Godkendelse af tidrapporter

Generelt

Godkendelse af tidrapporter bruges f eks hvis en afdelingschef må godkende sine medarbejderes tidrapporter. Systemet kan indstilles sådan, at kun godkendte tidrapporter er mulige at opdatere.

Før godkendelse

Indstil adgangenene således, at godkenderene har adgang til Godkendelse af tidsrapporter. Det gøres i adgangsmatrixen i System/Adgang under Jobstyring/Registrering/Godkendelse af tidsrapporter og Opfølgning tidsrapporter. Indstil følgende parametre i Basisregistre/JOB/Parametre:

Godkendelse af tidsrapport pr.	Vælg, om godkendelsen skal ske pr. gruppe eller pr. arbejdsgruppe. Dage indberettet, men ikke godkendt
Godkendelse Skil arbejdskoder ud	Her kan du sortere enkelte honorarkoder, som skal vises i separate kolonner i opfølgningslisten
Godkendelse Opdater kun godkendte dage	Hvis du opdaterer tidsrapporter manuelt, kan du foretage en indstilling, så kun godkendte tidsrapporter kan opdateres.

Adgang

I Basisregister/Generelt/Brugere indstilles siden grupper/arbejdsgrupper, brugeren har adgang til for godkendelse. I eksempelet neden er der valgt Gruppe i parametrene

Er feltet Alle afkrydset, betyder det at alle medarbejdere, uanset gruppe- eller arbejdsgruppe kan vælges.

I programmet Godkendelse af tidsrapporter kan godkendelsen derefter vælge gruppe/arbejdsgruppe. Kun de grupper, som godkendelsen er godkendt til, vises. Godkendelse af en brugers tidsrapport kan også uddelegeres til godkendelsens nærmeste chef. Den nærmeste overordnede vælges i brugerregistret under fanen Øvrigt.

Godkendelse af tidrapporter

Programmet for godkendelse af tidsrapporter er i Jobs. Hvis du vil se en medarbejder på listen, skal du indtaste år og måned i feltet Måned. Hvis en medarbejder har en kalender, der starter senere end den valgte måned, vises medarbejderen ikke på listen, selv om der er indberettet tid uden indberetningskrav

Kolonnerne oven viser følgende:

Ubehandlede dage	Dage, der er rapporterede, men er ikke endnu behandlede af godkenderen
Ikke rapporterede dage	Antal dage, der ikke er færdigrapporterede, dvs. ikke opfylder kravet eller er ikke færdigmarkerede
Godkendte dage	Dage, der er godkendte af godkenderen
Ikke godkendte dage	Dage, der har fået bemærkningen ”Ikke godkendt” af godkenderen
Ændret dag findes	Viser dag, som er blevet ændret efter godkendelsen
Nærmeste overordnet	Viser nærmeste overordnet, som kan godkende

Andre funktioner

Påmind tidrapportører	En e-mail sendes til tidrapportører, der har dage bemærkede med ”Ikke godkendt”
Påmind godkendere	En e-mail sendes til godkendere		Udskrift	Tidrapporten kan skrives ud. Du trænger en separat udskriftsskabelon for dette, kontakt Kalin Setterberg for mere information
Afstemning	En overblik over alle medarbejdernes kalendere. Listen er den samme som i Job:Rapporter/Afstemning tid.

Kig på en tidrapport

Markér en medarbejder og klik på Åbn for at se dennes tidrapport. Da vises følgende:

Kolonnerne oven henter information fra følgende:

Eksterne jobs	Job med jobtype E (ekstern), G (gruppefælles) og J (spekulation)
Interne jobs	Job med jobtype I (intern)
Interntid	Omkostningskategori 90 (ikke jobrelateret)
Illness	Omkostningskategori 96
Ferie	Omkostningskategori 93
Anden fravæ	Omkostningskategori i 91, 92, 94, 95, 97 og 98
I alt	Viser antal rapporterede timer i alt
Kalendarium	Viser medarbejderens rapporteringskrav
Godkendelse	Viser hvilke dage, godkenderen har behandlet. Feltet er markeret med brugerkode og tidspunktet for godkendelsen.
Kommentar	Mulighed for at skrive en kommentar ved godkendelsen.

Du kan åbne en enkelt dag for at skulle se hvilke jobs og kunder, der er blevet rapporteret på.

Godkendelse

Du kan vælge enkelte dage ved at markere disse og derefter anvende funktionen Godkend dage. Brug funktionen Godkend måned, hvis du godkender hele måneden på én gang. I begge fald vises følgende felt, hvor du kan godkende eller underkende en dag og skrive en kommentar:

Du kan også godkende en enkelt dag direkte i den åbne dagrapport. En dag, du ikke vil godkende, bliver markeret i Marathon med et kryds:

Meddelelse til medarbejdere

Du kan meddele om ikke godkendte dage ved at sende et e-mail til medarbejderen. Klik på Påmind tidrapportører i listen over alle medarbejdere

Udskrift

Med Udskriftsfunktionen kan du skrive en liste ud, med alle tidrapporter for den valgte måned og gruppe. Observér, at du trænger en udskriftsskabelon – kontakt Kalin Setterberg for bestilling.

Ændringer

Der findes to måder for at se, hvornår en medarbejder laver ændringer i en allerede godkendt dagrapport. Den ene er et rødt kryds i kolonnen Ændret dag findes.

Den anden er at teksten bliver rød i kolonnen Godkendelse i medarbejderens tidrapport i godkendelsesprogrammet.

Opfølgning

I Opfølgning tidrapporter kan regnskabsafdelingen overvåge godkendelsen af tidrapporterne. Foruden de funktoner, der er beskrevne under Jobs/Godkendelse af tidrapporter findes følgende:

Påmindelse af godkendere	Sender en påmindelsesmail til godkendelser, der ikke har behandlet dage i en periode. Vælg godkendelser ved at markere afkrydsningsfeltet på en række. Alle godkendere er som standard valgt.