Attest av verifikationer

Översikt över attestering av verifikationer

Manuellt registrerade verifikationer (i Ekonomi | Verifikationer) på konton som har Attest=Ja initierar ett attesteringsflöde för verifikationer. Det är inte möjligt att:

• ha attest = Ja på ett integrerat konto eller
• skapa en verifikation med ett konto som har attest=Ja och ett annat konto som har en integration.

När verifikationen som kräver attest sparas bokförs den inte direkt. I stället skapas en preliminär kontering utan verifikationsnummer (märkt med *Preliminär i verifikationslistan) När en verifikation som kräver attest sparas görs samma kontroll av konton, kostnadsställen, etc. som idag. Verifikationen valideras en gång till efter att den blivit bokförd för att säkerställa att inget ändrats sedan den preliminära konteringen skapades. Att öppna en parkerad verifikation görs på samma sätt som man öppnar en bokförd verifikation. Attestörer kan ändras/justeras tills verifikationen blir bokförd. Användare med behörighet kan attestera verifikationer. När den sista attesteringen är gjord bokförs verifikationen automatiskt. Det behöver inte bokföras manuellt.

Förberedelser

Ekonomi | Backoffice | Basregister, flik Bokföring, Parametrar Från belopp och antal attester registreras här. I exemplet ovan kräver systemet en (1) attestör för konteringar mellan 1000- 99999 och två (2) attestörer för konteringar från 100 000 och högre belopp.

För att aktivera attesteringsflödet ska åtminstone första raden i tabellen vara ifylld. Minimum är 1 och 1.

Det finns även en parameter som kan användas för att inte behöva utse attestörer. Alla användare som är behöriga att attestera verifikationer kan nu göra det utan att ha blivit utsedd som attestör på verifikationen.

Ekonomi | Backoffice | Basregister, flik Bokföring, Konton Kryssruta på konto. Bestämmer om kontering på kontot kräver attest.

System | Behörighet Behörighet för attest: Ekonomi/Verifikationer/Attest

Attesteringsflöde

Vid skapande av ny verifikation finns ett nytt fält "Attestörer" där man kan ange attestörerna. Varje attestör får en notis som påminner dem om att de har verifikationer att attestera. Vid behov kan den som skapade verifikationen öppna den och ändra attestörer och bokföringsdag. Vid sparning av verifikationen visas ett meddelande med antal valda attestörer.

Attestörer validerar och attesterar/avvisar verifikationen med knappen Attest. En dialogruta öppnas för attesteringen. Vid sparning stängs verifikationen. När den sista attesteringen är gjord bokförs den och man får ett meddelande med verifikationsnumret. Det är möjligt att ändra sin attestering genom att öppna verifikationen och göra om processen. Då sätts också ett nytt försök igång till att bokföra verifikationen (om kontrollerna är OK)

"Preliminära" verifikationer har till skillnad från bokförda inget verifikationsnummer. De visas istället som *Preliminära* för att indikera att de inte ännu är bokförda. Två nya kolumner visar atteststatus och kvarvarande attestörer. Attestkolumnen visar atteststatus, attestörens användarkod och datum för attesteringen. En ny knapp "Radera" kan användas för att ta bort preliminära verifikationer (för att rensa bort felaktiga verifikationer som inte ska bokföras)

Korrigeringar på en verifikation som kräver attest kan bara göras med ett nytt verifikationsnummer. Det betyder att när man gör en korrigering på en verifikation, blir nedan kryssruta ibockad och kan inte bockas ur. Attest är möjlig på en verifikation som är integrerad med (I) Inköp, (K) KUN, (L) LEV, (J) INV och (P) Periodiseringar.

Om den inloggade Användaren har verifikationer att attestera, visas en röd bricka med antal i den vänstra menyn. Detta visas bara om den tidigare nämnda parametern Utse attestörer är aktiverad.