Mediebudsjetter og Ordrer

Mediebudsjetter og Ordrer

Denne manual gir en introduksjon på hvordan du skaper mediebudsjetter og ordrer i Marathon.

Mediebudsjetter

Under mediebudsjetter opprettes nye budsjetter og skisser, ordrer skapes og bookes direkte till mediene via e-post eller faks. Under startsiden gjøres forskjellige budsjettutskrifter og materielliste. Utskrift til PDF eller til Excel.

Klikk på Mediebudsjetter på startsiden.

Ny	Skap en ny mediebudsjett.
Åpne	Åpne det markerte mediebudsjettet.
Utskrift	Mulighet til å skrive ut det/de markerte mediebudsjettene.
Materialliste	Eksport til Excel med selekteringsmulighet.
Søk budsjett	Mulighet til å lete etter en viss budsjett.
Søk ordre	Mulighet til å søke etter en viss ordre for lettere å finne rett budsjett.
Eksport	Mulighet til å eksportere informasjonen i budsjettet til Excel.
F o m innr.år	Mulighet til å begrense budsjettlisten til de som har innrykk under det valgte året.
Kun aktive	Kun aktive mediebudsjetter synes.
Kun egne	Du ser kun de mediebudsjettene som du eier.
Hurtigsøk	Hurtigsøking blant mediebudsjettene etter valgfri opplysning.

Når man velger å opprette et helt nytt budsjett skal budsjetthovedet utfylles. Her oppgis de generelle opplysningene for budsjettet med budsjettnavn, avtale og andre opplysninger.

Når alle grunnopplysninger er utfylte lagres budsjettet med valget Lagre. Budsjettet lagres og får et budsjettnummer. Tilbakestill = fortryd.

Kopier budsjett

Det finnes mulighet å kopiere et eksisterende budsjett. Når du velger Kopier kommer en søkeboks opp og du kan velge et budsjett.

Å kopiere et eksisterende budsjett innebærer at alt som er registrert på budsjettet vil kopieres.

Det går også an å kopiere deler av budsjettet ved å først velge budsjett og siden en eller flere ordrer.

Hoved

Når du velger å skape en ny budsjett kommer du til fliken Hoved. Her angir du de allmenne opplysningene for budsjettet.

Etter å ha opprettet et budsjett kan du enten gå videre med å skape en skisse eller direkte opprette ordrer.

Produkt	Budsjettutskrifter og fakturaer kan separeres pr. Produkt. Kan også brukes for statistikk
Kampanje	Mulighet til å knytte sammen flere budsjetter til en kampagne.
Kontaktperson	Opplysning kun i budsjetthovedet. Kan skrives ut i fakturaer.
Prosjekt	Dersom budsjettet skal knyttes sammen med et vist prosjekt, må prosjektet hentes opp. Ellers kan man koble budsjetter med prosjekter for felles statistikk.
Referansenummer	Skrivs ut på budsjett, fakturaen og i rapporter.
Avtale	Kundeavtale må angis på budsjettet. Denne avtale bestemmerhele budsjettets ordrer, dersom ingen avvikende avtale opprettespå respektive ordrer.
Fakt. Dato
Faktureringsvaluta/Kurs	Se separat beskrivelse over hvordan valuta håndteres.
Gruppe	Dersom f eks inntekter redegjøres pr. gruppe (avdeling innen for selskapet) kan dette være en obligatorisk opplysning, dvs. den kan ikke lagres før gruppe er valgt. Gruppen kan også hentes som defaultopplysning fra kunderegistret.
Eier	Budsjetteier, valget ”kun egne” fastsettes styrs av planägare og er også et søkekriterium i f eks avstemming mediefakturaer.
Aktiv	Fjern merkingen for å deaktivere budsjettet. Det innebærer kun at budsjettet vises ved valget "kun aktive" og påvirker ikke fakturering eler annet.
Kommentar	Kun en intern kommentar, som vises inne på budsjetthovedet.
Godkjent av og dato	Informasjon om hvem hos kunden som har godkjent budsjettet og datoen for det. Vises kun i budsjetthovedet.
Kredittberegne planlagte ordrer	Velg hvis du vil at også planlagte ordrer regnes med i kredittkalkuleringen.
Budsjettmerking 1,2,3	Egne, valgfrie merkinger for budsjetter. Vises i rapporter.
Tabellregistrering	Se separat manual.

Skisse

Budsjettskissen henter informasjon fra Mediedatabasen og beregner CTC i følge de kundavtaler som er valgte på budsjetthovedet. Dette er en ren skisse og har ingen kobling til ordinarie bookinger i systemet.

Man kan parallelt opprette flere skisser som kampanjeforslag og siden automatisk omvandle skissen til ordrer på budsjettet uten å legge inn alt på nytt. Ordrene får status Planlagte. Skissen kan utskreves til PDF og Excel.

Slik lager du en skisse:

Klikk på fliken Skisse.

• Velg Ny og angi navn og eventuell kommentar .

• Velg media og klikk på Mediadatabase. Du får da opplysninger om plassering, format, farge, antall innrykk, eventuelle innrykksdatoer og Brutto.

• Velg Oppdater ordre innen i Mediadatabasen. Opplysningene vill bli hentede til skissen.

• Den forhandlede rabatten kan skrives inn. Ved å klikke på knappen Rabatt vises tidligere rabatter hos mediet.

• Dersom det er TV, SØG, Internet registreras skissen manuellt.

• Lagr.

Utskrift

Med skreddersydde utskriftsmaler kan du utskrive en detaljert økonomisk plan til PDF eller Excel.

Grafisk plan

Under Grafisk plan vises en oversikt over innrykk pr dag eller uke (innrykksdatoer må være angitte på skissen). Klikk på Kalkyle for å skrive ut. Kalkyle = Excel

Oprett ordrer fra skisse

Når alt er godkjent kan du skape ordrer av skissen ved å klikke Oprett ordrer. Dersom ordrer allerede eksisterer, kommer et varsel.

Registrer ordrer

En ordre består av forskjellige deler.

Ordrehoved	Her oppgis den generelle informasjonen over ordren.
Innrykk	Her registreres innrykkene som i sin tur består av forskjellige prisrader.

Funksjoner i Ordre-fliken:

Ny	Oprett Ny ordre, .
Åpn	Åpn eksisterende ordrer
Slett	Slett ordre dersom den er planlagt.
Del opp	Dele opp en ordre till flere.
Gjør definitiv	Endr status til definitiv ordre.
Utskrift	Utskriften kan sendes direkte fra Marathon til mediet.
Import	Muligt at importere ordrer inn fra et annet budsjett. Noter at ordren då forsvinner fra originalbudsjettet.
Kreditt	Se hvor mye kreditlimiten er på kunden og hvor mye som hittil er forbrukt.
Rett markertr	Mulighet til å forandre en opplysning på flere ordrer samtidig. Kryss av feltene du ønsker å endre.
Provisjoner	Viser de ulike gottgjørelsene mediet gir på ordre. Provisjonene kan endres her.
Søk ordre	For å enkelt finne en ordre i en stor budsjett.

Du kan fylle i alle opplysninger selv eller bruke programmets Mediadatabase. Med Mediadatabasen får du tilgang til selve medieprislisten og kan gjennom den søke blant aviser, format osv.

Opplysningene fra Media ned til Farge kan du få hjelp til å fylle i via denne. (Se separat manual over Mediadatabasen.)

Beskrivelse av feltene i ordrehovedet:

Produkt	Kommer fra produkt angitt på budsjettet men avvikende produkt kan angis.
Referansenummer	Kommer fra budsjettet men avvikende referansenummer kan angis.
Alt. Ordrenummer	Her kan man legge inn et mottatt ordrenummer for lettere matchning med mediefakturaen.
Overskrift	Skrivs ut på ordreseddelen, budsjett, faktura, avstemminger og rapporter.
Annet	Er en ordreanvisning til mediet og skrivs ut på ordreseddelen.
Anvisning på faktura	Oppgi dersom annet også skal utskrives på budsjett og faktura.
Materielleveringsmåte	Hvordan materiellet leveres.
Materielleverandør	Skrivs ut på ordren. Denne opplysning kan skrives på kunden og kommer då automatisk med ved opprettelse av ny order.
Kopiere	Kopierer opplysninger fra en annen ordre med Kopiere knappen.
Ordrestatus:	P = Planlagt R = Ordre X = Endringsordre I = Innstillingsordre RF = Ordren er fordelt

Innrykk

Under fliken Innrykk kan man registrere ny, åpne eksisterende og legge inn rabatt på ett eller flere innrykk. Dersom man har brukt mediedatabasen kommer automatisk innrykkene inn her og ellers registrerer man dem manuelt.

For å legge inn en Rabatt på flere innrykk markerer du dem ved å klikke på innrykkene og holde nede Ctrl-knappen.

Inrykksstatus	Innrykk på en definitiv ordre kan endres til status S - må ikke faktureres eller A - A-conto. Økonomiavdelingen kan også hjelpe med å legge til nye statusar i Grunnregistrene System: Grunnregister/Med/Innrykksstatuskoder

Andra statuser er: P – Planlagt og I - Innstilt.

Merverdi	Etter annonsekontrollen kan man her angi den plassering man fikk och regne ut eventuel merverdi.
Rapporteringskode	Du kan gi innrykket en kode for å bruke i rapporter.
Krediter fordeling	Se separat manual (Media Økonomi)
Debiter fordeling	Se separat manual (Media Økonomi)
Krediter	Se separat manual (Media Økonomi)
Legg till tilleggskode	Her kan du angi andre kostnader enn mediekostnad, som skal være på innrykket.

Når du står i fliken Innrykk kan du registrere nye innrykk ved å velge Ny. Her angis innrykksdato og ev. Utgivelse på aviser.

På øvrige medier kan man angi f.o.m. dato og t.o.m. dato som vises på den grafiske oversikten. F.o.m. datoen blir innrykksdato.

Under de andre flikene har du tilgang til blant annet annonsekontroll- og avstemmingsinformasjon.

Prisrad

For å manuelt registrere inn prisrader velger du Ny. Fyll i opplysningene for prisraden og velg Lagre. Fargetillegg og andre tillegg registreres på separate prisrader.

Dersom du vil slette en prisrad åpner du prisraden og velger Slette prisrad. Er det et helt innrykk som du vil slette, velger du Slet innrykket inne i selve innrykket.

Når du har registrert inn prisraderne, lagrer du innrykket med Lagre.

Fordeling

Dersom man har en fordeling pr. ordre innstilt på budsjettet så aktiveres fliken Fordeling og man kan styre hvordan kostnaden skal fordeles.

Bruk fordelningsmal på nye ordrer dersom du vil at fremtidige ordrer foreslås samme fordeling.

Et manuelt innrykksgebyr kan innlegges direkte i fordelingen, hvis avtalen ikke har innrykksgebyr eller hovedkunde og kunder i fordelingen har forskjellige gebyrer.

Dette bestemmes fra kundeavtalen men kan midlertidig endres.

Du kan også legge til referansenummer, overskrifter og andre gebyrer på fordelingen.

Samkjøring

Ved en samkjøring aktiveres fliken Samkjøring.

Ny	Legg til media i samkjøringen
Åpne	Rediger i et av mediene, f eks. avvikelse på format,overskrift, plassering, dato eller annonsekontroll pået spesifikkt innrykk.
Slett media/Slett umarkerte	Mulighet å slette medier fra samkjøringen.
Rett markerte	Endre flere medier samtidig for avvikende format,plassering, dato eller intet innrykk.

Fordeling/Samkjøring

Under fliken Fordeling/samkjøring kan du fordele hvilke detaljister som skal være med i hvilken avis.

Øvrig

Under Øvrige-fliken kommer du til valuta og øvrige opplysninger.

Ordredato	Datoen da ordren ble skapt.
Valuta	Ordrens valuta.
Kurs	Se separat manual for valutahåndtering.
Faktureringsvaluta	See separate manual for currency handling.
Avtale	Angi hvis en annan avtale en den på planen skal brukes.
Gruppe	Angi hvis en annan gruppe en den på planen skal brukes.
Fakturer med innrykk fra	Begrens faktureringen med en vis inrykksdato.
Omregningsmåte ved prisendring	Velg hvis det må gjøres en omregning hver gang prisene blir endret.
Omregningsmåte ved årsavtale	Velg hvis det må gjøres en omregning hver gang årsavtalen blir endret

Når du har lagret ordren kommer du tilbake til budsjettet og kan legge opp neste ordre.

Gjør definitiv/Utskrift

Du kan skrive ut en ordre etter å ha gjort den definitiv.

Lokal utskrift	Skriver til PDF.
Faks/E-post	Send via Marathon's sendekø som faks eller e-post. Adressen hentes direkte fra mediedatabasen. Det er også mulig å skrive inn adress manuellt. Alle brukte adresser lagres i systemet og kan hentes ved å klikke frem listen i adressefeltet.

Kolonnen Utskreven viser følgende utskriftsstatus for ordren:

P = utskreven som PDF.
F = fakset.
M = sent som e-post.
N = ikke utskreven.

Dersom bokstavene er røde, har ordren ikke blitt sent. Åpn ordern og gå inn i fliken Sendekø for å finne ut hvorfor den ikke er sent.

Utskrifter

Du kan skrive ut budsjetter, materialelister og eksportere dat atil Excel fra et budsjett.

Forskjellige selekteringer kan velges. Eksempelvis hvis en ordreanvisning må skrives ut eller en signeringsrad, da budsjetten skal sendes til kunde. Velg også sorteringsorden.

Skriv ut budsjettet som PDF eller send direkte som e-post eller faks.

Skriv ut grafisk plan

En grafisk plan er en utskrift som dere selve har designet. Den kan skrives ut som PDF eller eksporteres til Excel. Du kan velge blant annet mellem budsjett, kunde og ordre. Det er også mulig å skrive ut flere forskjellige budsjetter i samme grafiske plan. Dersom du har flere grafisk eplaner, velg den du vil bruke i feltet Utskriftsmal.

Eksport

Velg et eller flere budsjetter som du vil eksportere. Velg deretter hvilke kolonner du vil eksportere.DU kan selektere på ordre og innrykksperiode og også velge den kolonne, som skal styre sorteringen.

Eksporten sendes til Excel.

Materialeliste

Når du skriver ut en materialeliste kan du velge mellom flere valgmuligheter. De valgene du gjør lagres inntil du selv endrer noe. Utskriften gjørs til Excel, da det blir nemmere å redigere dokumentet så.

Sendekø

Under Sendekø har du mulighet til å se om dine ordrer og budsjetter har blitt sendt i vei via faks eller e-post.

Status	Her ser du om faksen/mailen ligger i kø, er sendt eller er stoppet.
Bruker	Her ser du hvem som har sendt i vei utskriften.
Selskap	Fra hvilket selskap som utskriften er sendt.
Type	Hvilken type av utskrift det er, Ordre eller Budsjett.
Kode	Identiteten på utskriften. Den består av ordre eller budsjettnr. + et løpenummer.
Mottager	Her synes mottagerens navn, såfremt det finnes.
Faks/e-post	Her synes hvilket faksnr. eller adresse ordren eller budsjettet er sendt til.
Forsøk	Antall ganger som systemet har forsøkt å sende i vei utskriften.
Sendt	Dato og klokkeslett for når utskriften ble sendt.

Du kan stoppe et dokument i køen fra sending ved å klikke på Stanse. Klikk på Starte om for å gjøre et nytt forsøk. Funksjonen Vis viser hva som er sent med informasjon om sender og mottaker.

Spørsmål

Under Mediespørsmål kan du analysere de budsjettene, ordrene og innrykkene som ligger i systemet. Ved å gjøre en selektering og klikke på Søk får du opp en liste over de innrykkene som motsvarer din selektering og som du kan fordype deg på.

Søk	Søker i følge selekteringen din.
Lagr default	Lagrer valgene dine så at de foreslås neste gang du logger på.
Tilbakestill	Tilbakestiller verdier til default.
Nulstill	Nulstiller alle verdier.
Lagr selektering	Gi slekteringen et navn og hen den senere fra en liste.
Importer selektering	Henter lagrede selekteringerne fra listen.
Fra år	Velg fra hvilket år innrykkene skal hentes.

Åpn	Åpn for å se et innrykk for å fordype deg. Dette er kun en lese-vy, du kan ikke lage endringer her.
Rett merkerte	Med denne fuksjon kan du endre innrykkstatus på en eller flere innrykk. Krever autorisasjon.
Gjør definitiv	Gjør en eller flere innrykker definitive. krever autorisasjon.

Under fliken Fakturaer har du mulighet til å se fakturaer som er sendt på den aktuelle ordren.

Fliken Mediefakturaer viser fakturaer du har fået fra mediet. Åpn en faktura for å se hvordan beløpene er forelt ved brutto, rabatter, netto, provisjoner og net-net. Dersom dere skanner mediefakturaer til Marathon kan du klikek på Vis og se en kopi av fakturaen. Du kan også se fakturaoplysninger ved å eksportere til Excel.

Under fliken Avstemming har du mulighet til å kunne se om dere har fakturert kunden og i så fall med hvor mye. Du kan også se om dere har fået selve mediefakturaen.

Rapporter

Rapporter kan utskrives fra Media|Rapporter. Du kan lage samme utvalg som i Spørsmål, forskjellen er at hver medierapport er forinnstilt for å vise spesifikk informasjon.

Vis	Klikk Vis for å se rapporten. Dukan se den direkte i Marathon, som PDF, eller i Excel. Velg i nedre høyre hjørnet.
Tilbakestill	Tilbakestiller verdier til default.
Nulstill	Nulstiller alle verdier.
Lagr selektering	Gi slekteringen et navn og hen den senere fra en liste.

Velg delsummeringer, f eks pr. ordre og innrykk, kunde, media, mediatype, etc.