Månedsavslutt og avstemminger

Månedsavslutt og avstemminger

Bokføring

• Oppdater periodiseringer i Classic 01-41.

• Avstem periodiseringer i Classic 01-62 mot saldo på periodiseringskontoen. Se videre under Avstemming periodiseringer.

• Mva.rapporter utskrives i Classic 01-65-01, 01-65-02, 01-65-04. Se separat avsnitt for Mva.- avstemming.

• Balanse- og resultatregning utskrives i Classic 01-70 eller i Økonomi: Rapporter, Balansrækning/Resultatrækning

Kundereskontro

• Avstem saldo på kundefordringskontoen mot saldoliste i Classic 02-70 alternativt mot saldolisten under Økonomi: Spørsmål/Kundereskontro.Se videre under Avstemming kundereskontroen.

• Påminnelser skrivs ut i Classic 02-61.

• Rentefakturering lages i Classic 02-62.

Leverandørsreskontro

• Avstem saldo på leverandørsgjeldskontoen mot saldolista i Classic 03-70 alternativt mot saldolisten under Økonomi/Spørsmål/Leverandørsreskontro. Se videre under Avstemming leverandørsreskontroen

Prosjektregnskap

• Kontroller at alle har rapportert timene sine i Prosjekter: RapporterAvstemming tid.

• Registrer inn prosjektrelaterte kostnader, bokfør leverandørsfakturaer og utlegg.

• Oppdater timer og innkjøp i Prosjekt: Registrering, korrigering og oppdatering.

• Juster og fakturer. Lukk avsluttede prosjekter.

• Nullfakturer i 04-41-80.

• Skriv ut lagerlista i Classic 04-71-03 og avstem uavregnet akonto (se videre under Avstemming akonto) og innprislagret for innkjøp mot lagerkontoen for innkjøp (dersom det anvendes), se videre under Avstemming lagerkonto innkjøp.

• Avstem fakturert i prosjektregnskapen mot de inntekstkontoer som anvendes ved faktureringen. Se videre under Avstemming fakturert.

• Prosjektrapporter utskrives under Prosjekter: Rapporter.

Avstemming periodiseringer

Slik gjør du ved avstemming:

• Oppdater periodiseringer i program 01-41. Avstem periodiseringene i 01-62 ved å selektere på de periodiseringer som ligger framåt i tiden og som er bokførte per den siste datoen i den aktuelle perioden, for eksempel periode 1406-9999 og bokføringsdato 000000-140531. Sett J på Skriv ut oppdaterte. Beløpet på listen avstemmes med kontoen for automatiske periodiseringer.

Ved differanse:

• Begynn med å titte i 01-99-03. Her ligger alle periodiseringer som ikke er oppdaterte og melding om eventuelle feil på en periodisering.

• Kontroller i Økonomi: Rapporter,Kontospesifikasjon for å se dersom bokføringer er gjorte uten integrasjonsko

Mva. – avstemming

Marathon anvender underkontoer for å holde rede på mva –pliktig inntekt, mva –fri inntekt og eksport utenfor landet:

XXXX01 – mva -pliktig innenfor landet

XXXX02 – mva –fri innenfor landet

XXXX03 – utenfor EU

XXXX04 – innenfor EU

For å unngå differanse er det viktig å følge Marathon sin struktur. Systemet kan ikke tolke å plassere bookinger på kontoer i mva –deklarasjonen uten rette underkontoer.

Mva – deklarasjonen i 01-65 forutsetter at mva. overstyres hver måned. For å kunne se mva tilbake i tida anbefales at mva for forrige måned overstyres i begynnelsen av neste måned.

Gjør følgende ved avstemming

• Kontrollregn mva – deklarasjonen din i 01-65-01 for den aktuelle perioden.

Ved differanse:

• Kontroller at mva for foregående måned er overstyrt. Eventuell kan det ha innkommet transaksjoner etter at deklarasjonen ble gjort, hvilket betyr at mva –beløpet denne måned blir høyere.

• Skriv ut listen 01-90-02 og selekter på den periode du vil avstemme.

Her viser systemet de poster, som ikke har ”rett” mva oppgitt.

• Kontroller at det ikke er gjort bookinger på en firesifret inntektskonto.

• Titt igjennom mva –kontoen i Økonomi: Rapporter, Kontospesifikasjon for den valgte perioden slik at ingen manuelle gjenbookinger er blitt gjorte (foruten gjenbookingen av mva) .

Avstemming kundereskontroen

Gjør følgende ved avstemming:

• Skriv ut saldoliste i 02-70 pr. avstemmingsdato. Kontroller det totale beløpet og sammenlign med saldoen på kundefordringskontoen.

Ved differanse:

• Skriv ut listen 02-72 for å se hvilken dato differansen har oppstått.

• Skriv ut listen 02-72 på nytt og selekter bare pr. den dato som differansen oppsto, og velg ”Bare sammendrag" =N.

• Dersom differansen oppsto på grunn av en betaling med bilagsnummer BO000001 beror det formentlig på at 02-60 har blitt brukt til å registrere en betaling. Da bookes betalingen bare i kundereskontroen og ikke i bokføringen. Legg i så fall tilbake betalingen i 02-60 med motsatt tegn.

• Avslutt med å sammenligne hver faktura i kundereskontroen med fakturabeløpet i bokføringen, for å utelukke at endringer er gjort på faktura som siden lagrets uten kontering i 02-30. Endringen skjer da ikke i bokføringen. Legg i så fall tilbake endringen og oppdater uten kontering på nytt. Endr på nytt og lagr med kontering (funksjon1).

Avstemming Leverandørreskontroen

Gjør følgende ved avstemming:

• Skriv ut liste 03-70 pr avstemmingsdato. Noter det totale beløpet og sammenlign med saldoen på leverandørsgjeldskontoen.

Ved differanse:

• Skriv ut listen 03-72 for å se hvilken dato differansen har oppstått.

• Skriv ut listen 03-72 på nytt og selekter bare pr. den dato som differansen oppsto, og velg ”Bare sammendrag" =N.

• Kontroller i Økonomi: Rapporter, Kontospesifikasjon på datoen for differansen for å se dersom der har bookets noe uten integrasjonskode.

• Avslutt med å sammenligne hver faktura i leverandørreskontroen med fakturabeløpet i bokføringen, for å utelukke at endringer er gjort på faktura som siden lagrets uten kontering i 03-32. Endringen skjer da ikke i bokføringen. Legg i så fall tilbake endringen og oppdater uten kontering på nytt. Endr på nytt og lagr med kontering (funksjon1).

Avstemming prosjektregnskapen

Avstemming akonto

Gjør følgende ved avstemming:

• Check that all invoices have been updated in Classic 02-80-10 unless you use automatic update.

• Skriv ut listen 04-71-03 og selekter på den periode som skal avstemmes og sammenlign innkjøp innpris med saldoen på lagerkontoen i Økonomi: Rapporter,Kontospesifikasjon. Angi alle prosjektsorter og Kun Sluttsum = J.

Ved differanse:

• Kontroller bookingene på kontoen for akonto i Økonomi: Rapporter, Kontospesifikasjon for å se at der ikke ligger manuelle gjenbookinger gjorte under perioden.

Avstemming av lagerkonto innkjøp

Innkjøp i Marathon kan enten kostnadsfores direkte ved registrering av faktura, eller konteres på et lagerkonto og kostnadsfores ved utskrift av kundefakturaen. For å unngå differanse mellom lagerkontoen og prosjektregnskapen bør ingen manuelle bookinger registreres på lagerkontoen og helle ringen innkjøp må registreres direkte i prosjektregnskapen.

Gjør følgende ved avstemming:

• Update client invoices in Classic 02-80-10 (unless you use automatic update).

• Se til at alle innkjøp er oppdaterte for den aktuelle perioden i Prosjekter: Registrering, korrigering og oppdatering.

• Se til at UB for foregående år stemmer overens med IB for inneværende år.

• Skriv ut listen 04-71-03 og selekter på den periode som skal avstemmes og sammenlign innkjøp innpris med saldoen på lagerkontoen i Økonomi: Rapporter,Kontospesifikasjon. Angi alle prosjektsorter og Kun Sluttsum = J.

Ved differanse

• Kjør program 04-99-31 for å se hvis du direkte kan se hvilken/hvilke innkjøp som er feil .

• Kontroller at ingen innkjøpskoder mangler kostnadskontoer i System: Grunnregister/ PRO/Innkjøpskoder.

• Kontroller bilagene på lagerkontoen i Økonomi: Rapporter, Kontospesifikasjon slik at ingen manuelle bookinger er gjort under perioden.

• Dersom en faktura krediteres etter omlegging til lagerkonto, må kostnaden gjenkonteres manuelt.

Avstemming fakturert

• Ensure that all invoices are updated in Classic 02-80-10 (unless automatic invoice update is in use).

• Avstem fakturert utpris i prosjektregnskapet (bruk passende rapport) mot de inntekstkontoer i bokføringen som brukes ved fakturering. Du kan se hvilke de er i kostnadskodene i System: Grunnregister/Pro/Kostnadkoder. Ikke glem avstemming av inntektskontoer med mva.-kontoendelsene 01 (innenriks mva), 02 (innenriks mva-fri), 03 (utenfor EU), og 04 (EU).

Ved differanse

• Kontroller at alle kostnadskoder I System: Grunnregister/Pro/Kostnadskoder → Honorar har en inntektskonto.

• Kontroller at ingen manuelle bookinger er blitt gjorte på inntekstkontoene.

• Kontroller at rapporten du bruker virkelig viser alt fakturert i prosjektregnskapen (fakturert salgspris på honorar, innkjøp og øvrigt)