Utlägg uppstart

Utlägg

Uppstart av utlägg

Parametrar

Parametrarna ställs in i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring

Skuldkonto för utläggsredovisning	Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
Skuldkonto för företagskort	Ange konto. (Se nedan avsnitt gällande Utlägg med företagskort).
Ange moms vid registrering av utlägg	Om den anställda ska kunna fylla i momsbeloppet vid registrering av utlägg.
Ange inköpskod vid registrering av utlägg	Om den anställda ska kunna fylla i inköpskod för registrering av projektinköp.
Hämta kst från medarbetargrupp	Om skuldkonto för utlägg kräver kostnadsställe ska det hämtas från gruppen som finns angiven på medarbetaren.
Attest av närmaste chef	Om närmaste chef ska attestera utläggen eller inte
Utlägg direkt till attest	Om utläggen ska gå direkt till attest av närmaste chef eller om den ska godkännas av ekonomiavdelningen i Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning först. Om parametern är ikryssad och närmaste chef är ifylld i System | Basregister | Användare, fliken Övrigt, blir utlägget synligt för attest av närmaste chef i Ekonomi | Attest, annars måste Klar för attest kryssas för på utlägget.
Bokför endast slutattesterade utlägg	Om endast slutattesterade fakturor ska kunna bokföras eller inte.

Behörighet

Behörighet till utlägg ställs in i System | Behörighet under rubrikerna: Ekonomi | Utlägg.

Utläggstyper

Olika utläggstyper förenklar för de anställda att skapa utläggsräkningar. Utläggstyperna visas i en rullgardinsmeny när en utläggsredovisning görs. Utläggstyperna leder dessutom till en enklare bokföring. Utläggstyperna läggs upp i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.

Anvisning	Om en text i fältet Anvisningar (Text) och Anvisning (Antal) fylls i kommer fälten att bli obligatoriska att fylla i vid registrering av utläggsräkning.
Avvikande skuldkonto	Om ett annat konto än det som finns inställt i parametrarna ska användas.
Motkonto för projektinköp	Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra)
Momssats projekt	Ifall momsklasser för ingående moms används kan en annan momsklass än den som är satt på projektinköpskontot anges här.
Projekt	Om projekt måste anges vid registrering av utläggsräkning.
Inköpskod	Inköpskod som ska användas om utlägget bokas mot ett externt projekt.

Använd momssats

Inne i tabellen anges en mall för hur konteringen i utlägget ska vara. I de allra enklaste fallen anges vilket konto som ska föreslås när en utläggsredovisning bokförs. Det finns även möjligheter att kombinera fasta priser, enhetspriser och procentandel av total mot olika konton som kan underlätta bokföringen.

Projektinköp

Om ett projekt anges på utläggsraden, konteras utlägget som ett projektinköp oavsett vilken utläggstyp som valts. Projektinköpen konteras på Konto för inköp som är inställt i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.

Representation

Vid bokföring av representation måste en manuell handpåläggning för kontering av moms göras.

Exempel Intern Representation

Exempel Friskvård

Utbetalning av utlägg

Betalningen till den anställde görs på samma vis som en utbetalning till leverantör. Bankkonto utan avisering är det betalningssätt som lämpar sig bäst för utbetalning.

Inställningar på Leverantör

Om utbetalningen av utlägg ska göras via Marathon måste den anställde vara upplagd som leverantör i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.

The following fields must be filled:

ID	The supplier shall have the same code as the employee’s user and employee.
Name	(General tab).
Payment method	(Payment tab). Use Bank account without notification.
Payee acc	(Foreign payment tab). The complete bank account, numbers only.
Trade creditors account	(Other tab). The liability account for the expense report.
Cost object	(Other tab). Enter cost object.

Expenses with corporate card

If an expense is marked as a corporate card, the normal balance sheet account must be replaced with the account that is set for corporate card in the parameters in Accounting | Backoffice | Base registers, General ledger tab.

Parameters

Enter a balance sheet account in the Liabilities account for corporate card field in the parameters in Accounting | Backoffice | Base registers, General ledger tab. The account should not be assigned to any subsystem and should have a mandatory or optional link to cost objects.

Users

Check the box Holder of corporate card in System | Base registers | Users, Expenses tab.

When checked, a new column Corporate card will be displayed to the user when making an expense report.

Corporate card default	Depending on how frequently the user makes purchases on their corporate card, a suggestion may be made as to how the field in the expense report should be filled in. The suggestion can be changed when the user makes the expense report.

In order for users who hold corporate cards to submit their expense reports, the rows must be marked with Yes or No in the Corporate Card column.

Create an expense report

An expense report can be created in both Marathon Office and Marathon Pocket. Below is a description of how to do this in both places.

Marathon Office

Start the program in Accounting | Expenses and use the NEW button to create a new expense report. Fill in the report line by line and use the expense types to obtain information about what details should be entered in the columns.

Ref	If a receipt has a reference number, it can be entered here.
Type	Select expense type.
Date	The purchase price on the receipt.
Text	Fill in information according to instructions or write a general text that describes the expense.
Currency	The company’s base currency is used by default. Cn be changed to another currency.
Amount	The total amount of the purchase in original currency.
Rate	The rate is taken from Marathon's course register. May be changed to a more relevant rate.
Quantity	Fill in quantity.
Amount XXX	Total amount in the company’s base currency.
VAT XXX	Total Vat in the company’s base currency.
Project	Enter project if the expense concerns a project.
Purchase code	If project purchase, enter purchase code.
Images	Insert images relevant to the expense using the list button.
Corporate card	If the user has a corporate card, this column is displayed. Here, it is specified whether the expense was made with the card or not.

Marathon Pocket

Log in to Marathon Pocket and open the Expenses module.

To create a new expense, use the + New expense report button and enter the heading for the expense report. When the heading is saved, the expense will automatically be marked as Not ready.

The contents of the expense report can be registered using the + New receipt button. Each new receipt represents a row in the expense report.

You can move between columns by scrolling in the column header or using the arrow at the bottom right.

Date	The date will be set to today's date by default. If the purchase date is different from today's date, it can be changed here.
Attachment	Use the Add Image button to import images or open your mobile camera and take a photo of the physical receipt.
Type	Select expense type.
Corporate card	If the user has a corporate card, this column is displayed. Here, it is specified whether the expense was made with the card or not.
Quantity	Fill in quantity
Amount XXX	Total amount in the company’s base currency.
VAT XXX	Total amount in the company’s base currency.
Project	If the expense relates to project purchases, specify the project
Purchase	If the expense relates to project purchases, specify the purchase code
Text	Fill in information according to instructions or write a general text that describes the expense.

When the expense is ready for approval, the status can be changed from Not ready to Submitted by clicking on the Submitted heading.

Approval of expenses

An expense can be approved in both Marathon Office and Marathon Pocket. Below is a description of how this is done in both places.

Marathon Office

In Accounting | Expenses, the Expense watch list tab shows all expenses, their status, and the person who approved them.

To approve an expense, select the expense and click the Approve button.

In the expense report you can see earlier approvals and how the expense has been reported. You can also change the approval: if it is going to be finally approved, pre-approves or if the approver should be someone else.

The options concerning approval can be set as default, depending on user settings in System | Base registers | Users, Approval tab.

Printout	Print out the expense report
Show	Shows the registered attachment.
New approver	Add an employee as approver.
Remove approver	If the specified person not shall be the approver, you can remove them.

Marathon Pocket

Log in to Marathon Pocket and open the Approval module. Select the invoice to approve and press the button Approve invoice.

In the approval view you can choose between final approval and pre-approval, and change to another approver.

Here you can also select amount to approve.

Book an expense

When an expense report is approved and you want to book it, select it in the lsst and use the Book button. Enter accounting date and press OK.

The expense report will be automatically posted based on the accounts that has been set for the different expense types. When the posting is saved, a voucher is created and will be included in payments of suppliers’ invoices.