Fakturering

Förberedelser

Kontrollera i avprickningslistan i Backoffice/Projektredovisning/Avprickning tid att alla har tidrapporterat. Uppdatera Arvode, Inköp och Övrigt i Backoffice/Projektredovisning/Uppdatera.

Skapa faktura

Faktureringsproceduren ser lite olika ut beroende på vilken typ av faktura som avses och om fakturafliken i Kund och Projekt används eller inte (se separata avsnitt). En faktura består av en fakturatext och en omfattning, dessa måste stämma överens för att fakturan ska kunna skriva ut.

Skapa faktura där fakturatext finns

Faktureringen sker i Backoffice/Projektredovisning/Justering/Fakturering. Fliken Fakturor lyser rött när det finns en eller flera fakturatexter skapade i Kund och Projekt, och om det finns outskrivna fakturor på ett projekt.

Gå in på fliken Fakturor, markera en faktura och välj Öppna.

Omfattning

fliken Omfattning visas vad som finns i lager. Omfattningen är uppdelad på Arvode, Inköp, Övrigt och A-conto. Kryssa i de rader som ska ingå i fakturan. Hela lagerbeloppet på den raden flyttas då till rutan Denna fakt. Om inte allt ska faktureras finns det möjlighet att delfakturera genom att markera raden och trycka på Ändra belopp. Fyll i det belopp som ska faktureras. Möjlighet att fördjupa sig på medarbetare, kategori, kod och period finns.

Kryssa i alla	Kryssar i alla fakturarader, och flyttar beloppen till rutan Denna fakt
Kryssa ur alla	Kryssar ur alla fakturarader
Ändra belopp	Spara kvar belopp i lager genom att sänka beloppet. Ange det belopp som ska faktureras, återstående belopp ligger kvar i lager.
Förfakturering	Används enbart om s.k. förfakturering tillåts (parameterinställning). Ange förfaktureringskoden (om den inte är förinställd) och belopp som ska faktureras.

Justering

Eventuella justeringar görs av det upparbetade lagret för att få lagernivåerna att stämma med det som ska faktureras. En nedskrivning alternativt uppskrivning av lagret görs.

Om fakturan är öppen, tryck på Justera. I projektlistan görs en justering genom att trycka på knappen Ny Justering. Gör därefter enligt nedan beroende på om det finns ett lager att justera mot eller inte.

Ändra belopp	Markera en rad och klicka på Ändra belopp. Ange det belopp (+/-) som ska justeras alternativt fyll i det belopp som ska bli kvar i rutan Lager. Markera flera rader om justeringen ska göras proportionellt mot lager/registrerat.
Ny	Om det inte finns något i lager eller registrerat på projektet, eller om en justering ska riktas mot något annat än lager/registrerat, används Ny för att göra en justering. Fyll i Medarbetare, Kod, Period och Belopp.
Kommentar	Möjlighet att skriva en justeringskommentar.
Bokföringsdatum	Obligatoriskt datum för justeringar.

Registrerat	Belopp som registrerats in på projektet.
Justerat	Visar vad som totalt är justerat på projektet.
Lager 1	Visar allt som registrerats och justerats, men inte fakturerats.
Fakturerat	' Visar vad som fakturerats på projektet.Ej uppdaterat'''' Visar de belopp som finns med i skapade men ej utskrivna fakturor.Lager 2' Visar Lager 1 minus Ej uppdaterat.Justering'''' Visar om det finns någon ny justering som inte sparats.

Utskrift faktura

När omfattningen och texten är färdigställda väljs Spara för att komma till fliken Fakturor. Markera fakturan och välj Utskrift. Flera fakturor kan markeras (med hjälp av Ctrl-tangenten) och skrivas ut samtidigt.

Provutskrift	Gör en provutskrift för att se att fakturan blir som tänkt.
Fakt. datum	Dagens datum föreslås.
Förf. datum	Hämtas från projektets betalningsvillkor men kan skrivas över.
Bokföringsdatum	Dagens datum föreslås.
Allmän fakturatext	Här kan en textsträng fyllas i. Om flera fakturor skrivs ut samtidigt används denna text på samtliga fakturor.
Utskriftsmall	Välj bolagets utskriftsmall för fakturor
Skapa faktura utan färdig text

Faktureringen sker i Backoffice/Projektredovisning/Fakturering/Justering. Gå antingen till fliken Fakturor och välj Ny för att skapa en ny faktura, eller gör ett urval i fliken Projekt. För att begränsa projektlistan kan följande urval göras:

Minsta lagerbelopp	Lagret kan avgränsas till ett minsta lagerbelopp.
Lager 2	Visar det totala lagret minus det belopp som är initierat i andra fakturor.
Status	Projektets status - välj bland alla, aktiva, faktura initierad, aconto initierad, samlingsfaktura initierad.
Fakturor finns	' Välj mellan inga, påbörjade och klara.
Stoppas	Visar projekt som är markerade med Stoppas i Kund & Projekt. (Stoppas används av projektledare som vill meddela backoffice om att ett projekt är färdigt att stoppas.)

Ställ i ordning vilka kolumner som ska visas i projektlistan genom att klicka i sökrutan med tre prickar längst till höger (sparas på användaren).

Visa projekt	Länk till Kund & Projekts analysbild. Under fliken Grunduppgifter kan projektuppgifterna ändras.
Provfaktura	Visar det som ligger i lager på projektet på en fakturautskrift.
Ny justering	Eventuella justeringar görs av det upparbetade lagret för att få lager- nivåerna att stämma med det som ska faktureras. En nedskrivning alternativt uppskrivning av lagret görs (se vidare beskrivning under rubriken Justering).
Ny faktura	Här påbörjas arbetet med en ny faktura om fakturatexten inte är skapad i Kund & projekt.
Ändra status	Stoppa, vila eller aktivera projekt. För att projekt ska kunna stoppas måste lagernivån vara 0, det får inte heller ligga oavräknat aconto, ouppdaterad tid eller inköp som ska belasta projektet.

Välj Ny faktura för att skapa en ny faktura, följ beskrivningen om Omfattning och Justering, och skapa en fakturatext med hjälp av beskrivningen Text nedan.

Text

Fyll antingen i egen text och belopp eller använd ett textförslag. Textförslaget kan ändras. Egna rader kan läggas till, delsummeringar kan göras och en ny text och belopp kan skrivas i.

Skapa text

För att fånga upp det lager som finns på projektet eller för att fakturera från budget eller omfattning, väljs Skapa text.

I menyn väljs först om beloppen ska bygga på budgeterade värden (och i sådana fall på vilken budget), omfattningen eller på de belopp som är upparbetade och ligger i lager.

Detaljeringsnivå	Här väljs hur detaljerad fakturan ska vara gällande arvode, inköp och övrigt. Vidare bestäms om beloppen ska delsummeras. Välj Ok för att se resultatet.
Delsummor	Här bestäms om beloppen ska delsummeras.
Hämta text	Om fakturan ska vara lik en tidigare faktura kan text från gammal faktura hämtas in och därefter eventuellt korrigeras.
Anvisning	Anvisningar kan skrivas av projektledarna i Kund & Projekt som ett komplement till fakturatexten, för att beskriva för backoffice vad fakturan avser. Anvisningen syns inte på fakturan men visas i Kund & Projekt under analysfliken per faktura.
Faktureringsavgift	Om faktureringsavgift finns inställt kryssas faktureringsavgift i om det ska gälla fakturan.

Skapa acontofaktura

Under fliken A-conto kan ett belopp som ska förskottsfaktureras registreras som omfattning. Fyll i det belopp som ska faktureras i fältet Denna fakt. Aconto kan faktureras tillsammans med belopp ur lager i en och samma faktura.

Om aconto uppdelat på arvode, inköp och övrigt är inställt i parametrarna delas det upp. Uppdelningen kan sedan visas i rapporter.

Acontoavräkning

I fliken A-conto fylls det belopp i som ska avräknas i fältet Avräkning, eller om allt ska avräknas används knappen Avräkna allt. Under flikarna Arvode, Inköp och Övrigt anges vad acontot ska avräknas mot med samma tillvägagångssätt som när en vanlig faktura skapas.

Create collective invoice

Collective invoicing means that you invoice several projects on the same client on one invoice. The requirements are::

That the projects have the same client code

That all the projects have the same client number.

That collective invoicing I s allowed on the project.

That the projects have the same invoicing currency at the time of printout.

Go to one of the projects that shall be in the invoice and select Invoice type “Collective Invoice”. Open the tab Collective invoice. Then fetch the other projects that shall be in the same invoice. Select also the one that you currently have opened. In Invoice content you can now see all the WIP: s of the projects together. Select what to invoice.

Note, that possible adjustments on the projects involved have to be made before they are put together to a collective invoice. To make an adjustment, mark the project in the search list in the Project tab and select “New adjustment” (read more in Adjusting).

Merge invoices

An alternative for collective invoices is that you prepare all invoices separately, and then merge them. This method is usable for example when you use excess invoicing, or when the project managers are writing invoice text in Frontoffice, when collective invoicing is not possible. The invoicing process is the same as when making standard invoices. When the invoices are ready, , select them and click on the button Merge. Select project. In the text tab you have now a section per project, with project name and code as heading for each section. The text is editable.

Parameters

If the project has another invoicing address then what is stated on the client, use an “invoicing client”. Invoice clients can be fetched in the tab Parameters on the project.

If you wish to allocate fees, purchases and other tyou can select a period in the Parameters tab. Note, that the function “Automatic transfer to S/L” has to be checked in Base registers/PRO/Parameters, under the tab Invoicing. Otherwise period cannot be chosen here. Also state an account for periodical allocation in the same tab.

Reprint invoice

It is possible to reprint invoices under the tab Printout

Only mine	Shows the invoices you have been printing out.
Group	You can select to see a list with only invoices for a certain group.
Printout	Reprints selected invoice.

Select which invoices to show in the dropdown menu according to printout time. Use the quick search field for free text search

Credit invoice

To credit an invoice, go to the tab Printed invoices. Find the invoice and click on ”Credit”. A similar invoice is created, but in credit.

Select possible test print. Today's date is suggested as credit invoice date, but it can be overwritten. Select printing template and then OK.