Extern kommunikation på Kalin Setterberg

Extern kommunikation på Kalin Setterberg

Här kommer en kort beskrivning över vilka skriv- och språkregler som gäller och vad vi bör tänka på vid kontakt med våra kunder, leverantörer och i annan extern kommunikation.

Ärendehantering och e-post

Inledning: Hej eller Hej Förnamn (eng: Hello), därefter kommatecken eller utropstecken.

Avslutning : Vid första kontakten: Med vänlig hälsning eller Vänliga hälsningar, Förnamn och efternamn. Vid fortsatt kontakt räcker Hälsningar eller Mvh. Förnamn. (eng: Kind regards)

Använd ett kort och koncist frånvaromeddelande på svenska och engelska, kontrollera att det är rättstavat.

Manualer

Använd aktiv form och imperativ (Klicka där, välj det, avsluta med det). Hoppa över självklara fält som t ex detaljerade kontaktuppgifter. Använd inte bilder med helt tomma fält som referens i manualer. Undvik dock att referera till speciella exempel i bilderna. Använd i mesta mån bolaget MABO (i kursbolaget) för exempelbilder. Skriv korta meningar, dela in texten i stycken. Från och med version 546 kommer alla manualer att läggas in i Hjälpcentret, så försättsblad och innehållsförteckning blir överflödiga, liksom allmän information om tabeller och kortkommandon etc. Däremot är det bra om manualen inleds med en kort allmän beskrivning om manualen; den kommer att visas i manuallistan i hjälpcentret.

OBS! De befintliga manualerna på X: kommer inte längre att uppdateras.

Länk till hur manualer läggs in i wikin och redigeras hittar du här:

FAQ

Skriv frågorna i jag-form och svaren med du-tilltal. Använd samma stil som i befintliga frågor och svar.

Länk till hur frågor läggs in i wikin hittar du här:

Nyheter

Håll nyheten så kort som möjligt och undvik att använda bilder. Fundera vid varje nyhet om den är så pass betydelsefull att den ska in i en befintlig manual eller kanske till och med få en egen manual.

Länk till hur nyheter läggs in i wikin hittar du här:

Allmänna skrivregler

Marathon skrivs alltid med stort M och skall innehålla h:et.

Program skrivs med stor begynnelsebokstav även om de skrivs inne i en mening.

Sökvägar skrivs med ett kolon efter huvudmodulen (System: Basregister/PRO/Kalendarium). Sökvägar i Classic skrivs t. ex. : 08-80-20.

BOK, KUN, LEV, MED, PRO skrivs alltid med stora bokstäver.

Knappar och funktioner skrivs med stor begynnelsebokstav och gärna med referens till att det är en knapp, t ex: Klicka på knappen Spara. I Hjälpcentret omvandlas alla knapp- och funktionsnamn automatiskt till versaler.

Använd citationstecken vid beskrivning av fält/parametrar med många ord, t ex : Kryssa i ”Automatisk uppdatering till KUN”.

Andra skrivrekommendationer och tips:

Undvik långa meningar. Använd kommatecken och punkter för att få bättre läsbarhet.

För att undvika missförstånd, skriv i aktiv form (t.ex.: Uppdatera därefter timmarna...osv., inte : Timmarna uppdateras därefter...osv.)

Ju tidigare (huvud-)verbet kommer i en mening, i fallet ovan Uppdatera, desto lättare blir texten att läsa.

Använd du-tilltal till mottagaren. Dela in längre meddelanden i stycken. Använd stavningskontroll (i Thunderbird, Libre Office, Word eller på nätet) eller läs igenom texten noggrant innan du trycker på Skicka.

Speciellt vid kontakt med utländska kunder är det viktigt att vara tydlig och kortfattad. Undvik småord. Använd Marathons textfil som stöd (KSD: Texter)

I X:\14-Information\Översättning finns standardkontoplaner samt resultat- och balansräkningar översatta till Marathons språk.

Vi använder brittisk engelska i Marathon. Använd vår alternativa ordlista i X:\14-Information\Översättning för att se synonymer (inte bara på engelska utan alla Marathons språk)

Tänk på att kryssa i en ruta är krysse av/afkrydse på norska och danska. För att undvika missförstånd är det bra att vara övertydlig och skriva ”ta bort krysset” i stället för ”kryssa ur”.

Tänk också på att mediegrupper och -typer heter olika i Skandinavien. Kontrollera i textfilen att du använder landets term.

Det finns en ordlista över s k. falska vänner (norska och danska ord som låter som svenska men har en annan betydelse) i X:\14-Information\Översättning.

Till sist: håll en artig och vänlig ton gentemot den du kommunicerar med. Inget ärende är för dumt för att inte mötas med respekt. Tänk på att det vi säger och sättet vi säger det på påverkar Kalin Setterbergs varumärke.