Utlägg uppstart

Utlägg

Uppstart av utlägg

Parametrar

Parametrarna ställs in i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring

Skuldkonto för utläggsredovisning	Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.
Skuldkonto för företagskort	Ange konto. (Se nedan avsnitt gällande Utlägg med företagskort).
Ange moms vid registrering av utlägg	Om den anställda ska kunna fylla i momsbeloppet vid registrering av utlägg.
Ange inköpskod vid registrering av utlägg	Om den anställda ska kunna fylla i inköpskod för registrering av projektinköp.
Hämta kst från medarbetargrupp	Om skuldkonto för utlägg kräver kostnadsställe ska det hämtas från gruppen som finns angiven på medarbetaren.
Attest av närmaste chef	Om närmaste chef ska attestera utläggen eller inte
Utlägg direkt till attest	Om utläggen ska gå direkt till attest av närmaste chef eller om den ska godkännas av ekonomiavdelningen i Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning först. Om parametern är ikryssad och närmaste chef är ifylld i System | Basregister | Användare, fliken Övrigt, blir utlägget synligt för attest av närmaste chef i Ekonomi | Attest, annars måste Klar för attest kryssas för på utlägget.
Bokför endast slutattesterade utlägg	Om endast slutattesterade fakturor ska kunna bokföras eller inte.

Behörighet

Behörighet till utlägg ställs in i System | Behörighet under rubrikerna: Ekonomi | Utlägg.

Utläggstyper

Olika utläggstyper förenklar för de anställda att skapa utläggsräkningar. Utläggstyperna visas i en rullgardinsmeny när en utläggsredovisning görs. Utläggstyperna leder dessutom till en enklare bokföring. Utläggstyperna läggs upp i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.

Anvisning	Om en text i fältet Anvisningar (Text) och Anvisning (Antal) fylls i kommer fälten att bli obligatoriska att fylla i vid registrering av utläggsräkning.
Avvikande skuldkonto	Om ett annat konto än det som finns inställt i parametrarna ska användas.
Motkonto för projektinköp	Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra)
Momssats projekt	Ifall momsklasser för ingående moms används kan en annan momsklass än den som är satt på projektinköpskontot anges här.
Projekt	Om projekt måste anges vid registrering av utläggsräkning.
Inköpskod	Inköpskod som ska användas om utlägget bokas mot ett externt projekt.

Använd momssats

Inne i tabellen anges en mall för hur konteringen i utlägget ska vara. I de allra enklaste fallen anges vilket konto som ska föreslås när en utläggsredovisning bokförs. Det finns även möjligheter att kombinera fasta priser, enhetspriser och procentandel av total mot olika konton som kan underlätta bokföringen.

Projektinköp

Om ett projekt anges på utläggsraden, konteras utlägget som ett projektinköp oavsett vilken utläggstyp som valts. Projektinköpen konteras på Konto för inköp som är inställt i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.

Representation

Vid bokföring av representation måste en manuell handpåläggning för kontering av moms göras.

Exempel Intern Representation

Exempel Friskvård

Utbetalning av utlägg

Betalningen till den anställde görs på samma vis som en utbetalning till leverantör. Bankkonto utan avisering är det betalningssätt som lämpar sig bäst för utbetalning.

Inställningar på Leverantör

Om utbetalningen av utlägg ska göras via Marathon måste den anställde vara upplagd som leverantör i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.

Nedanstående fält behöver vara ifyllda:

ID	Leverantören ska ha samma kod som den anställdes användare och medarbetare.
Namn	(Fliken Allmänt).
Betalningssätt	(Fliken Betalning). Sätt betalningssätt till Bankkonto utan avisering.
Mott konto	(Fliken Utlandsbetalning). Hela kontonumret inkl. clearing. Endast siffror.
Lev skuldkonto	(Fliken Övrigt). Ange skuldkonto för utläggsredovisningen.
Kostnadsbärare	(Fliken Övrigt). Ange kostnadsbärare

Utlägg med företagskort

Om ett utlägg är markerat som ett företagskort ersätts det vanliga balanskontot med det konto som är inställt för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring.

Parametrar

Ange önskat balanskonto i fältet Skuld för företagskort i parametrarna i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring. Kontot ska inte ha integration mot något delsystem och bör ha tvingande eller frivilligt på koppling mot kostnadsbärare.

Användare

Kryssa för rutan för Innehar företagskort i System | Basregister | Användare, fliken Utlägg.

När rutan Innehar företagskort är ikryssad kommer en ny kolumn Företagskort att synas för användaren vid skapande av utlägg.

Företagskort default	Beroende på hur frekvent användaren gör inköp på sitt företagskort kan ett förslag om hur fältet i utläggsredovisningen ska sättas. Förslaget kan ändras när användaren väl gör utlägget.

För att användare som innehar företagskort ska kunna lämna in sin utläggsredovisning behöver raderna vara märkta med Ja eller Nej i kolumnen Företagskort.

Skapa ett utlägg

Ett utlägg kan skapas både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs på båda ställen.

Marathon Office

Starta programmet i Ekonomi | Utlägg och använd knappen NY för att skapa ett nytt utlägg. Fyll i utlägget rad för rad och använd med fördel utläggstyperna för att få information om vilka uppgifter som ska anges i kolumnerna.

Ref	Om ett kvitto har referensnummer kan det anges här.
Typ	Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
Datum	Ange inköpsdatum enligt kvittot.
Text	Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.
Valuta	Per default anges företagets basvaluta. Kan ändras till annan valuta.
Belopp	The total amount of the purchase in original currency.
Rate	The rate is taken from Marathon's course register. May be changed to a more relevant rate.
Quantity	Fill in quantity.
Amount XXX	Total amount in the company’s base currency.
VAT XXX	Total Vat in the company’s base currency.
Project	Enter project if the expense concerns a project.
Purchase code	If project purchase, enter purchase code.
Images	Insert images relevant to the expense using the list button.
Corporate card	If the user has a corporate card, this column is displayed. Here, it is specified whether the expense was made with the card or not.

Marathon Pocket

Logga in i Marathon Pocket och öppna Utläggsmodulen.

För att skapa ett nytt utlägg används knappen + Ny utläggsredovisning där rubriken för utläggsredovisningen anges. När rubriken sparas kommer utlägget automatiskt att att bli stoppat.

Genom att använda knappen + Nytt kvitto kan innehållet i utläggsredovisningen registreras. Varje nytt kvitto representerar en rad i utläggsredovisningen.

Genom att skrolla i kolumnrubriken eller använda pilen längst ner till höger kan du röra dig mellan kolumnerna.

Datum	Datum kommer per default vara satt till dagens. Ifall inköpsdatum är annat än dagens kan detta ändras här.
Bilaga	Använd knappen Lägg till bild för att importera bilder elleröppna mobilkameran och ta bild på fysiskt kvitto.
Typ	Välj utläggstyp enligt vilken typ av utlägg som ska registreras.
Företagskort	Om användaren innehar företagskort visas denna kolumn. Här specificeras huruvida utlägget är gjort med företagskort eller inte.
Antal	Fyll i information enligt anvisningarna eller ange siffra som beskriver utlägget.
Belopp SEK	Totalbelopp i företagets basvaluta.
Moms SEK	Totalbelopp i företagets basvaluta.	.	Projekt	If the expense relates to project purchases, specify the project
Purchase	Om utlägget gäller projektinköp, ange berört projekt.
Text	Fyll i information enligt anvisningarna eller ange en generell text som beskriver utlägget.

När utlägget är klart för attest kan statusen ändras från Stoppad till Inlämnad genom att klicka på rubriken Inlämnad.

test av Utlägg

Ett utlägg kan attesteras både i Marathon Office samt i Marathon Pocket. Nedan beskrivs hur detta görs på båda ställen.

Marathon Office

I Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning kan samtliga utlägg ses samt deras status och attestör.

I Ekonomi | Utlägg, fliken Utläggsbevakning kan samtliga utlägg ses samt deras status och attestör.

Väl inne i utlägget kan tidigare attester synas, hur utlägget är registrerat samt ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör.

Valet om för-/slutattest kan vara satt per default beroende på hur det är inställt på användaren i System | Basregister | Användare, fliken Attest.

Utskrift	Utskrift av utlägget
Visa	Visar den registrerade bilagan.
Ny attestör	Lägg till medarbetare som ska attestera utlägget.
Ta bort attestör	Ta bort existerande medarbetare som inte ska attestera utlägget.

Marathon Pocket

Ta bort existerande medarbetare som inte ska attestera utlägget.

I attestvyn går det att ändra huruvida utlägget ska slutattesteras, förattesteras eller ifall utlägget inte lagts på rätt attestör.

Här väljs även beloppet som ska attesteras.

Bokföra utlägg

När ett utlägg är attesteras markeras utlägget och knappen Bokför används för att bokföra utlägget. Ange bokföringsdatum och avsluta med OK.

Utlägget konteras automatiskt på de kontot som är kopplade till respektive utläggstyp. När konteringen sparas skapar en verifikation som därefter inkluderas i urvalet för betalningar av leverantörsfakturor.