Registrering af kunder og jobs

From Marathon Documentation
Revision as of 10:10, 10 February 2016 by TR (talk | contribs) (Created page with "=== Parametre 2 ===")

Jump to: navigation, search


Registrering af kunder

Kunder registreres i System: Basisregister/Job/Kunder og job. Hvis systemet er indstillet sådan, kan kunder også oprettes i Jobs: Forespørgsel Aktive felter i bestemmes iSystem: Basisregister/Job/Parametre, under fanebladet Kunder og job, i tabellen Begreber ved kundeoprettelse i Kunder og job.

Vælg Ny på kundesiden af billedet.

Systemet er opbygget på den måde, at de aller fleste oplysninger, der er registrerede på kunder også synkroniseres til jobberne. Disse felt er markerede med en grøn cirkel. Du kan ændre indstillingen ved at fjerne krydset fra parameteren ,"Synkroniser job med kunde" under fanen Parametre 2. Jobs, der oprettes efter dette vil ikke synkroniseres med kunden.


Kund-ID Angiv valgfri kundekode med maksimalt fire tegn. Vanligvis anvendes en forkortelse af kundens navn. Kundekoden bliver også den første del af Job -ID. Klik på OK.

Generelt

Internbenævnelse Bruges hvis kunden internt har et mere beskrivende navn end det, der skal stå på fakturaen. Internbenævnelse vises i kundelisten.
Navn Kundens fuldstændige navn. Vises på fakturaer.
Afdeling Afdeling, c/o-adresse eller fortsættelse på kundens navn. Kan vises på fakturaer.
Utd.adress Utdelningsadress, visas på fakturor.
Postadresse Postadresse, vises på fakturaer.
Land Angives på udenlandskunder
Besøgsadresse Besøgsadresse
Tel centr. Telefon til centralbordet
Faks centr. Faksnummer
Kundekontakt Kontaktperson hos kunden
Tel dir Kontaktpersonens direktenummer
Fax dir Kontaktpersonens direktefaksnummer
Mobil Kontaktpersonens mobiltelefonnummer
E-post Kontaktpersonens e-postadresse
Kortnavn Forkortelse af kundenavnet. Kan bruges som søgealternativ til kundekode ved udskrift af visse rapporter.
Kundenummer Kundens identitet i Debitorbogholderiet. Hvis kundenummer forlades blank, bruges Kunde -ID som kundenummer i DEB.

Parametre 1

Overkunde Hvis flere kundekoder hører sammen, kan de sammenføres med en overkunder. Anvendbart i rapporter mm.
Type Jobtype, hentes fra kundeposten men kan ændres.'
Arbejdstype 1-3 arbejdstyper kan angives.
Kategori Hentes fra kunde. Bruges for statistik
Jobmærkning 1 & 2 Angives på jobbet (hvis kunden ikke altid skal mærkes op med samme mærkning)
Gruppe Hentes fra kunde. Kan ændres
Omkostningssted Hentes fra kunde
Kreditklasse Mulighed at opgive kundens kreditklasse.
Kreditlimit Mulighed at opgive kundens kreditgrænse

Parametre 2

Sprog Det sprog, kundefakturaerne skal udskrives på.
Seneste jobnummer Systemet viser løbenumret for det senest oprettede job.
Tidsrapportering Afkryds, hvis kundens jobs skal vises og kunne bruges i Marathons tidsrapportering.
Konfidentielt Kontakt Kalin Setterberg for information over konfidentialitet i Marathon.
Kundeperspektiv Ikke i brug.
Ordrebekræftelse Udskrift kan begæres for alle jobs, med ordrebekræftelse afkrydset.
Synk job med kunde Det er mulig at synkronisere visse oplysninger mellem kunder og sine jobs.
Afr.kund ved flerfirma Bruges kun i flerfirmahåndtering.
Spærret Kunder uden aktive jobs kan spærres.

Pris honorar

Prisfaktor Prisfaktoren peger på hvor mange procent af timeprisen, der gælder for kunden.
Debiteringstype Debiteringstypen styrer hvis timeprisen skal hentes fra medarbejderkoden eller arbejdskoden. Før afvigende prislister kan bruges på kunder og jobs, må kunden/jobbet ha debiteringstype pr. medarbejder.
Tillæg overttid Kontakt Kalin Setterberg for information om overtidshåndtering.
Afvigende priser Se separat manual för mer information om avvikande timpriser.
Opdatér job Opdaterer et eller flere jobs med de priser, der er blevet registreret på kunden.
Kopiér fra Kopierer afvigende timepriser fra anden kunde.
Ifølge prisliste Angiv eventuel central prisliste. Prislister oprettes i System: Basisregister/Job/Afvigende timepriser.

Pris indkøb


Prisfaktor Prisfaktoren peger på hvor mange procent af påslaget, der gælder for kunden.
Prisliste indkøb Det er mulig at ha op til fem prislister med forskellige pålægsprocentsatser. Prislisterne registreres på indkøbskoderne; der vises også prislisternes nummer.
Kapitalomk.tillæg Bruges som åbent tillæg på indkøb.Pris øvrigt

Pris øvrigt


Prisfaktor Prisfaktoren peger på hvor mange procent af materieltillægget, der gælder for kunden.
Materialetillæg Ateliermaterialetillæg kan angives pr. arbejdskategori med valgfrit beløb. Tillæg til kunde styres med en procentsats.
Afvigende priser Standardvalg for kunden, hentes til nye jobs. Se separat manual for mere information om afvigende timepriser.
Opdatér job Opdaterer et eller flere jobs med de priser, der er blevet registreret på kunden.
Kopiér fra Kopierer afvigende timepriser fra anden kunde.

Fakturering

All information i denne fane bliver automatisk foreslået på nye jobs, men kan ændres.

  • Indenrigs u/moms
  • Udenlandsk ikke EU
  • Udenlandsk, inden for EU
  • Ikke honorar, indenrigs momspligtige
  • Internt
Faktureringsvaluta Standardvalg for kunden, hentes til nye jobs. Valutaer og valutakurser administreres under System: Basisregister/Generelt/Valutaer.
Moms Momskoden styrer momsen på fakturaen:
  • Indenrigs m/moms
Kunde, der er momspligtig inden for landet. Moms debiteres
Kunde, der ikke er momspligtig. Moms debiteres ikke
Kunder udenfor EU. Moms debiteres ikke
inden for EU. Moms debiteres ikke
kunder, der ikke debiteres moms på honorar
Intern afregning inden for momskoncern (ingen redegørelse på momsdeklaration)
Momssats Momssatser administreres under System: Basisregister/Generelt/Moms.
VAT-nummer. VAT-nummer skal angives for kunder, der har momskode Udenlands, inden for EU
Betalingsbetingelser

0 – 999 kreditdage kan registreres

Løbende mnd + oven Betalingsbetingelsen kan indstilles sådan, at kreditdage tælles fra den første næstkommende måned
Tillad samlefakturering Hvis samlefakturering tillades, kan flere jobs der tilhører samme kunde blive faktureret på én fælles faktura.
Faktureringsgebyr Anvendes for kunder, der skal påføres et faktureringsgebyr. Du har brug for en øvrigtkode for faktureringsgebyr. Den registreres og angives I parametrene under System: Basisregister/Job/Parametre/Fakturering.
Fakturaniveau Bruges ikke
Laveste fakt.niveau = 2 Bruges ikke
Bruttofaktura Bruges ikke
Antal timer Angives, hvis timer skal redegøres på fakturaen.
Timepris på fakt. niveau IB Angives, hvis timeprisen skal vises på fakturaen.
Sammenligning Angives, hvis sammenligningstal udskrives på fakturan.
Opdelt på H/I/Ø Angives hvis sammenligningstallene skal vises opdelt på Honorar, indkøb og øvrigt.
E-mail for fakturaer Fakturaerne kan sendes til e-mailadressen automatisk ved fakturering. Betænk, at også acontoafregninger og kreditfakturaer sendes.

E-dokumenter

Indstillninger for elektronisk fakturering. Kontakt Kalin Setterberg for yderligere information.

Team

Medarbejdere Vælg de medarbejdere, der vil indgå i teamet. Team er anvendbart fx ved konfidentielle jobs.
Arbejdsopgave Hvis medarbejderens titel skal udskrives på fakturaen, write, select one here. Occupations are registered in Backoffice: Base registers/Pro/Occupation.

Adgang

Særskilt indstilling for adgang til kunde. Angiv hvilken eller hvilke medarbejdergrupper, teams, og/eller medarbejdere som skal være autoriserede til kunden.

Husk, at visse slags adgange kan overstige begrænsningen for de autoriserede, der registreres her. Kontakt Kalin Setterberg for yderligere information.

Egne felt

Egne felt for kundeoprettelse kan lægges ind i System: Basisregister/Generelt/Parametre.

Kontakt Kalin Setterberg for mere information.

Registrering af job

Job registreres i System: Basisregister/Job/Kunder og job.

Det er også mulig at indstille sådan, at job også kan oprettes i Jobs/Forespørgsel. Aktive felter i Jobs bestemmes i System: Basisregister/Job/Parametre, under fanebladet Kunder og job, i tabellen Begreber ved joboprettelse i Kunder og job.

Markér kunden og vælg Ny på jobsiden (den højre side) for at oprette et nyt job.

Jobbets identifikation består af kundekoden og et firecifret løbenummer. Hvis automatiske jobnummer bruges, får det nye job næste ledige nummer. Hvis de ikke bruges, skal jobnummer angives manuelt.

De fleste joboplysningerne hentes fra kundeposten, disse er markerede med en lysgrønn cirkel. Hvis du har brug af at ændre noget for et specifikt job, må du fjerne krydset i feltet Synkronisér job med kunde i jobpostens fane Parametre 2.

Generelt

Benævnelse Jobbets navn, vises på fakturaer.
Jobbeskrivelse Vises ikke på fakturaer.
Særskilt fakturatekst Tekst, der skal skrives ud på alle fakturaer på dette job. Teksten bliver da hentet automatisk til nye fakturaer, med mulighed at ændre eller fjerne den.
Projektleder Hentes fra medarbejderregistret.
Produktionsleder Hentes fra medarbejderregistret
Vores ref på faktura Angives i de fald da en anden person end projekt- eller produktionsledere skal være referencer på fakturaen.
Master Masterjob er en måde for enkelt at trække statistik ud for flere jobs.
Kampagne Bruges fremmest af selskaber, der anvender både Mediamodulen og Jobmodulen i Marathon. Kampagne bruges for at samle budgetter og jobs under én og samme kampagne.
Deadline Jobbets deadline.
Fakturadato Jobbets planlagte fakturadato. Den kan også angives pr. enkelt faktura
Slutdato Jobbets slutdato.

Kontakt

Se under Kontakt for kundeoprettelse.

Hvis et job skal faktureres til en anden modtageradresse end kundens, anbefales anvendelse af Fakturakunde, se kapitel for Fakturakunde.

Parametre 1

Type Jobtype, hentes fra kundeposten men kan ændres.'
Arbejdstype 1-3 arbejdstyper kan angives.
Kategori Hentes fra kunde. Bruges for statistik
Jobmærkning 1 & 2 Angives på jobbet (hvis kunden ikke altid skal mærkes op med samme mærkning)
Gruppe Hentes fra kunde. Kan ændres
Omkostningssted Hentes fra kunde

Parametre 2

Language The language of the project
Marathon Time Check the box if the project shall be open for time reporting in Marathon Time
Confidential If the project shall be confidential
Auth to catalogue All If the project is confidential , only the project manager, production manager, client manager and those who are authorised to open other employees’ records can see the projects of this client.
Team Team and above mentioned have access to the project
Order confirmation Order confirmation can be priontes out for all projects with this box checked.
Order conf printed Printout status
Synch project with client Synchronise if the project information shall be the same as client information

Price fee

Quoted price fee Quoted price is shown in reports
Price factor State how many percent of hourly rate that shall concern this project
Debit type Debit type manages whether the hourly rate shall be fetched from the employee code or from the job code. If you want to use the special price list on clients and projects, the debit type has to be set to employee.
Special hourly rates This box must be checked if you want to use special pricing on the project. If the project is synchronised, this information comes from the client record.

See separate manual about special prices in Marathon

Copy from client You can copy a special price from the client

Price purchase

Quoted price purchases Shown in reports among others.
Price factor State how many projects of mark-up on purchases that shall concern this project
Price list fees A project can have up to five different price lists with different mark –up percentage rates. These must first be activated in the parameters.

Select then the number of the prioce list(s) thet you want to use. The number is shown on the purchase codes

Capital cost Open mark-up on purchases

Price Other

Quoted price other Shown in reports among other things
Price factor State how many percent of the material cost that shall concern this client
Material mark-up You can add optional mark-ups on some job categories: here the mark-up is governed by a percentage rate
Special prices Special prices on a client is automatically coming to the client’s projects. If the special prices’ list concerns all codes, write * in the code field. Otherwise, write the other codes with special prices.
Update project All projects will be updated with the new price
Copy from client Possibility to copy special prices from the client

Invoicing

Invoicing currency The client’s invoicing currency (managed in Backoffice: Base registers/General/Invoices)
VAT The Vat code manages the vat stated on the invoice.
VAT rate The Vat rate of the company
VAT-number For foreign clients within the EU.
Terms of payment 0 – 99 credit days can be stated.
Current month + above Possibility to count terms of payment from the first day of the next month
Allow coll inv Several projects belonging to the same client can be invoiced in one common invoice
Invoicing fee If the project shall have an invoicing fee, state it here. The fee must have an other –code, registered and stated in Backoffice: Base registers/Pro/Parameters/Invoicing)
Invoice level Not in use
Lowest inv level =2 Not in use
Gross invoice Each invoice increases the amount and shows a row with earlier invoiced
Hours Check if the invoice shall show hours
Hourly rate on … Check if the invoice shall show hourly rates
Comparison Select optional comparison alternative.
Divided in … The comparison amounts can be divided into fees, purchases or shown as a total
E-mail for inv.. Invoices can be sent directly to the stated email address. Note, that also pre-invoice deductions and credit invoices will be sent.

E-document

Settings for e-invoicing. Contact Kalin Setterberg for more information.

Team

Employees Select the employees that form the team. Team can be useful for example in confidential projects.

Occupation If the employee’s occupation shall be printed on the invoice, write, select one here. Occupations are registered in Backoffice: Base register/Pro/Occupation.

Optional project codes

Optional codes can be stated in 04-10-90-54, these can also be activarted for project setup in Frontoffice: Client and Projects.

Own fields

Own fields aor project setup can be stated in Backoffice: Base registers/general/parameters. These fields can be shown in the summary in Frontoffice: Client and project.

Invoicing client

If projects on the same client have different addresses for the invoices, an invoicing client should be created. That way different client numbers will be used for one client in the Sales Ledger. If you only change the address in the project, the address will be changed in the sales ledger and bookkeeping every time a new invoice is updated, which dcan be problematic in case of reminders or interest invoices.

Register invoicing clients in Backoffice: Base registers/Pro/Invoice clients.

When the registration is done, write the client number on the project in Backoffice: Base registers/Pro/Clients by searching for it in the search box. The new address will now be used on the project.

Collective client

Collective clients are used for statistics of several clients that belong together.

Register collective clients in Backoffice: Base registers/Pro/Collective clients and connect to clients in Backoffice: Base registers/Pro/Clienst, under the tab General. Collective clients can be connected to collective clients for more dimensions (collective collective clients)

Example: The client VOLVO exists in Sweden, Norway, Denmark and Finland and there are many offices in all countries. Each office is a client in Marathon. All offices in the country are connected to a collective client per country. The countries can, in turn, be connected to a collective client that covers the whole Volvo group.

To register a new collective client, click New. Write code and name and possible client manager, group, category, collective client and team. Team can be printed out as a column in the project reports.