Kuukauden sulkeminen ja täsmäytykset

Kuukauden sulkeminen ja täsmäytykset

Kirjanpito

• Päivitä jaksotukset ohjelmassa Classic 01-41.

• Täsmäytä jaksotukset Classicissa 01-62 ja vertaa jaksotustilin saldoon.Lue enemmän kappaleessa Jaksotusten täsmäytys

• Alv-raportit tulostetaan Classicissa 01-65-01, 01-65-02 ja

01-65-04. Lue enemmän kappaleessa Alv-täsmäytys.

• Tase- ja tuloslaskelmat tulostetaan joko Classicissa 01-70 tai ohjelmassa Taloushallinto: Raportit.

Myyntireskontra

• Täsmäytä myyntisaamistilin saldo ja joko Classicin saldolista 02-70 tai saldolista Taloushallinto: Raportit.

Lue lisää kappaleessa Myyntireskontran täsmäytys.

• Tulosta maksukehotukset Classicissa 02-61.

• Tee korkolaskutus Classicissa 02-62.

Ostoreskontra

• Täsmäytä myyntisaamistilin saldo ja joko Classicin saldolista 03-70 tai saldolista ohjelmassa Taloushallinto:Raportit. Lue lisää kappaleessa Ostoreskontran täsmäytys.

Projektihallinta

• Tarkista, että kaikki on raportoinut tuntinsa Tarkistuslistasta ohjelmassa Projekti: Raportit.

• Rekisteröi projekteihin kuuluvat kulut, kirjaa ostolaskut ja korvattavat kulut (matkalaskut ym.)

• Päivitä tunnit ja ostot ohjelmassa Rekisteröinti, korjaukset ja päivitykset.

• Muokkaa ja laskuta. Sulje valmiit projektit.

• Tee nollalaskutus Classicissa 04-41-80.

• Tulosta varastolista Classicissa 04-71-03 ja täsmäytä vähentämätön ennakko

(lue lisää kappaleessa Ennakon täsmäytys) ja ostojen omakustannushintavaraston ja vertaa ostojen varastolistaan, mikäli sellainen on käytössänne, ks. Ostojen varastotilin täsmäytys.

• Täsmäytä laskutettu projektihallinnassa ja ne tuottotilit kirjanpidossa, joita käytetään laskutuksessa.

Lue lisää kappaleessa Laskutuksen täsmäytys.

• Tulosta projektiraportit ohjelmassa Projekti: Raportit.

Jaksotusten täsmäytys

Täsmäytys

• Päivitä jaksotukset ohjelmassa 01-41. Täsmäytä jaksotukset ohjelmassa 01-62 niin, että valikoit tulevat jaksotukset, kirjatut ko. kauden viimeiseen päivään asti.

Esimerkki: kausi 0614-9999 ja kirjauspäivämäärä 000000-310514. Kirjoita J ruutuun Tulosta päivitetyt. Vertaa listan määrää automaattisten jaksotusten tilin kanssa.

Jos ei täsmää:

• Tarkista ensin Classicissa 01-99-03, jos siellä näkyy päivittämättömiä jaksotuksia. Täällä näet myös virheviestin, jos jokin jaksotus ei ole onnistunut.

• Tarkista ohjelmassa Taloushallinto: Raportit/Tilin erittely, ettei mitään kirjauksia ole tehty ilman integraatiokoodia.

ALV-täsmäytys

Marathon erottelee verollisen tuoton, verottoman tuoton ja ulkomaan viennin eri alitileillä:

XXXX01 – verollinen, kotimaa

XXXX02 – veroton, kotimaa

XXXX03 – EU:n ulkopuolella

XXXX04 – EU

On tärkeää, että pysyt Marathonin ehdottamassa rakenteessa, jotta välttyisit eroilta. Marathon ei voi tulkita ja kohdistaa kirjauksia muilta tileiltä alv-ilmoitukseen, vaan tarvitsee siihen alitilit.

Alv-ilmoitus Classicissa 01-65 edellyttää, että alv kirjataan pois joka kuukausi. On suositeltavaa, että edellisen kuukauden alv kirjataan pois seuraavan kuukauden alussa, näin alvin voi nähdä takautuvasti.

Tee näin

• Tarkista alv-ilmoituksesi 01-65-01 ajankohtaiselle kaudelle.

Jos ei täsmää:

• Tarkista, että edellisen kuukauden alv on kirjattu pois. Voi olla, että tapahtumia on tullut alv-ilmoituksen jälkeen, mikä saa kuukauden alv-määrän korkeammaksi.

• Tulosta lista 01-90-02 ja ilmoita täsmäytettävä kausi.

Tässä näet mahdolliset erät, joilla ei ole ”oikea” alv ilmoitettuna.

• Tarkista, ettei kirjauksia ole tehty nelilukuisille tuottotileille.

• Tarkista alv-tili Taloushallinnossa: Raportit/Tilin erittely ko. kaudelta, ettei mitään manuaalisia uudelleenkirjauksia ole tehty (muuta kuin alvin uudelleenkirjaus).

Myyntireskontran täsmäytys

Tee näin:

• Päivitä laskut Classicissa 02-80-10 (ellette käytä automaattista päivitystä).

• Tulosta saldolista 02-70 täsmäytyspäivämäärään asti. Tarkista kokonaissumma ja vertaa myyntisaamistilin saldoon.

If discrepancy occurs:

Tulosta lista 02-72 ja katso, minä päivänä ero syntyi. 

Tulosta lista 02-72 uudelleen mutta valitse vain eropäivämäärään asti, valitse myös "Vain yhteenveto" =E.
Jos eron syynä on maksu tositenumerolla BO000001, se johtunee siitä, että maksu on rekisteröity ohjelmaan 02-60.

Silloin maksu kirjautuu vain myyntireskontraan, ei kirjanpitoon. Vie siinä tapauksessa maksu takaisin 02-60:een, vastakkaisella merkillä.

Tarkista ohjelmassa Kirjanpito/Pääkirja/Tilin erittely, eropäivämäärän kohdalta, ettei mitään kirjauksia ole tehty ilman integraatiokoodia.

• Tarkista viimeiseksi jokainen myyntireskontran lasku ja vertaa laskun määriin kirjanpidossa varmistaaksesi, ettei laskuun ole tehty muutoksia ohjelmassa 02–30 ja sen jälkeen tallenneltu ilman tiliöintiä. Muutos ei silloin näy kirjanpidossa.

Laita siinä tapauksessa korjaus takaisin ja päivitä taas ilman tiliöintiä. Sen jälkeen tee korjaus uudelleen ja tallenna tiliöinnin kanssa (toiminto1).

Ostoreskontran täsmäytys

Tee näin:

• Tulosta lista 03-71 täsmäytyspäivämäärään asti. Huomioi kokonaissumma ja vertaa ostovelkatilin saldoon.

Jos ei täsmää:

• Tulosta lista 03-72 ja katso, minä päivänä ero syntyi.

Tulosta lista 03-72 uudelleen mutta valitse vain eropäivämäärään asti, valitse myös "Vain yhteenveto" =E.

Tarkista ohjelmassa Taloushallinto: Raportit/Tilin erittely, eropäivämäärän kohdalta, ettei mitään kirjauksia ole tehty ilman integraatiokoodia.

• Finish with checking all invoices in the purchase ledger with the invoice amounts in the bookkeeping to ensure that no invoice changes have been made in 03-32 and afterwards been saved without posting. The change will thus not show in the bookkeeping. In that case, re-enter the change and save without posting, then make the change again and save with posting (function 1).

Reconciliation Project accounting

Reconciliation of pre-invoiced

Reconciliation

• Check that all invoices have been updated in Classic 02-80-10 unless you use automatic update.

• Print the list in Classic 04-71-03 per reconciliation date and compare with the account in Classic 01-51. Don’t forget to summarize all sub accounts (242001, 242002 etc.)

If discrepancy occurs:

• Check postings on the account for pre-invoice in Bookkeeping/General Ledger/Account specification and make sure that no manual re-postings have been made during the period

Reconciliation of WIP account for purchases

Purchases in Marathon can either be expensed directly when entering invoices, or they can be posted on a WIP account and expensed at the time of printing an invoice to client. To avoid discrepancies between the WIP account and the WIP in the Project accounting, no manual bookings shall be entered on the WIP account and no purchases shall be entered directly to the project accounting.

Reconciliation:

• Update client invoices in Classic 02-80-10 (unless you use automatic update).

• Ensure that all purchases are updated for the period in Project accounting/Update.

• Match Closing balance for previous year with Opening balance for current year.

• Print list in 04-71-03 and select the reconciliation period and match purchase price on purchases with the balance on the WIP account in Bookkeeping/General ledger/Account specification. Select all project types and Totals only =Y.

If discrepancy occurs

• Use program 04-99-31 to see if you directly can see what purchase/-s are erroneous.

• Check that all purchase codes have cost accounts in Base register/Pro/Cost codes → Purchases.

• Check the vouchers on the WIP account in Bookkeeping/General ledger/Account statement so that no manual bookings have been made during the period.

• If an invoice is credited after booking to WIP account, the cost must be reposted manually.

Reconciliation invoiced

• Ensure that all invoices are updated in Classic 02-80-10 (unless automatic invoice update is in use).

• Compare invoiced sales price in the project accpunting (use suitable report) with those revenue accounts that are used at invoicing. You can see the accounts on the cost codes in Base registers/Pro/Cost codes. Do not forget to check all revenue accounts with VAT account suffixes 01 (domestic), 02 (domestic VAT free), 03 (outside EU) and 04 (EU).

If discrepancy occurs

• Ensure that all cost codes in Base registers/Pro/Cost codes → Fees have a revenue account.

• Check that no manual bookings have been made on the revenue accounts.

• Check that the report that you are reconciling really shows what is invoiced in the project accounting (invoiced sales price on fees, purchases and other).