Nyt år i Marathon

Nyt år i Marathon

Neden følger en beskrivelse over hvordan du skaber et nyt regnskabsår i Marathon, fulgt af nogle ofte forekommende spørgsmål og svar, der kan opstå.

Nyt år oprettes i Økonomi: Regnskabsår og perioder. Klik på funktionen Ny og kontrollér, at de foreslåede start – og slutperioder er rette. Dersom slutperioden skal være en anden, fx ved forlængelse af et regnskabsår, kan det overskrives. Hvis de Indgående balancer (primo saldi) skal opdateres automatisk, afkryds feltet ”Opdater Primo Saldi ved nye transaktioner i tidligere år”. Gem.

Da det nye år gemmes, bliver PS, periodiseringer, kontoplan, omkostningssteder, omkostningsbærere, automatkonteringer, automatfordelinger, budgetskabeloner, rapportskabeloner, bilagsskabeloner, konteringsskabeloner, momsklasser og bilagsserier opdaterede fra foregående år til det nye år. Eventuelle fejl vises på en fejlrapport, men kun som advarsler. Konto, omkostningssted, eller omkostningsbærere som mangler, oprettes i det nye år.

Konti som ikke skal ha omkostningssted/-bærere, men som har ultimo saldi i foregående år på en sådan kombination, korrigeres så, at omkostningssted/-bærer fjernes. Ultimo saldi på konti, der påkræver omkostningssted/-bærere og der dette mangler, overføres uden.

Et advarsel ved oprettelse af nyt år kan se ud sådan her:

I eksempelet oven overføres saldoen på konto 1220 over til det nye år, men uden at ha kobling til omkostningssted.

Vil man, kan man korrigere de rapporterede fejler for at derefter gøre en ny overføring. Gør en ny overføring I Regnskabsår og perioder ved at markere året og klikke på Opdatér IB.

Meddelelser

Dersom du har valgt at PS fra foregående år skal opdateres automatisk (se foregående side) skabes det en meddelelse dersom nogen transaktion ikke kunne opdateres til bogføringen. Meddelelsen vise under System: Meddlelser.

Man kan også vælge at få meddelelserne sendte pr. e-mail. Indstilling for dette finder du under tandhjulet → Indstillinger, fanen Meddelelser.

Ret fejlen og bekræft meddelelsen, så forsvinder den fra listen.

Bankfrie dage

For at automatiske betalinger skal kunne fungere må du angive hvilke dage, som er bank-frie (dvs. helligdage) i Basisregister/Kre/Bank-frie dage. Angiv dagene både for året, du opretter og for næstfølgende år.

Kalendarium

Opret et nyt kalendarium og angiv år, samme kalendarienummer som tidligere og navn (hvis ikke, må kalendarienummeret ændres på medarbejderen i Basisregister/Job/Medarbejdere). Udfyld arbejdstidskravet pr. dag i feltet Timer/dag og tast Enter.

Under fanebladet Arbejdsdage kan du hente standardhelligdage ved at klikke på Hent Standard. Arbejdsdage skrives som et tal med to decimaler. Hel arbejdsdag skrives 1,00, halv dag 0,50 og ledig dag 0,00. Du kan oprette flere almanakker son svarer mod forskellige arbejdstider. Programmer viser allerede fra begyndelsen 0,00 for frie dage i følge standard for det lande, firmaet er i. Afcheck dag for dag for alle kalendarienummer.

Med knappen Kopier fra kan du kopiere dage fra et andet kalendarium fra samme år. Husk, at ændre timer per dag og navnet.

Ofte stillede spørgsmål

» Hvad indebærer alternativet ”Opdatér PS ved nye transaktioner i tidligere år” ved oplæg af nyt regnskabsår?

Hvis det er afkrydset, gæller samme parameter i Basisregister/Bog/Parametre, fanen Registrering.

Parameteren indebærer at PS opdateres hver gang, en ny transaktion registreres i foregående år. På den måden er du ikke nødt til at manuelt opdatere saldi under tiden, du arbejder parallelt med to regnskabsår, fordi det sker automatisk. Hvis en PS- post ikke kan opdateres, skabes en meddelelse med information over årsagen. Meddelelsen kan nås under System: Meddelelser.

Desuden kan man vælge, at få meddelelsen som e-mail. Indstillingen gøres under tandhjulet → Indstillinger, fanen Meddelelser.

Husk, at den automatiske opdatering kun gæller PS og periodiseringer. Andre ændringer i tidligere år som konti, omkostningsbærere og – steder etc. må opdateres manuelt med funktionen Opdatér PS som findes i Regnskab/regnskabsår og perioder. Dersom automatisk opdatering vælges efter at transaktionen allerede blevet registreret i foregående år, må disse poster opdateres manuelt med funktionen Opdatér PS.

Hvis du vælger ikke at afkrydse ”Opdatér PS ved nye transaktioner i tidligere år” ved oprettelse af nyt regnskabsår, så må foregående års saldi opdateres manuelt under tiden du arbejder parallelt med to regnskabsår. PS opdateres i Økonomi: Regnskabsår og perioder. Markér året og klik på ”Opdatér PS”. Afkryds de oplysninger, du vil opdatere og vælg Start. I parentes vises også oplysninger, der ligger i det centrale firma, dersom et sådant eksisterer. Skift i så fald firma under tandhjulet og gør en opdatering også der.

» Jeg har parameteren ”Opdatér PS ved nye transaktioner i tidligere år” afkrydset, men når jeg registrerer nye konti i foregående år vises de ikke i det nye år?

Den automatiske opdatering gæller kun PS og periodiseringer. Andre ændringer i tidligere år som konti, omkostningsbærere og – steder etc. må opdateres manuelt med funktionen Opdatér PS som findes i Regnskab/regnskabsår og perioder.

» I didn't activate ""Update OB at transactions in previous year”" when I created new accounting year. Can I undo that?

Yes, you can check the parameter in System: Base registers/GL/Parameters, tab Registration. Note, that if you activate automatic update after you've already registered transaction in the previous year, these records must be updated manually with the Update OB-function.

» I receive a message ”Could not save: Open a new year first in the company with global chart of accounts” when I try to save my new accounting year?

A company can be connected with another company's chart of accounts and report generator. If that is the case, you will have to open the new accounting year in that company first, and Marathon will show a warning if you are trying to save other companies before it. Change company under the cog wheel and create a new year in the global company for chart of accounts and report generator (in this case company ZZ).

» I receive a message ”Could not save: Account for previous year's profit/loss missing in System: Base registers/GL/Parameters”?

Earlier the account for previous year's profit/loss was not mandatory in Marathon, it was shown on account 2999. Now the account has to be there. Register the account in System: Base registers/GL/Accounts and write it in the field for Account for previous year's profit/loss in System: Base registers/GL/Parameters, tab Other. The account does not have to have number 2999.

» I receive a message ”Could not save: Account for previous year's profit/loss missing in the chart of accounts”?

There is an account in the field “Account for previous year's profit/loss” in System: Base registers/GL/Parameters, tab Other, that is not in the chart of accounts. Register the account in System: Base registers/GL//Accounts or select another one from the chart of accounts.

» I created a new accounting year that I now want to delete. How do I do that?

Open the latest year and click on Delete.

» How do I change year in Classic?

By pressing the F8 key and the letter B.