Månedsavslutt og avstemminger

Månedsavslutt og avstemminger

Bokføring

• Oppdater periodiseringer i Classic 01-41.

• Avstem periodiseringer i Classic 01-62 mot saldo på periodiseringskontoen. Se videre under Avstemming periodiseringer.

• Mva.rapporter utskrives i Classic 01-65-01, 01-65-02, 01-65-04. Se separat avsnitt for Mva.- avstemming.

• Balanse- og resultatregning utskrives i Classic 01-70 eller i Økonomi: Rapporter, Balansrækning/Resultatrækning

Kundereskontro

• Avstem saldo på kundefordringskontoen mot saldoliste i Classic 02-70 alternativt mot saldolisten under Økonomi: Spørsmål/Kundereskontro.Se videre under Avstemming kundereskontroen.

• Påminnelser skrivs ut i Classic 02-61.

• Rentefakturering lages i Classic 02-62.

Leverandørsreskontro

• Avstem saldo på leverandørsgjeldskontoen mot saldolista i Classic 03-70 alternativt mot saldolisten under Økonomi/Spørsmål/Leverandørsreskontro. Se videre under Avstemming leverandørsreskontroen

Prosjektregnskap

• Kontroller at alle har rapportert timene sine i Prosjekter: RapporterAvstemming tid.

• Registrer inn prosjektrelaterte kostnader, bokfør leverandørsfakturaer og utlegg.

• Oppdater timer og innkjøp i Prosjekt: Registrering, korrigering og oppdatering.

• Juster og fakturer. Lukk avsluttede prosjekter.

• Nullfakturer i 04-41-80.

• Skriv ut lagerlista i Classic 04-71-03 og avstem uavregnet akonto (se videre under Avstemming akonto) og innprislagret for innkjøp mot lagerkontoen for innkjøp (dersom det anvendes), se videre under Avstemming lagerkonto innkjøp.

• Avstem fakturert i prosjektregnskapen mot de inntekstkontoer som anvendes ved faktureringen. Se videre under Avstemming fakturert.

• Prosjektrapporter utskrives under Prosjekter: Rapporter.

Avstemming periodiseringer

Slik gjør du ved avstemming:

• Oppdater periodiseringer i program 01-41. Avstem periodiseringene i 01-62 ved å selektere på de periodiseringer som ligger framåt i tiden og som er bokførte per den siste datoen i den aktuelle perioden, for eksempel periode 1406-9999 og bokføringsdato 000000-140531. Sett J på Skriv ut oppdaterte. Beløpet på listen avstemmes med kontoen for automatiske periodiseringer.

Ved differanse:

• Begynn med å titte i 01-99-03. Her ligger alle periodiseringer som ikke er oppdaterte og melding om eventuelle feil på en periodisering.

• Kontroller i Økonomi: Rapporter,Kontospesifikasjon for å se dersom bokføringer er gjorte uten integrasjonsko

Mva. – avstemming

Marathon anvender underkontoer for å holde rede på mva –pliktig inntekt, mva –fri inntekt og eksport utenfor landet:

XXXX01 – mva -pliktig innenfor landet

XXXX02 – mva –fri innenfor landet

XXXX03 – utenfor EU

XXXX04 – innenfor EU

For å unngå differanse er det viktig å følge Marathon sin struktur. Systemet kan ikke tolke å plassere bookinger på kontoer i mva –deklarasjonen uten rette underkontoer.

Mva – deklarasjonen i 01-65 forutsetter at mva. overstyres hver måned. For å kunne se mva tilbake i tida anbefales at mva for forrige måned overstyres i begynnelsen av neste måned.

Gjør følgende ved avstemming

• Kontrollregn mva – deklarasjonen din i 01-65-01 for den aktuelle perioden.

Ved differanse:

• Kontroller at mva for foregående måned er overstyrt. Eventuell kan det ha innkommet transaksjoner etter at deklarasjonen ble gjort, hvilket betyr at mva –beløpet denne måned blir høyere.

• Skriv ut listen 01-90-02 og selekter på den periode du vil avstemme.

Her viser systemet de poster, som ikke har ”rett” mva oppgitt.

• Kontroller at det ikke er gjort bookinger på en firesifret inntektskonto.

• Titt igjennom mva –kontoen i Økonomi: Rapporter, Kontospesifikasjon for den valgte perioden slik at ingen manuelle gjenbookinger er blitt gjorte (foruten gjenbookingen av mva) .

Avstemming kundereskontroen

Gjør følgende ved avstemming:

• Skriv ut saldoliste i 02-70 pr. avstemmingsdato. Kontroller det totale beløpet og sammenlign med saldoen på kundefordringskontoen.

Ved differanse:

• Skriv ut listen 02-72 for å se hvilken dato differansen har oppstått.

• Skriv ut listen 02-72 på nytt og selekter bare pr. den dato som differansen oppsto, og velg ”Bare sammendrag" =N.

• Dersom differansen oppsto på grunn av en betaling med bilagsnummer BO000001 beror det formentlig på at 02-60 har blitt brukt til å registrere en betaling. Da bookes betalingen bare i kundereskontroen og ikke i bokføringen. Legg i så fall tilbake betalingen i 02-60 med motsatt tegn.

• Avslutt med å sammenligne hver faktura i kundereskontroen med fakturabeløpet i bokføringen, for å utelukke at endringer er gjort på faktura som siden lagrets uten kontering i 02-30. Endringen skjer da ikke i bokføringen. Legg i så fall tilbake endringen og oppdater uten kontering på nytt.

Endr på nytt og lagr med kontering (funksjon1).

Avstemming Kundereskontroen

Gjør følgende ved avstemming:

• Skriv ut liste 03-70 pr avstemmingsdato. Noter det totale beløpet og sammenlign med saldoen på leverandørsgjeldskontoen.

Ved differanse:

• Skriv ut listen 03-72 for å se hvilken dato differansen har oppstått.

Skriv ut listen 03-72 på nytt og selekter bare pr. den dato som differansen oppsto, og velg ”Bare sammendrag" =N.

Kontroller i Økonomi: Rapporter/Kontospesifikasjon på datoen for differansen for å se dersom der har bookets noe uten integrasjonskode.

• Avslutt med å sammenligne hver faktura i leverandørreskontroen med fakturabeløpet i bokføringen, for å utelukke at endringer er gjort på faktura som siden lagrets uten kontering i 03-32. Endringen skjer da ikke i bokføringen.

Legg i så fall tilbake endringen og oppdater uten kontering på nytt. Endr på nytt og lagr med kontering (funksjon1).

Avstemming akonto

Gjør følgende ved avstemming:

• Check that all invoices have been updated in Classic 02-80-10 unless you use automatic update.

• Skriv ut listen 04-71-03 og selekter på den periode som skal avstemmes og sammenlign innkjøp innpris med saldoen på lagerkontoen i Økonomi: Rapporter/Kontospesifikasjon. Angi alle prosjektsorter og Kun Sluttsum = J.

!Ved differanse:

• Check postings on the account for pre-invoice in Bookkeeping/General Ledger/Account specification and make sure that no manual re-postings have been made during the period

Reconciliation of WIP account for purchases

Purchases in Marathon can either be expensed directly when entering invoices, or they can be posted on a WIP account and expensed at the time of printing an invoice to client. To avoid discrepancies between the WIP account and the WIP in the Project accounting, no manual bookings shall be entered on the WIP account and no purchases shall be entered directly to the project accounting.

Reconciliation:

• Update client invoices in Classic 02-80-10 (unless you use automatic update).

• Ensure that all purchases are updated for the period in Project accounting/Update.

• Match Closing balance for previous year with Opening balance for current year.

• Print list in 04-71-03 and select the reconciliation period and match purchase price on purchases with the balance on the WIP account in Bookkeeping/General ledger/Account specification. Select all project types and Totals only =Y.

If discrepancy occurs

• Use program 04-99-31 to see if you directly can see what purchase/-s are erroneous.

• Check that all purchase codes have cost accounts in Base register/Pro/Cost codes → Purchases.

• Check the vouchers on the WIP account in Bookkeeping/General ledger/Account statement so that no manual bookings have been made during the period.

• If an invoice is credited after booking to WIP account, the cost must be reposted manually.

Reconciliation invoiced

• Ensure that all invoices are updated in Classic 02-80-10 (unless automatic invoice update is in use).

• Compare invoiced sales price in the project accpunting (use suitable report) with those revenue accounts that are used at invoicing. You can see the accounts on the cost codes in Base registers/Pro/Cost codes. Do not forget to check all revenue accounts with VAT account suffixes 01 (domestic), 02 (domestic VAT free), 03 (outside EU) and 04 (EU).

If discrepancy occurs

• Ensure that all cost codes in Base registers/Pro/Cost codes → Fees have a revenue account.

• Check that no manual bookings have been made on the revenue accounts.

• Check that the report that you are reconciling really shows what is invoiced in the project accounting (invoiced sales price on fees, purchases and other).