Jobstyring
Contents
Jobforespørgsel
I startbilledet vises til venstre de kunder, som er blevet registrerede i systemet. Når du markerer en kunde, vises kundens alle jobber til højre.
Under fanen Alle jobs vises alle jobs, uanset kunde.
| Kun aktive | Både på kundesiden og jobsiden er det mulig at kun se aktive kunder/jobs. |
|---|---|
| Kun egne | Kun egne kunder er kunder, der du er kundeansvarlig. Kun egne jobs er jobs, der du er kundeansvarlig, projektleder eller produktionsleder. |
| Eksport | Du kan eksportere lister til Excel. Vælg hvilke kolonner du vil ha med i eksporten. Hvis du velger ” ifølge udvalg” kommer kun aktive/egne, hvis de er afkrydset. |
| Lukkes | Lukkes giver en indikation til økonomiafdelingen/faktureringen, som afslutter jobbet. |
| Forfaldne jobs | Hvis der findes jobs, der er nået deadline (dagens dato), vises de under forfaldne jobs. Også jobs med indlagt fakturadato vises, hvis der ikke er blevet udskrevet faktura med den fakturadato eller senere. Informationen vises kun for projekt- og produktionsledere. |
Kolonner i kundelisten:
| Favoritter | Bruges for at markere kunder som sine favoritter |
|---|---|
| Kode | Kundens unikke identitet |
| Kunde | Kundenavnet |
| Kundeansvarlig | Kundeansvarliges medarbejderkode |
| Hængelås | Viser hvis kunden er lukket. Det indebærer at kunden ikke har nogen aktive jobs og det er heller ikke mulig at åbne nye. |
| Gruppe | Gruppetilhørighed. (Bruges f eks når kunder har fælles Jobsystem for flere firmaer.) |
Columns in the project list:
| Favourites | Possibility to select the most frequent projects only. |
|---|---|
| Code | A unique identity for the project. The code consists of the client code + a running number. |
| Project | The project name. |
| Registered | Date when the project was opened (registered). |
| PM | Employee code of the project manager. |
| $ | Shows that there is WIP on the project. |
| A lock | A project with a lock is closed. |
| Due | Overdue client invoices on the project are shown in red. (one symbol if the invoice is due more than 8 days, two symbols if more than 31 days) |
| Inv text created | If this is marked, somebody has started to create an invoice text on the Invoice- tab. |
| Inv text ready | If this is marked, somebody has created an invoice text and marked it as ready. |
| Production manager | Employee code of the production manager |
| WIP | Shows the amount in the project’s WIP. |
| Currency | Shows the base currency of the project. (Used only in multiple agency handling) |
| Project type | Shows project types: external (E), within group or externaal within group (G), internal (I), project for internal work (9) and speculation- or pitch projects (J). |
| Estimate | Shows if the project has a cost estimate. |
| To be closed | Indicates to the accounting department that the project is ready to close. |
| WIP Fees | Shows amount in WIP Fees |
| WIP Purchases | Shows amount in WIP Purchases |
| WIP Other | Shows amount in WIP Other |
| Fixed price | Shows the fixed price of the project, if that has been set in advance |
| Deadline | Shows the project’s deadline date, if set (System: Base registers/Pro/Client & Project) |
| Inv date | Shows the project’s invoice date, if set (Base registers/Pro/Client & Project) |
| Invoiced | Shows what has been invoiced on the project (including pre-inv.) |
| Marathon Time | Marked, if the project is reportable in Marathon Tid. |
| Local name | Shows a local project name, if set |
| Reference no | Shows possible reference number. |
| End date | Shows closing date of the project, if it is closed. |
| Start date | Shows the project’s start date, if stated. |
Hvis du vil se kolonnerne i en anden rækkefølge kan du drage i kolonnen med musen og slippe den på den plads, du ønsker. Klik i overskriften i den kolonne, der skal styre sorteringen.
Oprettelse af kunder og jobs
Nye kunder og jobber kan oprettes her, hvis funktionen hos jer er aktiveret (ellers er funktionen Ny lysgrå). Oprettelse kræver adgang. Notér, at der findes forskel fra firma til anden, hvilke felter der skal være med i oprettelsen. Derfor kan billedet neden være forskelligt fra jeres version. Felterne vælges i System: Basisregister/Job/Parametre ved tabellen Begreber ved joboprettelse i Kunde og Job.
Ny kunde
Klikk på NY i kundelisten. Indtast kode og klik på OK.
| Kunde - ID | Kundens unikke identitet kan bestå af op til fire tegn. |
|---|---|
| Navn | Kundens fuldstændige navn (syns f.eks. på fakturaer). |
| Intern benævnelse | Internbenævnelsen kan bruges til at identificere kunden med nogen egen benævnelse. den bliver vist som kundenavn i Marathon, men på fakturaer til kunden vises kundens rigtige navn |
| Kundeansvarlig | Systemet foreslår automatisk dig (den som er logget ind), men du kan ændre medarbejdere. |
| Kundekontakt | Navn på kontaktperson hos kunden |
| Overkunde | For statistik kan kunder knyttes sammen med overkunder. F. eks. kan Volvo være overkunde for Volvo Göteborg og Volvo Stockholm. (Overkunder oprettes i Basisregister/Job). |
| Kategori | Kundekategori bruges til at kategorisere kunderne. |
| Moms | Før momsberegningen i systemet fungerer, kræves det at momstype bliver udfyldt.
|
| Vat | For udenlandske kunder kræver systemet at VAT -nummer indtastes. |
Vad at klikke på Kopier fra kan man hente oplysninger ind fra en allerede eksisterende kunde. I vinduet, som åbnes, hentes kunden. Husk, at hvis du har skrevet oplysninger ind, vil de blive overskrevne med den kopierede kundens oplysninger.
Oprettelse af nyt job
Marker kunden og klik Ny i job -delen.
Hvis I har en installering, således at jobnumret skal angives manuelt, begynd med at udfylde ønsket nummer. Ved automatiske jobnummer vises nummerfeltet ikke, men jobbet tildeles næste ledige nummer.
| Kunde - ID | Kunde udfyldes automatisk. |
|---|---|
| Benævnelse | Jobbets navn |
| Projektleder | Systemet foreslår automatisk den, som er logget ind. Du kan ændre til anden medarbejderkode. |
| Produktionsledere | Systemet foreslår automatisk den, som er logget ind. Du kan ændre til anden medarbejderkode. |
| Jobbeskrivelse | En beskrivelse kan vises på jobbet |
| Type | * Eksternt - Job mod ekstern kunde
|
| Jobtype | Hvilken type af arbejd, jobbet afser. Du kan angive op til 3 forskellige typer. |
| Kundekontakt | Navn på kontaktperson hos kunden. Hentes automatisk fra kunden men kan ændres. |
| Masterjob | Jobber kan knyttes sammen med hinanden. F eks kan SAS 0002 være Masterjob for SAS 0004 og SAS 0005. På den måde kan jobbene analyseres enten hver for sig eller sammen. |
| Særskilt fakturatekst | Her kan du skrive en tekst ind, som skal komme med på alle jobbets fakturaer. Teksten vil komme som forslag på hver faktura men du kan vælge at fjerne den. |
| Vår ref på faktura | Fältet fylls i om en annan referens än projektledaren ska visas på fakturan |
| Tidsrapportering | Afkryds feltet hvis du vil at jobbet skal være aktivt for timeføring. |
| Gruppe | Den jobgruppe, jobbet tilhører |
| Omkostningssted | Hvis jobindtægterne skal føres på et bestemt omkostningssted |
| Fast pris | Hvis der findes en aftalt pris på jobbet, indtast den her. I Jobanalysen og i rapporter findes siden mulighed at sammenligne registreret og faktureret beløb mod den faste pris. |
| Deadline | Hvis jobbet har en deadline kan du skrive den ind og se den i forskellige rapporter. |
| Moms | För att momsberäkningen i systemet ska fungera krävs det att den momstyp som ska gälla för projektet fylls i. |
| Fakturadato | Hvis fakturadato angives, vil det vises under Forfaldne jobs hvis overskreden. |
| Kopier fra | Med Kopier fra kan du hente oplysninger ind fra et allerede eksisterende job. Hent jobbet i vinduet som vises. Husk at alt du eventuelt har skrevet ind på jobbet vil blive overskrevet. |
Analyse
Under fanebladet Analyse vises jobbets aktuelle status. Understregede overskrifter indebærer at der findes mere detaljeret information, du kan fordybe dig i.
| Valuta | Marathon kan håndtere flere valutaer. Du kan vælge anden valuta end basisvalutaen; beløbene bliver da omregnet med den kurs, som er angivet i Basisregister/Valuta. |
|---|---|
| Honorar/Indkøb/Øvrigt | Vælg, hvordan informationen om honorar/indkøb og øvrigt skal præsenteres ved fordybning (når du klikker på understreget overskrift).Hvis du f eks vælger Kat/Kode/Med i Honorar, vises informationen først opdelt på arbejdskategori, ved yderligere fordybning på arbejdskode, derefter per medarbejdere. Sidst vises detaljer, dvs. medarbejdernes timeføringsrader med kommentarer. |
| Vis kun indlæst tid | Ved at afkrydse feltet vises kun de timer, der er blevet indlæst og opdateret af økonomiafdelingen. Ellers vises al tid som er indberettet på jobbet. (Kun opdateret tid komme med på udskrifter under fanebladet Udskrift.) |
| Masterjob | Hvis du har koblet sammen jobber med Master-sortering kan du her se statistik for alle jobber som er koblede til en Master. Masterjob oprettes enten ved joboprettelse eller under fanebladet Basisoplysninger. |
| Vis periode | Under fanebladet Analyse vises i normale fald altid jobbets aktuelle status, men hvis du her vælger en periode, vises information kun fra den specifikke periode. |
| Fast pris | Du kan angive en fast pris ved joboprettelsen eller under fanebladet Basisoplysninger, hvis disse felter er aktiverede. |
| Budget | I kolonnen vises jobbets budget/budgetter opdelt på honorar, indkøb og øvrigt. (Hvis parameteren "Regn kun med bekræftede budgetter" er afkrydset, ser du kun de budgetter, der er bekræftede.) |
| Antal | Antallet indberettede timer, antal indkøb og antal øvrigtposter. |
| Registreret | Kolonnen viser værdien af oparbejdet honorar, indkøb og øvrigt. Registreret honorar viser værdien af antal timer multipliceret med de timepriser (eller kodepriser) som er blevet registrerede i systemet. For indkøb vises indprisen (omkostningen) plus eventuelt påslag. |
| Justeret | Justeringer gæres oftest i forbindelse med fakturering eller når jobbet bliver afsluttet. Klik for at se detaljer om justeringer. |
| Faktureret | I kolonnen vises hvad som hidtil er blevet faktureret på jobbet (eksklusive aconto faktureret). |
| Lager | Det beløb, som skal faktureres. Lagret afser registreret beløb plus eventuelle justeringer minus faktureret beløb. |
| Aconto | Viser hvis der findes noget aconto faktureret (ikke faktureret fra lager). Når aconto en bliver afregnet mod lager, vil faktureret beløb vises i kolonnen Faktureret. |
For at kunne følge faktureret op, klik på kolonneoverskriften Faktureret. Nedenstående billede vises da.
I billedet vises information om hvilke fakturaer, der udgør beløbene samt hvad fakturaerne afser. Klik på fakturanumrene til venstre for at se, hvilke poster fakturaen baseres på samt anvisningen fra fakturafanebladet. Klik på arket til højre for fakturaoplysningerne for at se, hvordan fakturaen ser ud i Pdf format.Videre kan du se, at fakturaerne oven er forfaldne, eftersom de har en rød markering i kolonnen Forf.
Basisoplysninger
This tab shows all project information entered at the time of registration or transferred from the client. If you want to change something, click Edit. The window is the same as when entering a new project. If nothing is registered on the project you can, if you want, delete it.
Autoriserede
Under fanebladet Autoriserede vises projektledere for det aktuelle job, og kundeansvarlig for kunden. Derefter vises hvilke medarbejdere som har adgang til jobbet.
Pris
I fanebladet Pris vises hvordan jobbet er blevet prissat med opdeling på honorar, indkøb og øvrigt.
Hvis jobbet har fast pris så synes det øverst i hver kategori.
Derefter synes eventuelle afvigelser fra medarbejdernes ordinære timepriser. Afvigende timepriser kan ikke ændres i dette billede, det gøres i Backoffice. Ved brug af afvigende priser anvendes en prioritetsorden for at bestemme gældende pris.
****/**** betyder alle medarbejdere henholdsvis alle honorarskoder.
Eksempelet oven viser at alle medarbejdere koster 1 500 kr på alle koder undtaget Carl Eriksson, som koster 1 200 i normale fald, men lige på koden Informationsinsamling koster han 1 000.
Hvis parameterindstillingen "Pris pr. arbejdskode" bruges i stedet for "Pris pr. medarbejder", vil ikke de afvigende timepriser fungere. Da står det kun ”timeprisen hentes fra kode”
Ved indkøb findes bestemte tillæg pr. kode for forskellige sorter af indkøb, som bruges for at regne prisen ud til kunde.For øvrigt hentes priserne fra de forskellige øvrigtkodene.
Budget
Under fanebladet Budget oprettes jobbets budget/budgetter. Budgetfanebladet bruges for tilbud.
| Bekræft | Du kan afkrydse et budget som bekræftet. Dato og bruger bliver då noteret på budgettet. (En parameter styr hvis der skal være krav på at et budget skal være bekræftet før det kan tages med i analysefanebladet, rapporter, etc.) |
|---|---|
| Fjern bekræftelse | Et bekræftet budget kan ikke ændres, men det kan fjernes, hvis en ændring skal foretages. Hvis budgettet bekræftes på nyt, bliver også datoen og brugeren noteret på nyt. |
| Aktiver | Mulighed at aktivere et inaktivt budget. |
| Deaktivér | Hvis der findes flere budgetter på et job kan du gøre forskel på revisioner af samme budget eller delbudgetter ved at deaktivere de budgetter, der ikke skal vises i rapporter, analyser, etc. |
Klik Ny for at oprette et nyt budget. Budgettet har et separat faneblad for Honorar, Indkøb, Øvrigt og Tekst og valuta. Ved registrering af budgettet findes der ingen direktiver om hvad som skal indgå eller ikke; budgettet kan oprettes på ønsket detaljeniveau.
Timeprisene i fanen Honorar forelås fra jobbets prisliste, hvis der er angivet tilstrækkelig information i budgettet for at kunne fastslå det. I fanen Indkøb hentes avancerne fra jobbets prisliste.
Under fanebladet Tekst og valuta kan du skrive en overskrift og en løbende tekst. Ved ”budgettekst efter” kan du skrive en tekst ind, som vil vises efter de budgetterede værdier i udskriften.
| Kopier fra | Når du laver et nyt budget kan du bruge færdige skabeloner, eller tidligere budgetter. Klik på Kopier fra. |
|---|---|
| Mallar | I det lille vindue kan du vælge, hvis du vil bruge skabelon. Skabeloner er blevet oprettet i Backoffice/Job-Time-Sag/Budgetskabeloner. |
| Opdater priser | Hvis et budget er blevet lavet på medarbejderniveau og dennes pris bliver ændret, kan du klikke på Opdater pris, og den nye pris vil hentes ind. |
| Hent team | Klik på Hent team hvis du vil hente alle medarbejdere, der er registreret som teammedlemmer for dette job. |
Når du har gemt budgettet, kan du skrive den ud. Klik på Udskrift.
| Særskilt fakturatekst | Tekst som ligger på jobbet som en særskilt fakturatekst |
|---|---|
| Budgettekst før | Medtager teksten som er skrevet ind i Budgettekst før. |
| Ny side (1) | Afkryds, hvis der skal være et forsatsblad med information om det aktuelle job før de budgetterede værdier bliver vist. |
| Budgetposter | Viser den information, der er indskrevet under fanebladene Honorar, Indkøb og Øvrigt. |
| Ny side (2) | Ny side før Budgettekst efter vises. |
| Budgettekst efter | Medtager teksten som er skrevet ind i ”Budgettekst efter” i Tekst-fanebladet |
| Honorar/Indkøb/Øvrigt | Brug rullegardinsmenuerne for at beskrive, hvor detaljeret budgetudskriften skal være. |
| Vis timer | Afkryds, hvis du vil se antal timer ved Honorar. |
| Delsummer | Vælg, hvilken niveau de tidligere valg (honorar, indkøb og øvrigt) skal delsummeres på. Jo højre cifre, desto mere detaljeret bliver delsummeringen. |
| Vis nulrader | Afkryds, hvis du også vil se rader, der beløbet er nul |
| Vis beløb på detalje. | Afkryds, hvis du vil se beløber på hver detaljerad. Hvis du fjerner krydset, vil kun i alt -summerne for honorar, indkøb og øvrigt vises |
| Udskriv moms | Alle værdier angives i udskriften uden moms, men hvis du afkrydser boksen vil momsen skrives ud i summeringen. |
| Sprog | Du kan vælge mellem flere udskriftssprog, forudsat at omkostningskoderne er blevet oversatte (System: Basisregister/Job/Leksikon). |
| PDF/Excel | Du kan skrive budgettet ud enten til Pdf eller til kalkule, som eksporterer informationen til Excel. |
| Udskriftsskabelon | Hvis I bruger udskriftsskabeloner, vælg én her |
Honorar
I fanebladet Honorar findes to underfaneblader: Afstemning og Ressourceplanlægning. I Afstemning kan du se timerne, medarbejderne har registreret enten på jobbet eller i alt. Listen er den samme som i tidsrapporteringen.
I Ressourceplanlægning kan du se de planlagte timer, som er blevet registreret i Jobs: Ressourceplanlægning. Du kan vælge datointerval og se listen pr. medarbejdere, kode, dato eller detaljeret.
| Kun planlagt | Her kan du se hvad som er planlagt på jobbet. Hvis du fjerner krydset, vises det som er registreret. |
|---|---|
| Dato | Du kan udfylde datointerval |
| Medarbejdere | Den planlagte/registrerede tid pr. medarbejdere |
| Kode | Den planlagte/registrerede tid pr. kode |
| Dato | Den planlagte/registrerede tid pr. dato |
| Detaljer | En detaljeret liste vises. |
Indkøb
Tilbudsforespørgsler til leverandøren kan laves inde i Marathon. De kan senere bruges som skabeloner til rekvisitioner. En rekvisition kan laves enten inde i fanebladet for forespørgsler eller rekvisitioner.
Vælg Ny for at skabe en ny forespørgsel. Følgende kan udfyldes:
| Indkøb af | Tekst som i rekvisitionen vil synes i Fri tekst -feltet , og også i Marathons fakturagodkendelse. Hvis indkøbet gælder noget, du tidligere har købt, kan du finde det ved at klikke på feltet TIDLIGERE. |
|---|---|
| Indkøbskode | Type af indkøb, rekvisitionen gælder. |
| Tilbudt kostpris | Kan udfyldes, hvornår forespørgselen er blevet besvaret. Den kan siden ses som en kolonne i listen over forespørgsler og kan bruges for at se hvilken leverandør man skal sende rekvisitionen til, og også for at følge prisudviklingen på tidligere forespørgsler. |
| Vores reference | Medarbejder i det eget selskab, som er kontaktperson. |
| Firma | Det firma, indkøbet gøres til. |
| Leverandør | Hvis leverandøren er oprettet med adresseoplysninger og betalingsbetingelser, vil disse felter blive automatisk udfyldte. |
| Leveranceadresse | Adresse, indkøbet skal leveres til. Vælg mellem Egen, Kunde eller skriv en adresse manuelt ind. |
| Godsmærkning | Leverancens mærkning |
| Fri rekvisitionstekst | Tekstfelt for notater til leverandøren. Der findes mulighed at koble en rekvisitionstekst til hver indkøbskode, som da bliver automatisk vist i feltet. |
| Kopier fra | Henter oplysninger ind fra en allerede eksisterende forespørgsel. |
| Udskriv | Når forespørgselen er blevet gemt kan den udskrives til Pdf eller blive sendt direkte til leverandøren, enten via fax eller e-post. Når forespørgselen er udskreven, bliver den inaktiv. |
| Skab rekvisition | Marker forespørgselen som skal blive en rekvisition og klik Skab rekvisition. Rekvisitionen får her et løbenummer. |
| Åbn rekvisition | Hvis du vil komplettere rekvisitionen kan du åbne den her (eller i fanebladet Rekvisition). |
| Udskriv rekvisition | Rekvisitionen kan udskrives til Pdf eller sendes med fax eller e-post til leverandøren. |
Ved å skabe en rekvisition på et indkøb bliver arbejdet nemmere i den fortsatte håndteringen av indkøbet; bedre opfølgning og mulighed at matche indkøbet med købsfakturaen
Hvis du har valgt alternativet Kun aktive, viser listen kun de rekvisitioner, der endnu ikke er blevet matchede med én købsfaktura.
Alle firmaets tilbudsforespørgsler og rekvisitioner findes også i lister i Økonomi: Leverandørfakturaer.
Udskrift
Under fligen Udskrift skriver du joboplysninger ud. Klik på Skriv ud, når du er færdig med selekteringen. Hvis du klikker på Gem valg, så gemmes selektering til næste gang du anvender programmet. Husk, at kun indlæste og opdaterede timer vises i udskrifterne.
| Hoved | I det s. k. jobhoved findes jobbets grundoplysninger samlede, såsom oprettelsesdato, projektleder og kundeansvarlig m.m. og her findes også oplysninger om de parametre, som er blevet bestemt for jobbet. |
|---|---|
| I alt | Viser jobstatus, dvs. den samme information, der findes under fanebladet Analyse. |
| Detaljer honorar | Viser timerne opdelte efter dine sorteringsvalg. |
| Liste honorar | Viser i detalje, hvad hver medarbejder har indberettet. Kan begrænses til periode. |
| Vis ikke beløber | Mulighed at skjule prisen ved udskrift. |
| Marker akk. jobtid | Klik,hvis I bruger koden for akkumuleret jobtid og du vil se den tid markeret i listen (udskrives som kommentar) |
| Detaljer indkøb | Viser indkøberne opdelte efter dine sorteringsvalg |
| Liste indkøb | Viser detaljeret alle indkøb. |
| Sum indkøb uden lager | Summerer indkøb, der allerede er fakturerede eller bortjusterede. |
| Liste rekvisitioner | Fortegnelse over jobbets rekvisitioner. |
| Detaljer øvrigt | Viser alt, som er indberettet som øvrigt opdelte efter dine sorteringsvalg |
| Liste øvrigt | Viser detaljeret alle registrerede øvrige omkostninger |
| Sum øvr. uden lager | Summerer øvrigtposter, der allerede er fakturerede eller bortjusterede. |
| Liste fakturaer | Viser en liste på alle fakturaer som er gjort på jobbet |
| Fakturakladde | Viser, hvad som findes i lager for fakturering just nu. Jobbets fakturaniveau (indstilles af økonomiafdelingen) styrer, hvor detaljeret udskriften bliver. De numeriske omkostningskoder vil ikke blive udskrevet på den rigtige faktura. |
Faktura
I fanen Faktura bestemmes hvad der skal faktureres og hvordan fakturaen skal se ud. Der findes forskellige måder for at forberede en faktura, neden beskrives tre forskellige måder.
1.Ny faktura – kun tekst
Fakturaunderlaget skabes i Jobs: Forespøgsel, selve faktureringen gøres siden af økonomiafdelingen. Her skal du formulere den tekst som skal vises på fakturaen og give anvisninger til dem, der skal fakturere. Det er mulig at skabe flere fakturaer på samme job
Tekst
Under fanen Tekst skabes en fakturatekst.
| Skab tekst V | ælg først i menuen hvis beløbene skal gå ud fra budgetterede værdier (og i så fald, hvilket budget), eller på de beløb, som er udførte og ligger i lager. Hvis fakturaindholdet bestems i faktura- fanen kan teksten også skabes ud fra indholdet. |
|---|---|
| Detaljeringsnivå: | Vælg, hvor detaljeret specifikationen skal være pr. honorar, indkøb og øvrigt. |
| Delsummer | Vælg også delsummeringer for beløbene. Klik på OK for at se resultatet. |
Du kan ændre forslaget ved at indføje egne rader eller delsummer og skrive nye tekster og beløber ind. Nede til højre vises en sammenstilling af beløbene og eventuel aconto som venter på afregning.
| Anvisninger | Hvis beløbene skal ændres er det vigtig at forklare for økonomipersonalet hvad der er, som skal justeres, ligge igen i lagre etc. Det gør du i fetet Anvisninger nede til venstre. Det vil ikke vises på fakturaen. Under Faktureret i Analyse-fanebladet kan man siden se anvisninger pr. faktura. |
|---|---|
| Hent tekst fra gammel… | Hvis fakturaen skal ligne en tidligere faktura kan du hente tekst ind fra en gammel faktura. Teksten kan siden redigeres. |
| Fakturatekst færdig | Når fakturaen er færdig for at faktureres, afkryds feltet Fakturatekst færdig” i det øvre højre hjørne. |
| Faktureringsgebyr | Afkryds, hvis fakturaen skal påføres faktureringsgebyr. Dette forudsat, at I har indstillet sådan, at faktureringsgebyr kan bruges. |
| Planlagt fakturadato | Angiv evt. en dato |
| Udskrift | Når fakturaen er gemt, kan en testfaktura udskrives. Vælg udskriftsskabelon. |
2. Ny faktura – tekst og indhold
Prepare invoice text and content in Projects: Queries. The actual invoicing is later performed by the accounting department. Select New to create an invoice. You can create several invoices on one project.
For at skabe tekst, følg anvisningerne under 1. Ny faktura – kun tekst, i denne manual.
For å skabe fakturaindhold, se separat manual for grafisk fakturering.
3. Ny faktura – samlefaktura
Samlefakturering indebærer at man fakturerer flere jobs på samme kunde i én faktura. For dette kræves at:
- Jobberne har samme kundekode.
- Jobbene har samme kundenummer.
- Samlefakturering er tilladt på jobberne.
- Jobberne har samme faktureringsvaluta ved udskriftstilfældet.
Open one of the invoices and select Invoice Type: Collective Invoice. Go to the tab Collective Invoice and fetch all the projects that shall be included, also the one you currently have open. In the Content tab you now see the WIP from all projects. Select what to invoice.
Fakturakunde
Hvis jobbet har en anden faktureringsadresse än den, der findes på kunden, angives fakturakunde på jobbet. Under fanen Parametre kan kundens fakturakunde hentes op.
Noteringer
I fanebladet Noteringer kan medarbejderne skrive noteringer ind, som gælder jobbet. Noteringerne bliver markeret med navn og tidspunkt.
Klik på Ny. Du får en felt op med overskrift og noteringstekst. I sammenstillingen synes kun overskriften, men hvis du markerer en overskrift og klikker på Åbne (eller dobbeltklikker), får du hele noteringen op. Alle, som har adgang til jobbet, kan læse noteringen.
Dokument
Here you can make a connection to your ordinary file server. That means that you can quickly get access to documents that are connected to the project. The files are stored in one folder per project. Contact Kalin Setterberg for more information.
Project printouts
In this module you can print out different kinds of statistics about several projects at the same time. Select projects in the left part of the screen and the information you wish to include in the right part. The right part is similar to the printout tab in the separate projects.
| Hits | If you want to check the number of projects found. |
|---|---|
| Print selection | |
| Save selection | You can save your selection |
| Master | If you use Master projects for grouping projects, you can select to sort by master here |
| Status | If you want to see projects with a certain status, select:
|
| Min WIP amount | You can select projects that have WIP exceeding a certain amount. |
|---|---|
| Time reporting proj only | The list shows only projects that are available for time reporting in Time reporting |
| Sort | A menu to select sort order of the projects, e.g. project name, project manager or start date. |
Reports
This is a module where you can print out and create reports. There are a few standard reports in the module but you can also create own reports. Please request separate manual fo creating reports.
| Print out report |
|---|
Select a report and click Printout. A selection window opens.
Make the selection on the left side. The selection possibilities may vary from onereport to another. The columns are already in the report template
| Subtotal | Subtotals determine how the report shall be presented. |
|---|---|
| Sort order Sort order for summation levels. Click Reversed if you want the biggest amounts to be presented on top. | |
| Print to | The report can be printed to Pdf or Spreadsheet. |
| No sums | Printout without cubtotals |
| Start | Start printout |
