Registrer bilag

Registrering av bilag uten integrasjon til annet delsystem

Bilag registreres i Økonomi: Bilag. Standardserien har prefikset BO, men fler bilagsserier kan opprettes i System: Grunnregister/Bok/Bilagsserier. Felles for alle er at de må bestå av to tegn, hvorav den første er B.

Velg serie og klikk på Ny. Begynn registreringen med å angi regnskapsdato.

Et enkelt bilag registreres med to eller flere kontoer, og beløper i debet og i kredit. Andre funksjoner er:

Hent fra	Funksjon for å kopiere tidligere bilag. Bilaget velges fra en liste.
Hent mal	En bilagsmal kan skapes i System: Grunnregister/Bok/Bilagsmaler. Se beskrivelse under Skap bilagsmal.
Importer	Importerer sie-filer (Sverige)
Kreditering i annen periode	Skaper ett kreditert innrykk med en annen regnskapsdato.
Regnskapsdato + I dag	Feltet med regnskapsdato skal alltid utfylles før andre opplysninger kan registreres. Klikk på I dag for å velge dagens dato eller skriv inn andre datoer manuelt. Den dato som du oppgir kommer som forslag i neste bilag.
Overskrift	Overskriften vises på startsiden til bilagsregistreringen og er mulig å søke på.
Bilagsnummer	Hentes automatisk fra System: Grunnregister/BOK/Bilagsserier.
Konto	Angi konto
Kostnadssted/-bærer	Dersom kontoen krever/tillater kostnadssted og kostnadsbærer skal du oppgi det her.
Debet/Kredit	Angi beløp.
Dimensjoner	Dersom firmaet deres bruker dimensjoner, vises de som separate kolonner. Dimensjoner opprettes i System: Grunnregister/Bok/Parametrer i fliken Dimensjoner. Manuelle dimensjoner kan redigeres i System: Grunnregister/Bok/Dimensjoner.
Tekst	Skriv inn eventuell tekst (maksimalt 25 tegn). Vises inne i hovedboken og i kontospesifikasjonen.
Summering	Lengst nede summeres debet- og kreditkolonnene. De må overensstemme, ellers kan ikke bilaget lagres.
Skap mva. – kontering	Dersom dere bruker den inngående mva.-håndteringen i Marathon kan en automatisk mva.-kontering skapes. Konteringa bestemmes av mva.-klassene i System: Grunnregister/Bok/Mva.-klasser. Systemet beregner den inngående mva etter hvor mye som er oppmerket med de ulike mva.-klassene og henter mva.- kontoen derifra.
Fyll ut	Fyller automatisk ut resterende beløp slik at bilaget balanserer, forutsatt at en konto er blitt angitt.
Rest	Viser resterende beløp igjen å balansere.

Skap bilagsmal

Skap din egen bilagsmal i System: Grunnregister/Bok/Bilagsmaler. Velg Ny og gi malen et navn. Oppgi konto og eventuelle kostnadssteder/-bærere. Skriv inn enten en prosentuell del av et beløp eller et beløp i NOK. Hvis du oppgir en prosentuell del, spør systemet etter totalbeløpet da malen anvendes og beregner ut andelen med hjelp av prosentsatsen.

Registrering av bilag som er integrert med annet delsystem

Dersom kontoen du anvender har integrasjon med ett annet delsystem, vil en gulefarget flik vises, med delsystemets navnforkortelse. I fliken registreres opplysninger som hører til delsystemet. Neden beskrives de vanligste integrasjonene.

Kundeinnbetalinger

Kontoen for kundefordringer er integrert med kundereskontroen, hvilket innebærer at da du konterer på denne kontoen, skapes en flik som heter KUN X (X= fliknummer). Registrer kundeinnbetalingene i fliken. Angi fakturanummer for den betalte fakturaen, eller hent opp fakturaer med knappen Hent fakturaer. Du kan søke fakturaer med kunde, dato, fakturanummer, osv.

Systemet henter inn det totale fakturabeløpet. Ved delbetaling av faktura skal du skriva over beløpet i feltet Erh. bel NOK med det betalte beløpet. Er valutaen ikke NOK, hentes intet beløp til feltet, da må du skrive inn det beløp som er blitt innbetalt til banken. Kursdifferansen konteres automatisk på den konto som oppgitts i System: Grunnregister/Kun/Parametrer, fliken Betalinger (Konto for valutakursvinst og Konto for valutakurstap).

Dersom en utenlandsk faktura blir delbetalt må begge feltene Erh. bet NOK og Erh bet. Fakturavaluta utfylles, og differensen blir en restpost og eventuelt en kursdifferanse (hvis Erh. bet NOK delt med valutakursen ikke er samme som beløpet i Erh bet fakturavaluta, blir mellomforskjellen en kursdifferanse).

Etter registrering av fakturaene oppgir du konto for betalingen i BOK (f eks bankkontoen). Her kan du anvende knappen Fyll ut for å kontere resterende beløp på kontoen.

Leverandørsbetalinger

Kontoen for leverandørsskulder er integrert med leverandørsreskontroen, hvilket innebærer at da du konterer på denne kontoen, skapes en flik som heter LEV X (X= fliknummer). Registrer leverandørs-betalingene i fliken. Angi fakturanummer for den faktura som blitt betalt eller hent opp en skapt betaling med knappen Hent betalinger. Her kan du søke med betalingsnummer, dato eller leverandør. Du kan også hente fakturaer med restbeløp. Med knappen Hent betalingsfil kan du hente en fil med betalinger .

Systemet henter det totale fakturabeløpet. Ved delbetaling av faktura skal du skriva over beløpet i feltet Bet. bel NOK med det betalte beløpet. Er valutaen ikke NOK, hentes intet beløp til feltet, da må du skrive inn det beløp som er blitt trekket fra bankkontoen. Kursdifferansen konteres automatisk på den konto som oppgitts i System: Grunnregister/Lev/Parametrer, fliken Bokføring (Konto for valutakursvinst og Konto for valutakurstap).

Dersom en utenlandsk faktura delbetales må begge feltene Bet. bel NOK og Bet bel. Fakturavaluta utfylles, og differensen blir en restpost og eventuelt en kursdifferanse (hvis Bet. bet NOK delt med valutakursen ikke er samme som beløpet i Bet bet fakturavaluta, blir mellomforskjellen en kursdifferanse).

Etter registrering av fakturaene oppgir du konto for betalingen i BOK (f eks bankkontoen). Her kan du anvende knappen Fyll ut for å kontere resterende beløp på kontoen.

Skap forskuddsfaktura

Med funksjonen Opprett forskuddsfaktura kan du plassere et forskuddsbeløp direkte inn i leverandørs-reskontroen på en leverandør, fra hvilken faktura ennå ikke har innkommet. Denne betaling får et LA-nummer.

Oppgi leverandør og deretter et beløp ved registreringen.

Registrering av prosjektinnkjøp

Kontoen for prosjektinnkjøp er integrert med prosjektregnskapen, hvilket innebærer at da du konterer på denne kontoen, skapes en flik som heter PRO X (X= fliknummer). I fliken registreres innkjøp som belaster prosjekter. Oppgi prosjekt, innkjøpskode og innpris. Utprisen regnes ut automatisk i følge det påslaget som er registret på innkjøpskoden. Oftest er dette mulig å endre (parameterstyrt) og kan overskrives. Skriv inn eventuell innkjøpstekst. Hvis dere bruker rekvisisjoner og har oppgitt det ved registreringen av innkjøpet, kan alle opplysninger hentes inn fra rekvisisjonen. Gå til fliken Bok for motkontering.

Registrering av periodiseringer

Kontoen for automatiske interimsfordringer er integrert til periodiseringer hvilket innebærer at da du konterer på denne kontoen, skapes en flik som heter Periodisering X (X= fliknummer). I fliken registreres kostnader som skal periodiseres over en viss periode. Oppgi kostnadsskonto og beløp, samt perioden som beløpet skal fordeles på. Du kan oppgi perioden på to måter, MMÅÅ – MMÅÅ eller DDMMÅÅ –DDMMÅÅ. I det første fallet periodiseres beløpet jevnt over alle måneder, i det andre fallet periodiseres de ulike, avhengig av antallet dager i måneden. Gjør motkontering i fliken Bok.

Registrering av inventarer

Kontoen for anskaffelse av inventarer integrert med inventarreskontroen, hvilket innebærer at da du konterer på denne kontoen, skapes en flik som heter INV X (X= fliknummer). Dersom anskaffelseskontoen kun er koplet til en inventarsort, fylles den inn automatisk. Ellers skal du oppgi inventarsort. Skriv siden inn beløp og eventuell beskrivelse. jør motkontering i fliken Bok.

Korrigering av bilag

Marker det bilag som skal korrigeres, og trykk på Åpne. Velg Korriger.

Systemet spør om du vil kreditere bilaget.

Velg Ja dersom bilaget skal krediteres helt. Du kan kreditere i en annen periode, oppgi då regnskapsdatoen for krediteringen øverst i bildet .

Krediteringen kan også lagres med samme dato, men med nytt bilagsnummer. Avkryss da feltet Lagre med nytt bilagsnummer.

Velg Nei dersom bilaget skal korrigeres og ikke krediteres. Korrigering gjørs i den nedre tabellen. Her kan du også kreditere korrigeringen i en annen periode eller lagre med samme dato men med nytt bilagsnummer.