Registrering kunder och projekt
Registrering kunder
Kunder registreras i Backoffice/Basregister/Pro/Kunder/Projekt. Om systemet är inställt för kundupplägg i Frontoffice kan kunder även registreras under Frontoffice/Projekt/Kund och projekt. Vilka fält som ska vara aktiva i Frontoffice bestäms i Basregister/Pro/Prametrar och fliken Kunder och projekt, i tabellen Begrepp vid kundupplägg i Kunder och Projekt.
Välj Ny på kundsidan till vänster för att lägga upp en ny kund.
Systemet är uppbyggt så att de flesta uppgfifterna som registreras på kunden synkroniseras till projekten. Dessa fält föregås av en ljusgrön punkt. Denna synkronisering kan dock slås av genom att inställningen Snkronisera projekt med kund bockas ur på kunden under flik Parametrar 2. Inga projekt som efter detta läggs upp kommer att synkroniseras med kunden.
| Kund-ID | Ange valfri kundkod med max fyra tecken. Som regel används en förkortning av kundens namn. Kundkoden är också den första delen i projektets identifikation. Klicka på OK. |
Allmänt
| Internbenämning | Används om kunden internt ska ha ett mer beskrivande namn än det som ska stå på fakturan. Internbenämning visas i kundlistan. |
| Namn | Kundens fullständiga namn. Visas på fakturor. |
| Avdelning | Avdelning, c/o-adress eller fortsättning på kundens namn. |
Kan visas på fakturor.
| Utd.adress | Utdelningsadress, visas på fakturor. |
| Postadress | Postadress, visas på fakturor. |
| Land | Anges på utlandskunder |
| Besöksadress | Besöksadress |
| Tel vxl | Växelnummer |
| Fax vxl | Faxnummer |
| Kundkontakt | Kontaktperson hos kunden |
| Tel dir | Kontaktpersonens direktnummer |
| Fax dir | Kontaktpersonens direktfaxnummer |
| Mobil | Kontaktpersonens mobiltelefonnummer |
| E-post | Kontaktpersonens e-postadress |
| Kortnamn | Förkortning av kundens namn. Kan användas som sökalternativ till kundkod vid utskrift av vissa rapporter. |
| Kundnummer | Kundens identitet i kundreskontran. Om kundnummer lämnas blankt används kund-ID som kundnummer i reskontran. |
Parametrar
| Överkund | Om flera kundkoder hör ihop kan de kopplas samman med en överkund. Exempelvis rapport kan sedan skrivas ut per överkund. |
| Projekttyp | Standardtyp för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras.
Projekttyp används för statistik och grov gruppering av projekten. |
| Arbetstyp | Standardtyp/er för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Minst en arbetstyp måste anges. Används för statistik. |
| Kundkategori | Kundkategori används för statistik. |
| Projektmärkning 1 & 2 | Projektmärkning 1 & 2 är till för statistik. Hämtas till nya projekt men kan ändras. De kan användas för valfri typ av projektmärkning om övriga projektgrupperingar såsom projekt- och arbetstyp inte räcker till. |
| Kundansvarig | Ansvarig för kunden. Kundansvarig väljs från medarbetarregistret. |
| Grupp | Standardgrupp för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Grupp används främst på företag med flera avdelningar eller för koncerner som delar projektredovisning, gruppen anger då vilken del av företaget eller vilket företag som äger projektet. Grupp kan även användas för statistik. Programmet föreslår kundansvarigs grupp. |
| Kostnadsställe | Standardkostnadsställe för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Används för uppdelning av faktureringsintäkter. |
| Kostnadsbärare | Standardkostnadsbärare för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Används för uppdelning av faktureringsintäkter. |
| Kreditklass | Kundens kreditklass kan anges. Visas under Backoffice/ Projektredovisning/Kreditbevakning. |
| Kreditlimit | Kundens kreditlimit kan anges. Visas under Backoffice/ Projektredovisning/Kreditbevakning. |
Parametrar 2
| Språk | Språket kundfakturorna ska skrivas ut på. |
| Senaste projektnr | Systemet visar löpnumret för det senast upplagda projektet. |
| Marathon Tid | Om projekten på kunden ska visas och kunna användas i Marathon Tid. |
| Sekretessbelagt | Kontakta Kalin Setterberg för information om hantering av sekretess i Marathon. |
| Kundperspektiv | Används ej. |
| Orderbekräftelse | Utskrift av orderbekräftelse kan begäras för alla projekt med orderbekräftelse ibockad. |
| Synk projekt med kund | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Används för synkronisering av vissa uppgifter mellan kunder och dess projekt. |
| Avr.kund vid flerföretag | Används endast vid flerbyråhantering. |
| Spärrad | Kunder utan aktiva projekt kan spärras. |
Pris arvode
| Prisfaktor | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Prisfaktorn anger hur många procent av timpris som ska gälla. |
| Debiteringstyp | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Debiteringstypen styr om timpriset skall hämtas från medarbetarkoden eller arbetskoden. För att kunna använda avvikande prislistorna på kunder och projekt måste kunden/projektet ha debiteringstyp per medarbetare. |
| Tillägg övertid | Kontakta Kalin Setterberg för information om övertidshantering. |
| Avvikande priser | Standardpriser för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. |
Se separat manual för mer information om avvikande timpriser.
| Uppdatera projekt | Används för att uppdatera ett eller flera projekt med de prislistor som registrerats på kunden. |
| Kopiera från | Används för att kopiera in avvikande timpriser från annan kund. |
| Enl prislista | Används för att ange en central prislista. Centrala prislistor finns under Backoffice/Basregister/Pro/Avvikande timpriser. |
Pris inköp
| Prisfaktor | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Prisfaktorn anger hur många procent av påslag som ska gälla. |
| Prislista inköp | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Det går att ha upp till fem prislistor med olika påläggsprocentsatser. Prislistorna registreras på inköpskoderna, där rad ett motsvarar prislista 1 o.s.v. |
| Kapitalkostnadspåslag | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Kapitalkostnadspåslag används för öppet påslag på inköp. |
Pris övrigt
| Prisfaktor | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Prisfaktorn anger hur många procent av materialkostnaden som ska gälla. |
| Materialpåslag | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Ateljématerialspåslag kan anges per arbetskategori med valfritt belopp. Påslaget till kund styrs med en procentsats. |
| Avvikande priser | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. |
Se separat manual för mer information om avvikande priser.
| Uppdatera projekt | Används för att uppdatera ett eller flera projekt med de priser som registrerats på kunden. |
| Kopiera från | Används för att kopiera in avvikande timpriser från annan kund. |
Fakturering
All information in this tab will automatically be suggested on new projects but can be changedAll information in this tab will automatically be suggested on new projects but can be changed
| Faktureringsvaluta | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Valutor och valutakurser administreras under Backoffice/Basregister/Allmänt/Valutor. |
| Moms | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Momskoden styr momsen på fakturan: |
| Inhemsk moms | ; Kund som är momspliktig inom landet, ska debiteras moms |
| Inhemsk momsfri | ; Kund som inte är momspliktig och inte ska debiteras moms |
| Utland, utom EU | ; Kunder utanför EU, debiteras inte moms |
| Utland inom EU | ; Kunder inom EU, debiteras inte moms |
| Ej arvode | ; Kunder som är momspliktiga i Sverige, utan moms på arvode |
| Internt | ; Intern avräkning inom momskoncern (redovisas ej på momsdeklaration) |
| Momssats | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Momssatser administreras under Backoffice/Basregister/Allmänt/Moms. |
| VAT-nummer | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. VAT-nr ska anges för kunder som har momskoden Utland inom EU. |
| Betalningsvillkor | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. 0 – 999 kreditdagar kan registreras. |
| Löpande månad + ovan | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Anges om betalningsvillkoret ska räknas från den första i nästkommande månad. |
| Tillåt sam.fakturering | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Om samlingsfakturering tillåts kan flera projekt som tillhör samma kund faktureras på en gemensam faktura. |
| Faktureringsavgift | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Används för kunder som ska tillföras en faktureringsavgift. För detta behövs en övrigtkod för faktureringsavgift som anges i parametrarna under Backoffice/Basregister/Pro/Parametrar/Fakturering. |
| Fakturanivå | Används ej |
| Lägsta fakturanivå = 2 | Används ej |
| Bruttofaktura | Används ej |
| Antal timmar | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Anges om timmar ska redovisas på fakturan. |
| Timpris på fakt.nivå 1B | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Anges om timpris ska redovisas på fakturan. |
| Jämförelse | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Anges om något jämförelsetal kan skrivas ut på fakturan. |
| Uppdelat på A/I/Ö | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Anges om jämförelsetalen ska visas uppdelat på Arvode, inköp och Övrigt. |
| E-post för fakturor | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Om e- postadress fylls i kan fakturorna skickas till adressen automatiskt vid fakturering. Tänk på att även acontoavräkningar och kreditfakturor skickas. |
E-dokument
Inställningar för E-fakturering. Kontakta Kalin Setterberg för mer information.
Team
| Medarbetare | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Team är de medarbetare som arbetar med kunden, används bl.a. för att sekretessbelägga projekt. |
| Befattning | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Befattning kan skrivas ut på fakturor. Befattningar läggs upp i Backoffice/Basregister/Pro/Befattningar och kan anges på medarbetaren. |
Behörighet
Särskild inställning för behörighet till kund. Ange vilken eller vilka medarbetargrupper, arbetsgrupper och/eller medarbetare som ska vara behöriga till kunden.
Observera att vissa sorters behörighet kan överskrida begränsningen för behöriga som registreras här. Kontakta Kalin Setterberg för mer information.
Egna fält
Egna fält för kundupplägg kan läggas in i Backoffice/Basregister/Allmänt/Parametrar
Kontakta Kalin Setterberg för mer information.
Registrering projekt
Projekt registreras i Backoffice/Basregister/Pro/Kunder/Projekt.
Om systemet är inställt för projektupplägg i Frontoffice kan projekt även registreras under Frontoffice/Projekt/Kund och Projekt. Vilka fält som ska vara aktiva i Frontoffice bestäms i Basregister/Pro/Prametrar och fliken Kunder och projekt, i tabellen Begrepp vid projektupplägg i Kunder och Projekt.
Markera kunden och välj Ny på projektsidan för att lägga upp ett nytt projekt.
Projektets identitet består av kundkoden och ett fyrsiffrigt löpnummer. Om automatiska projektnummer används får det nya projektet nästa lediga nummer. Om automatiska projektnummer inte används fylls projektnumret i.
Systemet är uppbyggt så att de flesta uppgfifterna som registreras på kunden synkroniseras till projekten. Dessa fält föregås av en ljusgrön punkt. Om fälten ska ändras för ett specifikt projekt måste inställningen Synkronisera projekt med kund bockas ur på projektet under flik Parametrar 2.
Allmänt
| Benämning | Projektets benämning. Visas på fakturor. |
| Projektbeskrivning | Intern beskrivning av projektet. |
| Särskild fakturatext | Särskild fakturatext kan användas för text som ska skrivas ut på alla fakturor från projektet. Texten hämtas då till nya fakturor automatiskt med möjlighet att ändra eller ta bort. |
| Projektledare | Projektets projektledare. Hämtas från medarbetarregistret. |
| Produktionsledare | Projektets produktionsledare. Hämtas från medarbetarregistret. |
| Vår ref på faktura | Används då en annan referens än projekt- eller produktionsledare ska stå på fakturan. |
| Master | Masterprojekt används för att enkelt ta ut samlad statistik för flera projekt. |
| Kampanj | Används främst av företag som använder både Media- och Projektmodulerna i Marathon. Kampanj kan användas för att samla planer och projekt under en och samma kampanj. |
| Deadline | Projektets deadline |
| Fakturadatum | Projektets planerade fakturadatum. Planerat fakturadatum kan även anges per enskild faktura. |
| Slutdatum | Projektets slutdatum |
Kontakt
Se under Kontakt för kundupplägg.
Om ett projekt ska faktureras till en annan mottagaradress än kundens bör Fakturakund används, se kapitel för Fakturakund.
Parametrar 1
| Typ | Projekttyp, hämtas från kundposten men kan ändras.' |
| Arbetstyp | 'Här anges typ av arbete, upp till tre arbetstyper kan anges. |
| Kategori | Hämtas från kundposten och används för statistik. |
| Projektmärkning 1 & 2 | Anges på projektet (om inte kunden alltid skall märkas med samma projektmärkning). |
| Grupp | Hämtas från kundposten men kan ändras. |
| Kostnadsställe | Hämtas från kundposten |
| Kostnadsbärare | Hämtas från kundposten |
| Parametrar 2 |
| Språk | Projektets språk. Används vid utskrift av fakturor. |
| Marathon tid | Kryssas för om projektet ska visas och användas i Marathon tid |
| Sekretessbelagt | Kryssas för om projektet ska sekretessbeläggas. Används i kombination med andra systeminställningar. Kontakta Kalin Setterberg för mer information. |
| Behörighet till katalog | Alla: Om projektet är sekretessbelagt kommer endast projektledare, produktionsledare, kundansvarig och de som har behörighet att öppna andra medarbetare kommer åt projekten på denna kund. |
Pris arvode
| Fast pris arvode | Det fasta priset visas i rapporter och i Kund och projekt. |
| Prisfaktor | Ange hur många procent av timpris som ska gälla. |
| Debiteringstyp | Debiteringstypen styr om timpriset skall hämtas från medarbetarkoden eller arbetskoden. För att kunna använda avvikande prislistorna på kunder och projekt måste kunden/projektet ha debiteringstyp per medarbetare. |
| Avvikande timpriser | För att kunna använda avvikande timpriser måste Avvikande timpriser vara ibockad på projektet. Om projektet är synkroniserat med kunden hämtas uppgiften därifrån. |
Se separat manual för mer information om avvikande timpriser.
| Kopiera från kund | Om det ligger ett avvikande timpris på kunden kan det kopieras in på projektet. |
Pris inköp
| Fast pris inköp | Det fasta priset visas bl.a. i rapporter och i Kund och projekt. |
| Prisfaktor | Ange hur många procent av påslag på inköp som ska gälla. |
| Prislista inköp | Ett projekt kan ha upp till fem olika prislistor med olika påläggsprocentsatser. Dessa registreras på inköpskoderna, där rad ett motsvarar prislista 1 o.s.v. |
Välj sedan nummer för den prislista som skall användas.
| Capital cost | Open mark-up on purchases |
Price Other
| Quoted price other | Shown in reports among other things |
| Price factor | State how many percent of the material cost that shall concern this client |
| Material mark-up | You can add optional mark-ups on some job categories: here the mark-up is governed by a percentage rate |
| Special prices | Special prices on a client is automatically coming to the client’s projects. If the special prices’ list concerns all codes, write * in the code field. Otherwise, write the other codes with special prices. |
| Update project | All projects will be updated with the new price |
| Copy from client | Possibility to copy special prices from the client |
Invoicing
| Invoicing currency | The client’s invoicing currency (managed in Backoffice: Base registers/General/Invoices) |
| VAT | The Vat code manages the vat stated on the invoice. |
| VAT rate | The Vat rate of the company |
| VAT-number | For foreign clients within the EU. |
| Terms of payment | 0 – 99 credit days can be stated. |
| Current month + above | Possibility to count terms of payment from the first day of the next month |
| Allow coll inv | Several projects belonging to the same client can be invoiced in one common invoice |
| Invoicing fee | If the project shall have an invoicing fee, state it here. The fee must have an other –code, registered and stated in Backoffice: Base registers/Pro/Parameters/Invoicing) |
| Invoice level | Not in use |
| Lowest inv level =2 | Not in use |
| Gross invoice | Each invoice increases the amount and shows a row with earlier invoiced |
| Hours | Check if the invoice shall show hours |
| Hourly rate on … | Check if the invoice shall show hourly rates |
| Comparison | Select optional comparison alternative. |
| Divided in … | The comparison amounts can be divided into fees, purchases or shown as a total |
| E-mail for inv.. | Invoices can be sent directly to the stated email address. Note, that also pre-invoice deductions and credit invoices will be sent. |
E-document
Settings for e-invoicing. Contact Kalin Setterberg for more information.
Team
Employees Select the employees that form the team. Team can be useful for example in confidential projects.
Occupation If the employee’s occupation shall be printed on the invoice, write, select one here. Occupations are registered in Backoffice: Base register/Pro/Occupation.
Optional project codes
Optional codes can be stated in 04-10-90-54, these can also be activarted for project setup in Frontoffice: Client and Projects.
Own fields
Own fields aor project setup can be stated in Backoffice: Base registers/general/parameters. These fields can be shown in the summary in Frontoffice: Client and project.
Invoicing client
If projects on the same client have different addresses for the invoices, an invoicing client should be created. That way different client numbers will be used for one client in the Sales Ledger. If you only change the address in the project, the address will be changed in the sales ledger and bookkeeping every time a new invoice is updated, which dcan be problematic in case of reminders or interest invoices.
Register invoicing clients in Backoffice: Base registers/Pro/Invoice clients.
When the registration is done, write the client number on the project in Backoffice: Base registers/Pro/Clients by searching for it in the search box. The new address will now be used on the project.
Collective client
Collective clients are used for statistics of several clients that belong together.
Register collective clients in Backoffice: Base registers/Pro/Collective clients and connect to clients in Backoffice: Base registers/Pro/Clienst, under the tab General. Collective clients can be connected to collective clients for more dimensions (collective collective clients)
Example: The client VOLVO exists in Sweden, Norway, Denmark and Finland and there are many offices in all countries. Each office is a client in Marathon. All offices in the country are connected to a collective client per country. The countries can, in turn, be connected to a collective client that covers the whole Volvo group.
To register a new collective client, click New. Write code and name and possible client manager, group, category, collective client and team. Team can be printed out as a column in the project reports.
