Godkendelse af tidrapporter

Generelt

Godkendelse af tidrapporter bruges f eks hvis en afdelingschef må godkende sine medarbejderes tidrapporter. Systemet kan indstilles sådan, at kun godkendte tidrapporter er mulige at opdatere.

Før godkendelse

Forsikr dig om, at de personer der skal godkende har adgang til Godkendelse af tidrapporter. Det gøres i Administration/Adgang/Time-sagsstyring/Registrering/Godkendelse af tidrapporter.

I Basisregister/JOB/Parametre, fanen Honorar, bestemmes hvorvidt der skal godkendes pr. gruppe eller pr. arbejdsgruppe.

Der findes også mulighed, for at vælge spexifike koder i separate kolonner och igså for at kun godkendte rapporter kan opdateres.

Adgang

I Basisregister/Generelt/Brugere indstilles siden grupper/arbejdsgrupper, brugeren har adgang til for godkendelse. I eksempelet neden er der valgt Gruppe i parametrene

Er feltet Alle afkrydset, betyder det at alle medarbejdere, uanset gruppe- eller arbejdsgruppe kan vælges.

I Godkendelse af tidrapporter vælger så godkenderen, hvilke grupper/arbejdsgrupper, hun/han vil godkende tidrapporter i. I eksempelet neden er der valgt Gruppe i parametrene. Godkenderen ser kun de grupper, hun/han har adgang til.

Godkendelse af tidrapporter

Godkendelse af tidrapporter ligger under Jobs. År og måned må angives, ellers vises ikke medarbejderen i listen. Derudover påkræves adgang for godkendelse af tidrapporter, læs videre under Adgang og Før godkendelse.

Kolonnerne oven viser følgende:

Ubehandlede dage	dage, der er rapporterede, men er ikke endnu behandlede af godkenderen
Ikke rapporterede dage	antal dage, der ikke er færdigrapporterede, dvs. ikke opfylder kravet eller er ikke færdigmarkerede
Godkendte dage	dage, der er godkendte af godkenderen
Ikke godkendte dage	dage, der har fået bemærkningen ”Ikke godkendt” af godkenderen
Ændret dag findes	viser dag, som er blevet ændret efter godkendelsen

Andre funktioner

Påmind tidrapportører	En e-mail sendes til tidrapportører, der har dage bemærkede med ”Ikke godkendt”
Udskrift	Tidrapporten kan skrives ud. Du trænger en separat udskriftsskabelon for dette, kontakt Kalin Setterberg for mere information
Afstemning	En overblik over alle medarbejdernes kalendere. Listen er den samme som i Job:Rapporter/Afstemning tid.

Kig på en tidrapport

Markér en medarbejder og klik på Åbn for at se dennes tidrapport. Da vises følgende:

Kolonnerne oven henter information fra følgende:

Eksterne jobs	Job med jobtype E (ekstern), G (gruppefælles) og J (spekulation)
Interne jobs	Job med jobtype I (intern)
Interntid	Omkostningskategori 90 (ikke jobrelateret)
Illness	Omkostningskategori 96
Ferie	Omkostningskategori 93
Anden fravæ	Omkostningskategori i 91, 92, 94, 95, 97 og 98
I alt	Viser antal rapporterede timer i alt
Kalendarium	Viser medarbejderens rapporteringskrav
Godkendelse	Viser hvilke dage, godkenderen har behandlet. Feltet er markeret med brugerkode og tidspunktet for godkendelsen.
Kommentar	Mulighed for at skrive en kommentar ved godkendelsen.

Du kan åbne en enkelt dag for at skulle se hvilke jobs og kunder, der er blevet rapporteret på.

Godkendelse

Du kan vælge enkelte dage ved at markere disse og derefter anvende funktionen Godkend dage. Brug funktionen Godkend måned, hvis du godkender hele måneden på én gang. I begge fald vises følgende felt, hvor du kan godkende eller underkende en dag og skrive en kommentar:

Du kan også godkende en enkelt dag direkte i den åbne dagrapport. En dag, du ikke vil godkende, bliver markeret i Marathon med et kryds:

Meddelelse til medarbejdere

Du kan meddele om ikke godkendte dage ved at sende et e-mail til medarbejderen. Klik på Påmind tidrapportører i listen over alle medarbejdere

Udskrift

You can print a list of all time reports for the selected month with the Print function. Note, that you need a print template for that, contact Kalin Setterberg to order one.

Changes

If an employee changes her/his time report on a day that already is approved, it is shown in two ways: With a red cross in the column Changed:

In the employee's time report in the approval, the text in the Approval column turns red:

Backoffice watch list

In the watch list for time reports, the accounting staff can monitor the time report approvals. Additionally to functions described in Approval of time reports in Frontoffice here is a function fo reminding approvers:

Remind approvers	Sends a reminder mail to approvers with not handled days during a period. Select approvers with checking the box on a rpw. All approvers are selected by default.