Fakturaskanning

Skanning av leverantörsfakturor

Funktionen för skanning av omkostnadsfakturor är tillgänglig under Ekonomi/Leverantörsfakturor. (Om fakturans uppgifter ska registreras av användaren används Manuell registrering) Det finns tre tillvägagångssätt att skanna in omkostnadsfakturor i Marathon.

En av dem är att maila in fakturorna för tolkning med en mailadressen för respektive bolag. Kontakta oss för din adress. (Vi rekommenderar att använda tillvägagångssättet p.g.a. enkelheten i hela hanteringen).

Fakturan som mailas måste vara i PDF-format med en upplösning på minst 300 dpi. En PDF får endast innehålla en faktura, om PDF:en avser flera fakturor måste dessa delas upp i enskilda filer. Det går att sända flera enskilda filer i samma mail men mailet får endast innehålla PDF filerna. Länkar, signaturer och dylikt måste tas bort.

Detta eftersom hanteringen är automatiserad och avvikande mail fastnar för manuell kontroll, vilket fördröjer hanteringen.

Det går att ladda upp fakturorna direkt i Marathon via funktionerna Skanning eller Direktimport

Skanning:

Tryck på Skanning, sedan Importera. Välj de fakturor som ska importeras.

De importerade fakturorna syns på vänster sida, en bild för varje sida. För att sända dess för tolkning används kryssrutorna bredvid bilden av fakturan. Vid markering märks dessa med siffror, 1 och uppåt beroende på hur många som markeras.

Fakturorna kan sedan sändas in som separata fakturor eller som en flersidig faktura. Spara sänder de markerade fakturorna som en flersidig faktura, där siffermarkeringen avser sidornas ordning. Spara separat sänder de markerade fakturorna som enskilda fakturor.

Direktimport:

Tryck på Direktimport. Markera filerna som ska skickas för tolkning och tryck sedan ok.

Status:

I ankomstregistreringen finns en kolumn för vilken status den skannade fakturan har.

När fakturan har skickats för tolknings skapas en post för varje faktura i ankomsregistreringen. Status blir då ”Skickad+dagens datum”. När fakturan har återvänt till Marathon efter tolkning blir statusfältet blankt och är klar för bearbetning.

OK-kolumnen:

OK-kolumnens funktion är att kontrollera att fakturan stämmer överens med bl.a. leverantörsregistret. Kontrollerna sker i följande ordning:

1. Leverantör saknas

2. Flera leverantörer matchar

3. Attestör saknas

4. Faktura med samma fakturanummer finns redan.

5. Moms angiven på utländsk leverantör

6. OK (Vid OK är fakturan redo att sändas för attest)

Övriga funktioner

Skicka för attest	Notifiering skickas till attestören om attestering.
Byt attestör	Möjlighet att ändra attestör.
Byt leverantör	Möjlighet att ändra leverantör.
Makulera	Raden som är markerad i listan makuleras.
Manuell registrering	Faktura registreras manuellt utan KASE-tolkning.
Meddelande	Knappen är för internt bruk med möjlighet att lägga till ett meddelande direkt på raden. Här finns också en logg över händelser. Det finns också möjlighet att notifiera medarbetare via funktionen.
Mediefaktura	Fakturan omvandlas till en mediefaktura och skickas för tolkning i media.

Flik- Fel/påminnelser

Här kan du kontrollera ev. påminnelser samt fakturor som innehåller fel. Påminnelser får status ”Påminnelse” medan övriga fakturor får status ”Avvisad

Övriga knappar och funktioner:

Visa	Visar påminnelsen eller den avvisade fakturan som PDF.
Bekräfta	Bekräftar att du har kontrollerat påminnelsen eller den avvisade fakturan. Bekräftade fakturor kan ses genom att kryssa ur ”End aktiva”.
Meddelande	Skapa meddelande för internt bruk samt möjlighet notifiera medarbetare.