Tidrapportering

Marathon Tid

I Marathon Tid skrivs tidrapporterna.

Tidrapportering

I Almanackan visas månadens kalender. Alla medarbetare är kopplade till en almanacka som visar rapporteringskravet längst ned i bild. Med utgångspunkt från rapporteringskravet en viss dag och den hittills rapporterade tiden, används olika färgkoder för att visa om kravet är uppfyllt eller inte.

Grönt	Betyder att dagen är färdigrapporterad. Dagar utan rapporteringskrav, exempelvis helgdagar, är redan från början grönmarkerade.
Rött	Betyder att dagen inte uppfyller det rapporteringskrav som har satts.
Gult	Betyder att dagen är markerad som stoppad. När dagen är stoppad kan den inte läsas in till ekonomisystemet.
Svart-vitt	Betyder att dagen ännu inte har inträffat.

Om en dag i kalendern har en punkt under datumet innebär det att det finns tid rapporterad på dagen. Genom att hålla muspekaren på dagen visas i det högra fönstret en sammanställning av den rapporterade tiden den dagen.

I fönstret längst ner visas en sammanställning över hur många timmar som är rapporterade den dagen, rapporterad tid dittills under månaden och totalt rapporterad tid för månaden.

Komptid kan ställas in på medarbetaren (Basregister/Pro/Medarbetare) och saldot visas ackumulerat bredvid rapporterat och krav.

För att förflytta sig mellan månader klickar man på pilarna som omger månaden. Om bakåtpilen är gul så finns det ofullständiga rapporter i någon tidigare månad.För att förflytta sig mellan månader klickar man på pilarna som omger månaden. Om bakåtpilen är gul så finns det ofullständiga rapporter i någon tidigare månad. För att förflytta sig mellan månader klickar man på pilarna som omger månaden. Om bakåtpilen är gul så finns det ofullständiga rapporter i någon tidigare månad.

Projekt

Projektet kan antingen skrivas in direkt eller hämtas från söklistan (knappen med tre prickar till höger i fältet).

Only Mine	Tick in the box if you want to see projects where you are client manager, project manager, product manager or team member.
Group	Projects belonging to selected group
Recent	The latest projects you have been using in Marathon Time. The amountof recent projects can be set in Settings under the cog wheel in the upper right corner of Marathon.
Sort by Master	Master projects are shown above the projects that are connected to it. File:Pro-tid-en-Bild4.png
Quick search	Quick search in Marathon Time can be activated by right clicking in the day report. A pop-up window is shown, where you can activate quick search.
Kod	Enter code or pick up from the search box.
Hours	Write one hour as 1 and half hour as 0, 5. It is not recommended to use smaller amounts than a quarter, i.e. 0, 25
Comments	You can write an optional comment. You can use maximum 100 characters. The comment is visible in Client and Project and in some lists, but is not automatically showing up on the invoice.
Other	Enter code or pick up from the search box.
Amount	If you have filled in material in the Other-field, enter how many items you have been using.
Finished	If your report is not corresponding with the expectation, i.e. you report fewer hours, you can tick the box Finished. The day will then show as green in the calendar.
Not ready	If you are not ready with the report you can tick the box Not Ready. Inthat way you can save incomplete lines temporarily. An unfinished day shows as yellow in the calendar, and it can not be updated into the accounting system.
New line	Inserts a new line above the selected line
Delete line	Deletes the selected line.
Copy line	When you copy a line the new line will come under the copied line and the other lines will move one step down.
Import from resource…	Click to import project, comments and hours from the resource planning.
Spara mall	En rapporterad dag kan sparas som en mall och fortsättningsvis användas vid rapportering
Save template	You can save a frequently used time report and use it as a template. It is not recommended to save hours in the template.
Fill up with absence	If your company is using an Absence -code, click this after an incomplete report and the system fills the remaining time with this code. It is otherwise recommended to click the Finished- box if the day is not ready.
Copy from	You can copy a complete day report. Click on the arrow in the COPY FROM menu, and select a date. The last 10 days are shown in the list.
Save/Cancel	Always leave the report with Save or Cancel

Då tidrapportens rader blivit uppdaterade av ekonomiavdelningen får de en ljusare grå färg och kan inte ändras. Det går däremot att lägga till rader i tidrapporten.

Massinmatning

Om flera dagar ska ha samma information kan massinmatning användas.

Genom att klicka på dagarna blir de mörkgrå vilket innebär att de är valda. Det syns även i det högra fönstret där de markerade dagarna presenteras. (Med pilarna ovanför kalendern kan tider i andra månader också markeras.)

När de dagar som ska rapporteras är markerade fylls projekt, arbetskod, timmar och eventuell kommentar i.

Genom att kryssa i rutan Fyll ut fyller systemet ut de markerade dagarna med tid så att rapporteringskravet uppfylls. Avsluta med Spara.

Avprickning

Under Avprickning ges en överblick över vilka som har tidrapporterat eller inte. (Samma lista finns även under Projektredovisning/Avprickning tid). Beroende på behörighet kan även andra medarbetares tidrapporter öppnas. Dagar som är gröna är färdigrapporterade, gula är stoppade (kan då inte läsas in till ekonomisystemet) och röda är inte färdigrapporterade. Framtida dagar är gröna. Listan kan visa en grupp, personalkategori eller alla som rapporterat tid.

Projektbudget

Om projektbudget (Kund och projekt) läggs per medarbetare syns de budgeterade timmarna under Projektbudget.

Projektbudget visar alla poster där medarbetaren budgeterats. Varje kombination av projekt och arbetskod framgår som en egen rad i listan tillsammans med en eventuell beskrivning. Därefter framgår hur många timmar som har blivit budgeterade samt hur många timmar som registrerats. Beroende på hur noggrant budgeten har formulerats visas start- och slutdatum. I tabellen finns det även ruta per rad för att klarmarkera, och en selektering som visar/döljer klarmarkerade poster.

Normal	Start- och Slutdatum anges i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD.
Relativ	Start- och Slutdatum anges med det relativa antalet dagar till dess att startdatumet infaller. Detta innebär att om man har ett projekt som ska starta den 25:e april och dagens datum är den 15:e april kommer det anges ”10” i fältet för startdatum på det aktuella projektet. På det här sättet blir det tydligt vilka projekt som bör prioriteras.

Medarbetarbudget

I Medarbetarbudget visas budgeten som är inlagd av ekonomipersonal.

Listan visar budgeterade timmar, utfall timmar och differensen mellan dem. Även budgeterat belopp, utfall belopp, utfall justerat, utfall netto och differens visas.

Resursplanering

I resursplanering visas vad som planerats för veckan av administratör eller ekonomipersonal. (Registreras i Backoffice/Projektredovisning/Resursplanering)

Här finns möjlighet att jämföra den planerade tiden på projekt med den rapporterade, vecka för vecka.

Byt medarbetare

Under Byt medarbetare kan en annan medarbetares tidrapport öppnas (behörighetsstyrt).

Summa projekt

Under Summa projekt visas tidrapporten månadsvis per projekt. I bildens vänstra halva syns projekten, de timmar som har rapporterats kodvis, summan för varje projekt för sig, och rapporterad frånvaro. Längst ner anges hela månadens totala rapporterade tid.

Om en rad markerats visas detaljerade uppgifter om rapporteringen till höger i bild. Här syns också kommentarerna från dagrapporten.

Daglista

I Daglista visas den rapporterade tiden per dag för en viss månad. För varje dag syns vilka projekt, koder och timmar som har rapporterats tid på, det upparbetade värdet av den rapporterade tiden och eventuell kommentar. Efter varje dag summeras det totala antalet timmar för dagen och längst ner på daglistan syns det totala antalet timmar och belopp för hela månaden.

Veckoöversikt

Week summary shows the time report for a selected week. Change week by clicking the arrowssurrounding the week number. The week summary shows the project, code and amount of hours reported on each project. The column on the far right shows the total amount of reported hours for each project during the selected week.

Functions

Tab/Enter	Move to next object/field
Shift+Tab	Move to previous object/field
Alt+”Letter”	Instead of clicking, you can activate a function with Alt+ the letter that is underlined in the word. E.g. OPEN with Alt + O.
Ctrl+Page Down	Move to next tab, e.g. in the Client & Project module
Ctrl+Page Up	Move to previous tab
Search box	A grey box with three dots shows the alternatives to fill the field with
F1	Open search box
F3	Copies last saved information in a field.
Quick search	You can write the first characters of a code, name etc. The search list will only include those alternatives that fit your search.

In the right bottom corner of the screen you can see in red if you have unreported days in Marathon

Time, invoices to approve or faxes/emails sent from Marathon that are in the sending queue. Click on

the names to move directly to respective program.

Favourites in Marathon

The favourite function is available in most of the tables in Marathon and means that each user can select her/his own favourites. The selection is individual for your user name and has to be made in each list separately.

Open the column alternative box (grey box outmost to right in a list’s header row) and select colours to use in your list. Five different colours can be used in one list. Click on the colour dot to change colour.

Click in the favourite column at outmost left in all tables and select your favourites. Click several times to change colour.

Click on the header of the favourite column to change different colour displays.

Continue clicking to see only one favourite colour.