Månadsavslut och avstämningar

== Månadsavslut och avstämningar ==

Bokföring

• Uppdatera periodiseringar i Classic 01-41.

• Stäm av periodiseringar i Classic 01-62 mot saldo på periodiseringskontot. Se vidare under Avstämning periodiseringar.

• Momsrapporter skrivs ut i Classic 01-65-01, 01-65-02, 01-65-04. Se separat avsnitt för Momsavstämning.

• Balans- och resultaträkning skrivs ut i Classic 01-70 alternativt Ekonomi: Rapporter/Resultaträkning/Balansräkning.

Kundreskontra |

• Stäm av saldo på kundfordringskonton mot saldolista i Classic 02-70 alternativt mot saldolistan under Ekonomi: Rapporter/Saldolista KUN.Se vidare under Avstämning kundreskontran.

• Påminnelser skrivs ut i Classic 02-61.

• Räntefakturering görs i Classic 02-62.

Leverantörsreskontra

• Stäm av saldo på leverantörsskuldskonton mot saldolista i Classic 03-70 alternativt mot saldolistan under Ekonomi: Rapporter/Saldolista LEV Se vidare under Avstämning leverantörsreskontran.

Projektredovisning

• Kontrollera att alla rapporterat sina timmar i Projekt: Rapporter/Avprickning tid

• Registrera in projektrelaterade kostnader, bokför leverantörsfakturor och kvittoredovisningar.

• Uppdatera timmar och inköp i Projekt: Registrering, korrigering och uppdatering.

• Justera och fakturera. Stäng avslutade projekt.

• Nollfakturera 04-41-80.

• Skriv ut lagerlista i Classic 04-71-03 och stäm av oavräknat aconto (se vidare under Avstämning aconto) och inprislagret för inköp mot lagerkontot för inköp (om det används, se vidare under Avstämning lagerkonto inköp).

• Stäm av fakturerat i projektredovisningen mot de intäktskonton i bokföringen som används vid faktureringen. Se vidare under Avstämning fakturerat.

• Projektrapporter skrivs ut under Projekt: Rapporter.

Avstämning periodiseringar

Avstämning

• Uppdatera periodiseringar i program 01-41. Stäm av periodiseringarna i 01-62 genom att selektera på de periodiseringar som ligger framåt i tiden och som är bokförda fram till sista datumet i den aktuella perioden, exempelvis period 1406-9999 och bokföringsdatum 000000-140531.Sätt J vid Skriv ut uppdaterade. Beloppet på listan stäms av med kontot för automatiska periodiseringar.

Vid differens:

• Börja med att titta i 01-99-03. Här finns alla ouppdaterade periodiseringar och notering om eventuella fel på en periodisering.

• Kontrollera i Ekonomi: Rapporter/Kontospecifikation för att se om några bokningar har gjorts utan integrationskod

Momsavstämning

Marathon håller koll på momspliktig intäkt, momsfri intäkt och export utanför landet genom att använda underkonton:

XXXX01 – momspliktigt inom landet

XXXX02 – momsfritt inom landet

XXXX03 – utanför EU

XXXX04 – inom EU

För att undvika differens så bör den struktur som Marathon föreslår hållas. Systemet kan inte tolka och placera bokningar gjorda på konton utan underkonto rätt på momsdeklarationen.

Momsdeklarationen i 01-65 förutsätter att momsen bokas bort varje månad. För att kunna se momsen bakåt i tiden rekommenderas att föregående månads moms bokas bort i början av nästa månad.

Avstämning

• Kontrollräkna din momsdeklaration i 01-65-01 för den aktuella perioden.

Vid differens:

• Kontrollera att förgående månads moms är bortbokad.

Eventuellt kan transaktioner inkommit sedan redovisningen var gjord vilket medför att momsbeloppet denna månad blir högre.

• Ta ut listan 01-90-02 och selektera på den period du vill stämma av. Här redovisar systemet de poster som inte har ”rätt” moms uppbokad.

• Kontrollera att inga bokningar är gjorda på fyrsiffriga intäktskonton.

• Titta igenom momskontot i Ekonomi: Rapporter/Kontospecifikation för vald period så att inga manuella ombokningar är gjorda (förutom ombokningen av momsen).

Avstämning kundreskontran

Avstämning

Ta ut saldolista 02-70 per avstämningsdatum. Kontrollera det totala beloppet och jämför mot saldot på kundfordranskontot.

Vid differens:

• Skriv ut listan 02-72 för att se vilket datum differensen uppstod.

• Skriv ut listan 02-72 igen och selektera endast per det datum differensen uppstod, och välj "Endast sammandrag" =N.

Om differensen uppstått p g a en betalning med verifikationsnummer BO000001 beror det antagligen på att 02-60 använts för att registrera en betalning. Används denna så bokas endast betalningen i kundreskontran och inte i bokföringen. Lägg i så fall tillbaka betalningen i 02-60 med motsatt tecken. Kontrollera om det finns betalningar med verifikationsnummer BO000001 genom at ta med även betalda fakturor i 02-70.

• Kontrollera i Ekonomi: Rapporter/Kontospecifikation för datumet differensen uppstod för att se om några bokningar har gjorts utan integrationskod.

Avsluta med att pricka varje faktura i kundreskontran mot fakturabeloppet i bokföringen, för att utesluta att ändringar på faktura gjorts i 02-30 och sparats utan att kontera. Ändringen sker då inte i bokföringen. Lägg i så fall tillbaka korrigeringen och uppdatera utan kontering igen, för att sedan korrigera och spara med kontering (funktion 1).

Avstämning leverantörsreskontra

Avstämning:

• Ta ut lista 03-70 per avstämningsdatum. Notera det totala beloppet och jämför med saldot på leverantörsskuldskontot.

Vid differens:

• Skriv ut lista 03-72 för att se vilket datum differensen uppkommit.

• Skriv ut 03-72 igen och selektera endast per det datum differensen uppstod, och välj "Endast sammandrag" =N.

* Kontrollera bokningarna i Ekonomi: Rapporter/Kontospecifikation för att se att inga bokningar utan integration är gjorda.

Avsluta med att pricka varje faktura i leverantörsreskontran mot fakturabeloppet i bokföringen, för att utesluta att ändringar på faktura gjorts i 03-32 och sparats utan att kontera. Ändringen sker då inte i bokföringen. Lägg i så fall tillbaka korrigeringen och uppdatera utan kontering igen, för att sedan korrigera och spara med kontering (funktion 1).

Avstämning projektredovisningen

Avstämning aconto

Avstämning

• Check that all invoices have been updated in Classic 02-80-10 unless you use automatic update.

• Ta ut lagerlistan i Classic 04-71-03 per avstämningsdatum, ange alla projekttyper och slutsumma J. Jämför lager aconto med saldot på kontot i bokföringen. Glöm inte att summera alla underkonton, dvs 242001, 242002 osv.

Vid differens:

• Kontrollera bokningarna på aconto-kontot i Ekonomi: Rapporter/Kontospecifikation för att se att inga manuella ombokningar är gjorda under perioden.

Avstämning lagerkonto inköp

Inköp i Marathon kan antingen kostnadsföras direkt vid registrering av faktura, eller konteras på ett lagerkonto och kostnadsföras först vid utskrift av faktura till kund. For att undvika differens mellan lagerkontot och lagret i projektredovisningen, ska inga manuella bokningar registreras på lagerkontot och inga inköp ska registreras direkt i projektredovisningen.

Avstämning:

• Update client invoices in Classic 02-80-10 (unless you use automatic update).

• Se till att alla inköp är uppdaterade för den aktuella perioden i Projekt: Registrering, korrigering och uppdatering.

• Se till att UB för föregående år stämmer med IB för innevarande år.

• Ta ut listan 04-71-03 och selektera på den period som skall stämmas av och jämför inköp inpris med saldot på lagerkontot i Ekonomi: Rapporter/Kontospecifikation. Ange alla projekttyper och Endast slutsumma = J.

Vid differens

• Kör program 04-99-31 för att se om detta direkt visar vilket/vilka inköp som är fel

.* Kontrollera så att inga inköpskoder saknar kostnadskonton i Basregister/Pro/Kostnadskoder → Inköp.

• Kontrollera verifikationerna på lagerkontot i Ekonomi: Rapporter/Kontospecifikation så att inga manuella bokningar är gjorda under perioden.

• If an invoice is credited after booking to WIP account, the cost must be reposted manually.

Reconciliation invoiced

• Ensure that all invoices are updated in Classic 02-80-10 (unless automatic invoice update is in use).

• Compare invoiced sales price in the project accpunting (use suitable report) with those revenue accounts that are used at invoicing. You can see the accounts on the cost codes in Base registers/Pro/Cost codes. Do not forget to check all revenue accounts with VAT account suffixes 01 (domestic), 02 (domestic VAT free), 03 (outside EU) and 04 (EU).

If discrepancy occurs

• Ensure that all cost codes in Base registers/Pro/Cost codes → Fees have a revenue account.

• Check that no manual bookings have been made on the revenue accounts.

• Check that the report that you are reconciling really shows what is invoiced in the project accounting (invoiced sales price on fees, purchases and other).