Utlägg uppstart

Inställningar

Parametrar

Parametrar ställs in i Basregister/Bok/Parametrar/Registrering/Utlägg.

Skuldkonto för utläggsredovisning	Ange konto. Om betalningen ska skickas via Marathon ska kontot ha integration till Leverantörsreskontra. Kontot ska ha koppling till Kostnadsbärare System: Basregister/Bok/Konto.
Ange moms för registrering av utlägg	Om den anställda ska kunna fylla i momsbeloppet.
Ange inköpskod för reg av utlägg	Om den anställda ska kunna fylla i inköpskod för projektinköp.
Hämta kst från medarbetargrupp	Om skuldkontot för utlägg kräver kostnadsställe ska det hämtas från gruppen som finns angiven på medarbetaren.
Attest av närmaste chef	Om närmaste chef ska attestera utläggen eller inte.
Utlägg direkt till attest	Om utläggsredovisningen ska gå direkt till attest av närmaste chef eller om den ska godkännas av ekonomiavdelningen i Ekonomi: Utlägg, fliken Utläggsbevakning först. Om parametern är ikryssad och närmaste chef ifylld i System: Basregister/Allmänt/Användare under fliken Övrigt, så blir utlägget synligt för attest av närmaste chef i Ekonomi: Attest, annars måste Klar för attest kryssas för på utlägget.
Bokför endast slutattesterade fakt.	Om endast slutattesterade fakturor ska kunna bokföras eller inte.

Behörighet

Behörigheten till utläggsmodulen ställs in i Administration/Behörighet under Bokföring och kopplas till användaren i Basregister/Allmänt/Användare under fliken Behörighet.

Kostnadsbärare

Kostnadsbärare läggs upp i Basregister/Bok/Kostnadsbärare med samma kod som användarkod och medarbetarkod.

Utläggstyper

Olika utläggstyper förenklar för de anställda att skapa utläggsräkningar. Utläggstyperna visas i en rullgardinsmenyn när en utläggsredovisning görs. Automatiken leder dessutom till en enklare bokföring. Rekommendationen är ändå att inte lägga upp för många utläggstyper. Utläggstyper administreras i Basregister/Bok/Utläggstyper.

Anvisning	Om en text i fälten Anvisningar (Text) och Anvisningar (Antal) fylls i kommer fälten att bli obligatoriska att fylla i vid registrering av utläggsräkning.
Skuldkonto	Om ett annat konto än det som finns inställt i parametrarna skaanvändas.
Inköpskod	Inköpskod som ska användas om utlägget bokas mot ett externt projekt.
Motkonto för projektinköp	En inställning som sällan används. Ett konto för motbokning (kredit) när ett utlägg registreras på ett projekt kan anges. (Kontot för inköp på projekt som finns inställt i Basregister/Lev/Parametrar/Ankomstregistrering debiteras per automatik).
Projekt obligatoriskt	Om projekt måste anges vid registrering av utläggsräkning.

Inne i tabellen anges en mall för hur konteringen i utlägget ska vara. I det allra enklaste fallet anges vilket konto som ska föreslås när en utläggsredovisning bokförs. Men det finns fler möjligheter, t.ex. att kombinera fasta priser, enhetspriser och procentandel av totalt mot olika konton som kan underlätta bokföringen.

Om ett projekt anges på utläggsraden så konteras utlägget som projektinköp oavsett vilken utläggstyp som valts. Anledningen är att man aldrig ska missa ett projektinköp.

Projektinköp

Projektinköp konteras på Konto för inköp som finns inställt i Basregister/Lev/Parametrar/ Ankomstregistrering.

Kontorsmaterial

Taxi

Intern representation

Vid bokföring av intern representation måste en manuell handpåläggning för kontering av moms göras.

Utbetalning av utläggsredovisning

Betalningen till den anställde görs på samma sätt som en utbetalning till leverantör. Bankkonto utan avisering är det betalningssätt som lämpar sig bäst för utbetalning. Följande inställningar krävs för att starta upp utbetalningarna.

Leverantör	Om utbetalningen ska göras via Marathon måste den anställde vara upplagd som leverantör i Basregister/Lev/Leverantörer med samma kod som användarkod och medarbetarkod.

Fyll i nedanstående fält:

Namn	(flik Allmänt)
Postadress	(flik Allmänt)
Betalningssätt	Bankkonto utan avisering (flik Betalning)
Mott konto	Hela kontonumret inkl. clearing endast siffror (flik Utlandsbetalning)
Lev skuldkonto	Skuldkonto för utläggsredovisningen (flik Övrigt)
Kostnadsbärare	(flik Övrigt)
Betalningsförslag	Ta ut ett betalningsförslag i 03-60-01 med urval på det leverantörsskuldskonto som utläggstypen är märkt med och Betalningssätt BK.