttaa. Asetus löytyy Perusrekistereistä/Pro/Parametrit välilehdeltä Alihankinnat ja Muut, kentässä Muuta alihankintalisää. Välilehdellä Muokkaus on vielä yksi parametri, jolla voi vaikuttaa lisiä ja myyntihintoja: Poikkeava alihankintabrutto muokkauksena. Jos se on aktivoitu, ehdotetun myyntihinnan ja uuden myyntihinnan erotus näkyy muokkauksena.

Kun tiliöit kululaskun, valitse Uusi tili Kulu. Jos tili sallii, ilmoita kustannuspaikka ja tulosyksikkö. Jos kulu jaksotetaan, ilmoita pelkkä kulutili ja kausi. Tasetili haetaan parametreista.

Kun sitten hyväksyt, paina Hyväksyntä. Valitse, onko hyväksyntä alustava tai lopullinen ja mikäli laskua ei pidä maksaa ollenkaan tai osittain. Voit myös kirjoittaa kommentin. Paina Tallenna hyväksyntä. Voit lisätä laskulel muita hyväksyjiä. Tallenna lopuksi koko lasku toiminnolla Tallenna.

Valvonta

Välilehdellä näkyy saapumisrekisteröidyt, mutta ei vielä kirjatut laskut. Voit suodattaa listaa seuraavasti:

All (1)	Shows all invoices regardless of approval status
Finished	Shows fully approved invoices
Not finished	Shows invoices with at least one remaining approver
All (2)	Shows all project- and cost invoices
Pro	Shows all project invoices
Cost	Shows all cost invoices
Rem. appr	You can select a specific approver's unapproved invoices

Reminder mail	Selected invoices will be sent as reminders to the approver
Book	Book one or several selected invoices that are fully posted and approved. Today's date is suggested as accounting date.
Show invoice	Shows the scanned invoice document
Scan	Possibility to add documents to the invoice
Invoice	Shows invoice information. You can also edit the information here
Posting	Shows posting. You can change posting here
Notes	Shows notes, possibility to add notes

Move the mouse pointer over the Posting pro/cost field to see more detailed information. Move the pointer over the employee code to see how much that has been approved and possible comments. If a final approval or a posting is red and in parenthesis it indicates that the whole amount not is approved or that the approver has written a comment.

After booking project related purchases they need to be updates ti the project accounting in Backoffice: Project accounting /Update, tab Purchases. That can also be done automatically; the parameter is in Backoffice: Base registers/Pro/Parameters, tab Purchase and Other. Note that possible existing purchases must be updated manually at the time you check the parameter box.

Bookkeping trail

The trail shows the booked invoices. It shows also time and approver and what type of approval it was in the columns Final approval and Pre-approval. Select an invoice and click Open. The same invoice picture and invoice information as in the approval will be shown. It is also possible to read notes here.