Udlæg opstart

Indstillinger

Parametre

Parametre indstilles i System: Basisregister/Bog/Parametre/Registrering/Udlæg.

Gældskonto for udlægsregnskab	Angiv konto. Hvis betalingen skal sendes via Marathon måkontoen være integreret med Kreditorer. Kontoen må også ha kobling til Omkostningsbærer (System: Basisregister/Bog/Konto).
Angiv moms for registrering af udlæg	Hvis medarbejderen skal ha mulighed at udfylde momsbeløbet.
Angiv indkøbskode for registrering af udlæg	Hvis medarbejderen skal ha mulighed at anfive indkøbskode på jobindkøb.
Hent omkst fra medarbejdergruppe	Hvis gældskontoen for udlæg kræver omkostningssted må det hentes fra gruppen, der en angivet på medarbejderen.
Dersom udlæggene må godkendes af nærmeste chef.
Hvis udlægsregnskabet skal gå direkte til godkendelse af nærmeste chef eller hvis det skal godkendes af økonomiafdelingen først i Økonomi: Udlæg fanebladet Udlægsopfølgning. Hvis godkendelse af nærmeste chef er valgt, må chefen være angiven i System: Basisregister/Generelt/Brugere, fanen Øvrigt. På den måde bliver udlægget synligt for denne i Økonomi: Godkendelse. Hvis ikke, må "Færdig for godkendelse" afkrydses på udlægget.
Mulighed, at kun slutgodkende udlæg skulle kunne bookes.

Adgang

Adgang til udlægsmodulet indstilles i System: Adgang under Bogføring og kobles til brugeren i System: Basisregister/Generelt/Brugere under fanebladet Adgang.

Omkostningsbærer

Omkostningsbærere oprettes i System: Basisregister/Bog/ Omkostningsbærer med den samme kode som bruger- og medarbejderkode

Udlægssorter

De forskellige udlægssorter gør det nemmere at skabe udlægsregnskaber. Sorterne vises i en dropmenu når et udlægsregnskab lages. Også bogføringen bliver nemmere. Det anbefales dog, at ikke oprette før mange udlægssorter. Udlægssorterne administreres i System: Basisregister/Bog/Udlægssorter.

{class= mandeflist !Bemærkning Hvis du skriver en tekst i felterne Bemærkninger (Tekst) og Bemærkninger (Antal), bliver felterne obligatoriske ved registrering af udlægsregnskab. |- !Gældskonto |Hvis en anden konto end den som er angiven i parametrene skal bruges, angives den her. |- !Indkøbskode Den indkøbskode, der skal bruges dersom udlægget bookes på et eksternt job. |- !Modkonto for jobindkøb |En indstilling som sjælden bruges. En konto for modbooking (kredit) hvornår et udlæg registreres. (Kontoen for indkøb på jobbet, der er indstillet i System: Basisregister/Kre/Parametre/Ankomstregistrering debiteres automatisk). |- !Job obligatorisk |Hvis job må angives ved registrering af udlægsregnskab |}

Inde i tabellen angives en mal over hvordan konteringen i udlægget skal være. I det enkleste fald angives hvilken konto, der skal foreslås ved bogføring av udlægsregnskab. Men det findes flere alternativ, fx at kombinere faste priser, enhedspriser og procentandel av summen i alt mod forskellige kontoer for at forenkle bogføringen.

Hvis et job angives på udlægslinien, konteres udlægget som et jobindkøb uanset valgt udlægstype. Årsagen er at man ikke skal misse et jobindkøb.

Jobindkøb

Jobindkøb konteres på Konto for indkøb som er indstillet i System: Basisregister/Kre/Parametre/ Ankomstregistrering.

Office material

Taxi

Internal representation

When booking internal representation, the VAT posting has to be done manually.

Disbursement of expenses

The disbursement to the employee is done the same way as payments to a supplier. The best payment method is Bank account without notification. The following settings are required before disbursement.

Supplier

If the disbursement is executed via Marathon, the employee has to be filed as a supplier in Base registers/PL/Supplier with the same code as his/her employee- and user codes.

Required fields:

Name	(tab General)
Address	(tab General)
Payment method	Bank account without notification (tab Payment)
Rec account	The whole bank account number inclusive of clearing number (tab Foreign payments)
Trade creditors’ account	Liabilities account for the expense report (tab Other)
Cost object	(tab Other)
Payment selection	Print a payment selection in 03-60-01 and filter on the creditor’s account, which is stated on the expense type. Choose payment method BK. The disbursement is made the same way as payment of suppliers’ invoices via the Payment program or file transfer to the bank.