Media Økonomi

Fakturering

All fakturering gøres i MEDIA/FAKTURERING, ogsp acontofakturering og afregninger.

Du kan selektere på indrykningsdato, budgetnummer, kunde, kundekategori, etc. Dersom I fakturerer pr. kampagne, kan det også vælges.

Hvis du fakturerer en særskilt mediegruppe eller kunde kontinuerlig, kan gu gemme selekteringen til neste gang. Klik på en blåe pil for mer oplysninger.

Løbende fakturering	Hvis dette felt er blankt, skrives alt ud, uanset "Løbende faktureing" på aftalen eller ikke. Hvis du bare ønsker at fakturere budgetter/ordrer med "løbende fakturering", væjg JA.
Også ikke kontrollerede	Ved JA skrives indrykningene ud selv om de ikke er blevet annoncekontrollerede, forudsat at budget-/ordrenumemr er angivet.
Referencenummer mangler	Hvis NEJ her, bliver alle ordrer med referencenummer fakturerede, forudsat at kunden har " Fakturér kun ordrer med referencenummer" aktiveret.

Hvis JA, vil alle budgetter/ordrer uden referencenummer blive fakturerede forudsat at kunden angivit det som obligatorisk

Hvis Blank, skrives alt ut, men kun i testudskrift.

I basisregistrens kunderegister findes en parameter" Fakturér kun ordrer med referencenummer". Hvornår den vælges må parametern være på JA. Hvis du vælger en forkert kombination, får du en feilmeddelelse og kan ikke fortsette faktureingen

Debit/kredit	Blank = alt faktureres. Debit = Kun debitfakturaer udskrives. Kredit = Kun kreditnotaer udskrives. Separate = debit- og kreditfakturaer faktureres separat.
Korrektioner	Indrykninger markeet med korrektion (x) kan faktureres separat. Ja = inkludér korrigeringer No = inkludér ikke korrigeringer Separate = ifakturér genereller fakturaer og korrigeringer på separate fakturaer Int = kun interne korrigeringer
Fremtving én faktura pr. kunde	Hvis afkrydset overstyres kundens minimumbeløb.

Generel fakturatekst kan skrives for hver faktureing.

Kreditér/vend faktura

Dersom hele fakturaen er fejl kan du kreditereden i fanebladet Kreditering.

Spær indrykninger	Betyder at hvornår en faktura krediteres, bliver alle indrykninger spærrede så, at de ikke kan blive fakturerede. Hvis feltet ikke er afkrydset bliver indrykningene bookede og kan senere genfaktureres.
Send e-mail …	Ikke lægrere i brug. Brug fakturadistribution i Økonomi: Fakturadistribution.

Kreditér/Vend indrykninger

Åbn ordren og indrykningen. Vælg indrykning og tryk på KREDITER

Indrykningen bliver kreditetet, dvs den bliver en kreditindrykning og mærkes med en korrektion. Det indebærer at du kan vælge at fakturere kreditten separat i den løbende fakturering. Vælg hvis du vil at den tidligere fakturanummer bliver lagt til som kommentar.

Krediteringe indebærer at hele indrykningen, inkludive mulige indrykningsgebyrer og fee bliver krediteret.

Hvis du vil kreditere en indrykning uden at inkludere indrykningsgebyr eller fee, kan du eksludere dem.

Det gøres i fanebladet Øvrigt inde i indrykningen.

Krediter dele af fordeling

Hvis du har en fordeling og du kun vll kreditere én af kunderne , flytter du i praktiken omkostningen til en anden kunde

Eksempel:

Kunden SAS Norge skal krediteres och kunden SAS Sverige skal i stedet debiteres, dvs den seneste skal betale hele beløbet.

Gør : 1. Åbn ordren og vælg indrykningen som ska korrigeres, brug KREDITÈR FORDELING.

2. Vælg faktura som skal krediteres, tryk OK.

3. Vælg indrykning som skal debiteres (originalindrykningen, ikke krediteringen).

4. Brug DEBITER FORDELING.

5. Vælg post som skal debiters på nyt (SAS Sverige) og tryk OK.

6. Vælg den nye debetindrykning og åbn den. Unde rfanen Korrektion, ændr kunde till SAS Sverige og skriv eventuelt en fakturakommentar.

7. Gem. To nye fakturaer vil skrives ud ved næste fakturering. En kreditnota til SAS Norge og en ny debetfaktura til SAS Sverige.

Acontofakturering

Listen i aconto-fanen viser status på acontofakturaer; fakturabeløb, afregningsbeløb og resterende beløb. Afregning fra viser bookede ordrer der er tilgængelige for afregning.

Der er to måder for acontofakturering baseret på kundeaftalen:

• Kunden acontofaktureres og en kontrolleret afregning foretages. Ingen løbende acontofakturering.

• Kunden acontofaktureres og alle bookede indrykninger afregnes løbende. Løbende acontoafregning.

Ny acontofaktura:

Lav en ny acontofaktura i fanebladet Aconto. Notér, at det ikke er mulig at afregne aconto fra en anden kunde.

Angiv kunde og evt. ejer (dersom du vil sortere og søge på egne i listen). Spær løbende afregning = acontofaktureret afregnes ikke ved løbende acontoafregning.

I acontofakturering, tryk NY.

Angiv fakturadato, forfaldsdato og text med beløber. Vælg hvis acontoen skal ha moms eller ikke. Gem og udskriv i fanebladet Acontofaktura. Hvis du allerede ved , hvilken budget/ordre fakturaen skal afregnes fra, kan du angive det før du skriver fakturaen ud.

Afregning fra

Angiv budget, ordre eller kampagne. Hvis du vælger "Afregn alt" kan du ikke lægge til noget i felten, de er udfyldte med defaultindstillinger.

The description field can be very useful.

When the time for deduction comes, it is done either in Invoicing (if current deduction) or in the tab Pre-invoice deduction (if controlled deduction). Enter here the pre-invoice number that shall be deducted. Possible surpluses/deficits are invoiced as debit- or credit invoices and the pre-invoice is settled.

To keep in mind:

When invoicing clients with agreements based on Current pre-invoice deduction, the system starts with the oldest pre-invoice. If there is nothing that matches the conditions for the pre-invoice, it goes to the next one.

Reconciliation of media discrepancies/ Discrepancy handling

Book away discrepancies in Media: Reconciliation.

You can make a selection based on reconciliation codes, owner, client, date and many other fields. You can save your selection if you use it often.

Discr Net /Discr Net-net	Describes how big discrepancies that shall be shown in the list.If you don’t want to see all the insertions, write 1-999 999 999 in Discr. Net-net. The setting to see booked away discrepancies is 0-999 999 999 in both fields.

The amount in the list showing Discr Net-net is reconciled with the media deduction account. Select only “to accounting date” if you want to reconcile with the deduction account, nothing else.

Order the column so that you can see all relevant information. Use the arrow on the right in heading row to see all column options.

Open	Open the order to deepen into it
Create corrections	Creates a new insertion of the selected insertion's net-net discrepancy, depending on the discrepancy either a negative or a positive one. The new insertion can later be invoiced to client.
Book away	See below.
Reconciling code	Changeable.
Reconciling comment	Possibility to add or edit comments.
Change order number/ins. date	Here you can move the media invoice of the insertion to another insertion. See further description below.
Change owner/client	Change owner or client. This requires a parameter setting that allows change.
Show invoice	Shows an invoice copy in PDF format, if the invoice has been scanned.
Printout	Prints the reconciling list. Requires a special print template from Kalin Setterberg.

Book away discrepancies

Select one or several rows and click on BOOK AWAY.

Enter accounting date. You can also book away only a part of the amount by changing the amount, as well as the account.

Move media invoice to another order or insertion date.

The function Change order number/insertion date is used for moving an invoice that has been erroneously registered. Select the order and click on the function. Enter the media invoice (searchable in the list) and the order number and insertion date, where the invoice shall be moved. It is only possible to move to an existing order and insertion date. If only a part of the invoice shall be moved, enter amount.

Agency settlement

For clients, whose agreements allow a part of the commission, working fee and other fees to the advertising agency, the agency on the client is used for an agency settlement. When printing the settlement, a supplier invoice is created on the corresponding supplier in the purchase ledger. It will later be paid as a normal supplier’s invoice. Create agency in Base registers/MED/Agencies.

In the client record in Base registers/MED/Clients, enter the agency in the tab Parameters 1.

On the client agreement in Base registers/MED/Agreements, state how big part/how many percent units of insertion fee, agency commission and capital cost you want to pass on to the advertising agency. The invoice and the agency settlement document are printed out under Agency settlement

Select agency and accounting date or other selection. You can make different selections if for example a certain media only shall be settled against a certain plan.

Paid invoices	If selected, only paid client invoices are taken into the settlement
Already updated	If selected, it is possible to reprint the specification
Reprint	All agency settlements can be reprinted.

Invoice projects together with the media invoice

If you want to invoice project invoices together with media invoices, you have to activate a parameter in Media/Parameters/invoicing. The invoicing is made in the media invoicing part and in the project invoicing part you state on the invoice, which plan the invoice concerns. Create an invoice as normally in Adjusting/Invoicing and connect it to a plan in the tab Parameters.

The media invoice template must be updated such that it fetches information from the Project accounting.