Utlägg uppstart

Inställningar

Parametrar

Parametrar ställs in i Basregister/Bok/Parametrar/Registrering/Utlägg.

Skuldkonto för utläggsredovisning	Ange konto. Om betalningen ska skickas via Marathon ska kontot ha integration till Leverantörsreskontra. Kontot ska ha koppling till Kostnadsbärare (Basregister/Bok/Konto).
Ange moms för registrering av utlägg	Om den anställda ska kunna fylla i momsbeloppet.
Ange inköpskod för reg av utlägg	Om den anställda ska kunna fylla i inköpskod för projektinköp.
Hämta kst från medarbetargrupp	Om skuldkontot för utlägg kräver kostnadsställe ska det hämtas från gruppen som finns angiven på medarbetaren.
Om närmaste chef ska attestera utläggen eller inte.
Om utläggsredovisningen ska gå direkt till attest av närmaste chef eller om den ska godkännas av ekonomiavdelningen i Bokföring/Utläggsbevakning först. Om parametern är ikryssad och närmaste chef ifylld i Basregister/Allmänt/Användare under fliken Övrigt, så blir utlägget synligt för attest av närmaste chef i Projekt/Attest, annars måste Klar för attest kryssas för på utlägget.
Bokför endast slutattesterade fakt.	Om endast slutattesterade fakturor ska kunna bokföras eller inte.

Behörighet

Behörigheten till utläggsmodulen ställs in i Administration/Behörighet under Bokföring och kopplas till användaren i Basregister/Allmänt/Användare under fliken Behörighet.

Kostnadsbärare

Kostnadsbärare läggs upp i Basregister/Bok/Kostnadsbärare med samma kod som användarkod och medarbetarkod.

Utläggstyper

Olika utläggstyper förenklar för de anställda att skapa utläggsräkningar. Utläggstyperna visas i en rullgardinsmenyn när en utläggsredovisning görs. Automatiken leder dessutom till en enklare bokföring. Rekommendationen är ändå att inte lägga upp för många utläggstyper. Utläggstyper administreras i Basregister/Bok/Utläggstyper.

Om en text i fälten Anvisningar (Text) och Anvisningar (Antal) fylls i kommer fälten att bli obligatoriska att fylla i vid registrering av utläggsräkning.
Skuldkonto	Om ett annat konto än det som finns inställt i parametrarna ska användas.
Inköpskod	Inköpskod som ska användas om utlägget bokas mot ett externt projekt.
En inställning som sällan används. Ett konto för motbokning (kredit) när ett utlägg registreras på ett projekt kan anges. (Kontot för inköp på projekt som finns inställt i Basregister/Lev/Parametrar/ Ankomstregistrering debiteras per automatik).
Om projekt måste anges vid registrering av utläggsräkning.

Inne i tabellen anges en mall för hur konteringen i utlägget ska vara. I det allra enklaste fallet anges vilket konto som ska föreslås när en utläggsredovisning bokförs. Men det finns fler möjligheter, t.ex. att kombinera fasta priser, enhetspriser och procentandel av totalt mot olika konton som kan underlätta bokföringen.

Om ett projekt anges på utläggsraden så konteras utlägget som projektinköp oavsett vilken utläggstyp som valts. Anledningen är att man aldrig ska missa ett projektinköp.

Projektinköp

Projektinköp konteras på Konto för inköp som finns inställt i Basregister/Lev/Parametrar/ Ankomstregistrering.

Kontorsmaterial

Taxi

Internal representation

When booking internal representation, the VAT posting has to be done manually.

Disbursement of expenses

The disbursement to the employee is done the same way as payments to a supplier. The best payment method is Bank account without notification. The following settings are required before disbursement.

Supplier

If the disbursement is executed via Marathon, the employee has to be filed as a supplier in Base registers/PL/Supplier with the same code as his/her employee- and user codes.

Required fields:

Name	(tab General)
Address	(tab General)
Payment method	Bank account without notification (tab Payment)
Rec account	The whole bank account number inclusive of clearing number (tab Foreign payments)
Trade creditors’ account	Liabilities account for the expense report (tab Other)
Cost object	(tab Other)
Payment selection	Print a payment selection in 03-60-01 and filter on the creditor’s account, which is stated on the expense type. Choose payment method BK. The disbursement is made the same way as payment of suppliers’ invoices via the Payment program or file transfer to the bank.