Media Budgetter og Ordrer

Media Budgetter og Ordrer

Denne manual beskriver hvordan du skaber medieplaner og ordrer i Marathon.

Mediebudgetter

Under mediabudgetter oprettes nye budgetter og skitser, ordrer skabes og bookes direkte til medierne via e-post eller faks. Under startsiden foretages forskellige budgetudskrifter og materialespecifikationer. Udskrift til PDF eller Excel.

Klik på Mediebudgetter på startsiden.

Ny	Skab et nyt mediabudget.
Åbn	Åbn det markerede mediabudget.
Udskrift	Åbn udskriftsbillede for den/de markerede mediabudgetter.
Materielliste	Åbn selekteringsbillede med henblik på eksport/ udskrift til/ via Excel.
Søg ordre	Søg efter et budget eller en ordre vha. et ordrenummer.
Eksport	Eksportér information fra budgettet til Excel.
Fra og med	Mulighed for at begrænse listen til budgetter, der har indrykninger indenfor valgt år.
Ejer	Mulighed at vælge alle budgetter som er skabte af en vis medarbejder.
Gruppe	Mulighed at begrænse listen til kun egen afdeling/team.
Kun aktive	Kun aktive mediabudgetter fremgår af listen.
Kun egne	Kun de mediabudgetter, som brugeren er ejer til fremgår af listen.
Hurtigsøg	Find budget ved søgning på en karakterstreng.

Når man vælger at oprette et nyt budget skal budgethovedet udfyldes. Her angives de generelle oplysninger for budgettet, f eks budgetnavn, aftale og andet.

Efter at basisoplysningerne er blevet udfyldt gemmes budgettet med GEM. Budgettet gemmes og får et budgetnummer. Tilbagestil = Fortryd

Kopiér budget

Det er muligt at kopiere et eksisterende budget. Hvornår Kopiér vælges, vil et søgefelt vises, der et budget kan vælges.

Når et budget kopieres, er det nøjagtig alt som er registreret i budgettet, der kopieres.

Det er også mulig at kopiere deler af budget, ved at først vælge budget og siden én eller flere ordrer.

Generelt

Ved å klikke på Ny flyttes du til fanen Generelt. Udfyld felterne, derefter kan du enten skabe skitse eller ordrer.

Produkt	Budgetudskrifter og fakturaer kan deles op pr. produkt. Bruges for statistik.
Campagne	Du kan koble flere budgetter til en campagne, du kan brug ei udskrifter og rapporter.
Kontact	Kan udskrives på faktura.
Job	Hvis budgettet skal knyttes sammen  med et job, skal et job hentes op. Ellers kobles budgetter sammen med job for at kunne trække statistik ud.
Referencenummer	Udskrives på budget, faktura og i rapporter.
Aftale	Kundeaftale er en obligatorisk oplysning på budgettet. Det er afgørende for budgettets alle ordrer (såfremt ikke afvigende aftaler oprettes på ordrer)
Fakt dato
Faktureringsvaluta/kurs	Se separat beskrivelse over valutahåndtering
Gruppe	Hvis man f eks booker indtægter pr. gruppe (afdeling inden for selskabet) kan man bestemme, at dette felt er obligatorisk. Det indebærer, at budgettet ikke kan gemmes før gruppe er angivet. Gruppe kan også hentes in som default fra kundeoplægget.
Ejer	Budgetejer. Valen af "Kun egne" går efter budgetternes ejere. Er også et søgekriterium i bl.a. afstemning mediafakturaer.
Aktiv	Ved at fjerne markering fra feltet Aktiv kan man deaktivere budgettet og på den måde undgå at få det med på listen over aktive budgetter. Påvirker ikke fakturering eller andet.
Kommentar	Feltet Kommentar er en intern kommentar, som kun fremgår af dette billede.
Godkendt af og Dato	Her kan man angive hvem, hos kunden, som har godkendt budgettet og hvilket dato det blev godkendt.
Beregn kredit på planlagte ordrer	Vælg hvis også planlagte ordrer skal medtagesi kundens kreditlimit.
Budgetmærkning 1, 2, 3	Egen valgfri mærkning for udskrift i rapporter.
Tabelregistrering	Se separat manual.

Skitse

Ud fra budgetskitsen kan du lave flow charts, detaljerede økonomiske budgetter og Marathonbudgetter. Skitsen henter information fra Mediedatabasen og beregner CTC ifølge kundeaftalen. Dette er en ren skitse, og rører ingen ordinær beordring i systemet.

Det er mulig at lave flere skitser parallelt og bruge som kampagneforslag, og bagefter automatisk forandre skitsen til ordrer på budgettet uden at skulle behøve lave nye. Ordrerne får status ”Planlagte”. Skitsen kan udskrives til PDF og Excel/Regneark.

Sådan laver du en skitse:

Vælg ny budget og indtast kunde og aftale under Mediebudgetter. Klik på fanebladet Skitse.

Klik Ny, angiv navn og eventuel kommentar.

Vælg media og klikk på Mediadatabase. Du får da oplysninger om placering, farve, format, antal indrykninger, mulige indrykningsdatoer og Brutto.

Klik Opdater ordre inde i Mediedatabasen. Oplysningerne importeres til skitsen.

Skriv eventuel forhandlet rabat ind.

Indrykninger i TV, radio, søgmotorer, internet og kino må registreres manuelt uden for mediadatabasen.

Gem

Udskrift

Med skræddersyede udskriftsskabeloner kan du udskrive en detaljeret økonomisk plan.

Flow chart

Under flow chart vises en oversigt over indrykninger pr. dag eller pr. uge (indrykningsdatoer skal være angivne på skitsen). Klik på Til Excel for udskrift.

Create orders from draft

Når alt er blevet godkendt kan du skabe Marathon- ordrer ud fra skitsen. Klik på Skab ordre. Hvis der allrede eksitserer ordrer på budgettet vises en advarsel.

Registrer ordrer

En ordre opdeles i en række elementer:

Generelt	Her angives den generelle information for ordren.	Indrykninger	Her registreres de enkelte indrykninger, som igen kan bestå af flere priselementer.

Funktioner i ordrefanebladet:

Ny	Skab ny ordre.
Åbn	Åbner ordre.
Slet ordre	Sletter ordre; kun bookede ordrer kan slettes.
Split	Del en ordre op i flere ordrer.
Booke	Ændr status til booket ordre.
Udskrift	The printout can be sent to the media directly from Marathon.
Import	Importér en ordre fra et andetr budget. Notér dogm at ordren da forsvinder fra det oprindelige budget.
Kredit	Viser kreditlimit og hvor mye der er brugt af krediten.
Korrigér markerede	Vælg flere order og klik på Korrigér markerede. Afkryds felterne, du vil ændre og klik OK. Det nye information vil komem på alle ordrer, du valgte.
Provisioner	Vider de forkellige provisioner, ordrens media yder. Du kan redigere provisonerne her.
Søg ordre	Søg en specifik ordre på budgetet.

Brug mediedatabasen som støtte ved oprettelsen af nye ordrer. Oplysninger, der hentes fra mediadatabasen, er sektion, placering, enhed, bredde, højde, format og farve.

Se separat beskrivelse af mediedatabasen

Beskrivelse af felterne i ordrehovedet

Produkt	Kommer fra budgettets produkt. Kan ændres.
Referencenummer	Kommer fra budgettet. Kan ændres.
Alt. Ordrenummer	Heri kan man angive et alternativt ordrenummer for lettere at kunne matche mediafakturaen.
Overskrift	Udskrives på ordreseddelen, budgettet, fakturaen, afstemninger og rapporter.
Andet	Bemærkning til mediet, udskrives på ordreseddelen
Bemærkning på faktura	For så vidt Andet også skal udskrives på budget og faktura.
Levering af materiale	Den måde, materialet leveres på
Materialeleverandør	Oplysninger om materialeleverandør kan indtastes på kunden i basisregistret og vises så automatisk her.
Ordrestatus
P Planlagt
R Booket ordre
I Standset ordre
X Rettelse
RF Bogstaven F indikerer, at ordren er fordelt

Indrykninger

Under fanebladet Indrykninger registreres Nye indrykninger, eksisterende Åbnes og der kan lægges Rabat ind på en eller flere indrykninger. Hvornår Mediadatabasen bruges oprettes indrykningerne automatisk og vil være tilgængelige for yderligere bearbejdning.

For at tillægge rabatter, priser og provisioner på flere indrykninger markeres indrykningerne ved at holde Ctrl-knappen nede.

Indrykningsstatus	Du kan ændre status på indrykninger i en definitiv ordre til S - må ikke faktureres og A - Aconto. Økonomiafdelingen kan også hjælpe med at oprette nye indrykningsstatuser i Basisregistret (Basisregister/Med/Indryknigsstatuskoder)

Der findes to yderligere statuser: P – Planlagt og I - Standset.

Merværdi	Ved tidspunktet for annoncekontrol kan du angive den reelle placering, annoncen fik og regne eventuel merværdi ud.
Rapporteringskode	Du kan mærke en indrykning for at skulle bruges i rapporter.
Kreditér fördelning	See separat manual (Media Økonomi)
Debitér fordelning	See separat manual (Media Økonomi)
Kreditér	See separat manual (Media Økonomi)
Læg til tillægskode	Her kan du angive andre omskostninger udøver medieomkostning, på indrykningen.

Under fanebladet Indrykning registreres nye indrykninger ved at vælge Ny. Her angives Indrykningsdato og evt. Udgave på aviser.

På øvrige medier kan man angive fra og med dato og til og med dato som vil fremgå af den grafiske oversigt. Fra og med datoen bliver indrykningsdato.

Fanebladene Øvrigt, Afstemning og Korrigering viser information over annoncekontrol, afstemninger og fordelninger.

Priselement

For at oprette et priselement namuellt, klik Ny. Udfyld information for priselement og klik på Gem. Farvetillæg og andre tillæg registreres på separate priselementer.

Når et priselement skal slettes, åbnes den først hvorefter, der vælges Slet priselement. Hvis det er en hel indrykning, som ønskes slettet vælges Slet indrykningen inde på indrykningen.

Efter afslutning af registrering af priselementer afsluttes med, at vælge Gem på indrykningen.

Fordelning

Du kan fordele budgetter og ordrer. Valget foretages i fanen Fordeling på budgettet. Hvis du vælger Ordre, vil samme faneblad sktiveres i ordrelisten.

Afkryds "Brug fordelingsnøgle ved nye ordrer" hvis du vil, at skabelonen skal foreslås på budgettets nye ordrer.

Du kan lægge til et indrykningsgebyr manuelt, hvis beløbet er andet end det på aftalen. Du kan også justere indryksgebyret manuelt, hvis kunderne i fordelningen normalt har forskellige indrykningsgebyrer.

Du kan også angive referencenummer, overskrifter og ordregebyrer på fordelningen.

Samannoncering

Ved en samannoncering/ -kørsel aktiveres fanebladet Samannoncering.

Ny	Læg til et nyt medium i samkørselen.
Åbn	Åbn for at redigere fx afvigende format og indrykningsdatoer mm.
Slet media/Slet umarkerede	Fjern media fra samannonceringen
Korrigér markerede	Gør valgte ændringer på flere media på én og samme gang.
Fordeling/Samannnoncering

Under fanebladet Fordeling/samannoncering kan man fordele, hvilke forhandlere, der skal med i hvilke media.

Øvrigt

Under Øvrigt-fanebladet ligger oplysninger om valuta og anden information

Ordredato	Dagen, ordren skabtes.
Kurs	Faktureringskurs
Faktureringsvaluta	Se separat beskrivelse over hvordan valuta håndteres i Marathon
Aftale	Hvis der findes en afvigende aftale på en specifik ordre
Gruppe	Ændres, hvis ordren har en anden gruppe en den fra mediebudgettet.
Fakturers med indrykninger fra	Begræns listen til kun at omfatte indrykninger fra og med et vist år
Omregningsmåde prisændring/årsaftale	Vælg hvis priserne må regnes om ved endringeri priser og årsaftale.

Når ordren er blevet gemt kommer du tilbage til budgettet og kan oprette næste ordre.

Booke/Skriv ud

Du kan skrive et ordre ud efter at den er blevet booket.

Lokal udskrift	Udskriv til PDF.
Fax/E-mail	Send via Marathons sendekø pr. fax eller e-mail. Adressen hentes fra mediedatabasen. Det er dog mulig at skrive nummer/adresse ind manuelt. De brugte adresser gemmes i systemet og hentes ved at klikke på listesymbolet i feltet.

Kolonnen Udskrevet viser udskriftsstatus på ordren.

P = udskreven PDF.
F = faxet
M = e-mailet
N = ikke udskrevet

Hvis bogstaverne er røde, er ordrene ikke sendte. Åbn ordren og gå ind i fanan Sendekø og se, hvorfor ordren ikek er blevet sendt.

Udskrifter

Du kan skrive ud budgetter, materialespecifikation og budgetinfo, som du eksporterer til Excel.

Planudskrift	Vælg mellem forskellige selekteringer, fx hvis ordreanvisning skal udskrives eller en linie for signering då budgettet skal sendes til kunde. Vælg også sorteringsorden.

Skriv budgettet ud som PDF eller send direkte som fax eller e-mail.

Skriv ud flowchart

En flow chart er en udskrift I selve har designet og den kan udskrives som Pdf eller til Excel. Du kan selektere på budget, kunde, ordre, osv. Du kan også skrive flere budgetter ud i samme flow chart. Hvis du har flere flow charts, vælg én i feltet Udskriftsskabelon.

Eksport

Vælg ét eller flere budgetter, du vil eksportere. Vælg siden kolonner, der skal eksporteres. Du kan selektere på ordre og indrykningsperiode. Vælg også kolonnen, udskriften skal sorteres på.

Eksporten udskrives i Excel.

Materialespecifikation

Du kan skrive ud en teknisk beskrivelse, en materialespecifikation på ét elelr flere budgetter. Du kan vælge hvis udskriften skal omfatte én ordre, flere ordrer eller en indrykningsperiode.

Sendekø

Under Sendkø er der mulighed for, at se om ordrer og budgetter er blevet sent af sted via fax eller e-mail.

Status	Angiver om faxet/mailen ligger i kø, er sendt eller er stoppet.
Bruger	Som har sendt udskriften af sted.
Firma	Som udskriften er sendt fra.
Type	Af udskrift (Ordre eller Budget).
Kode	Identiteten for udskriften som består af ordre- eller budgetnr. + et løbenummer.
Modtager	Navn på modtager i de tilfælde, hvor det findes.
Fax/e-mail	Faxnr. eller mail-adresse hvortil ordren eller budgettet er sendt.
Forsøg	Antal gange som systemet har forsøgt at sende udskriften af sted.
Seneste forsøg	Tidspunktet for seneste sendningsforsøg.
Fejl	Årsagen til et eventuelt mislykkende.
Skabt	Tidspunktet for sendning.

Knappen Standse anvendes til, at stoppe en udskrift som ligger i kø. Med Genstart kan den sendes af sted igen og med Vis fremvises selve udskriften i PDF.

Forespørgsler

I Media: Forespørgsel kan du søge information med forskellige slekteringer. Du får en liste med indrykninger op, som du kan fordybe dig i.

Søg	Søger i følge din selektering.
Gem default	Gemmer din selektering som default; din selektering bliver da foreslået næste gang, du logger ind.
Tilbagestil	Tilbagestilelr seleketeringerne til default.
Nulstil	Tilbagestiller alle selekteringer til nul.
Gem selektering	Navngiv og gem en selektering, så kan du søge den op i en liste.
Importér selektering	Henter gemte selekteringer fra listen.
Fra år	Begræns indrykningsliten med et fra og med -år.

Åbn	Åbn for at se en indrykning og fordybe dig i den. Dette er kun en lesevy; redigering er ikke mulig her.
Korrigér markerede	Funktionen muliggør ændring af indrykningsstatus på én elelr flere indrykninger. Funktionen påkræver adgang.
Booke	For at booke én eller flere indrykninger. Funktionen påkræver adgang.

I fanen faktura vises havd der er faktureret kunden. Vælg faktura og klik på vis.

I fanen Mediefaktura vises fakturaer, der er modtagene fra mediet. Åbn en faktua for at skulle se på hvilken måde, beløbene er fordelte mellem brutto, rabatter, netto, provisioner og net-net. Har I scannet mediefakturaerne kan dui se fakturakopi ved at klikke på Vis. Du kan også se beløberne i Excel med Eksportfunktionen.

Under fanebladet Afstemning fremgår det om kunden er faktureret og med hvor meget samt om vi har modtaget mediefakturaen og evt. opståede differencer.

Rapporter

Rapporter findes for udskrift i Media: Rapporter: Se separat manual over hvordan rapporter bygges. Selekteringn er den samme som i Forespørgsel, fosrkellen er at hver rapport er forutbestemt at vise specifik information.

Vis	klik på Vis for at se rapporten. Du kan se den direkte i Marathon, som PDF eller eksportere den til Excel.
Tilbagestil	Tilbagestiller seleketeringerne. Hvis selekteringerne er forudbestemte i rapporten, tilbagestilles til disse.
Nulstil	Tilbagestiller alle selekteringer til nul.
Gem	Gemmer kopi af rapporten med nåværende selekteringer i listen over rapporter.

Vælg summeringer, f eks pr. ordre og indrykning, kunde, media, media type, etc.