Media ekonomi

Fakturering

Faktureringen sker i Classic, 08-70-10.

Olika selekteringar kan göras på införingsdatum, plannummer, kund, kundkategori osv.

Löpande fakturering	Om man sätter blankt kommer allt ut oavsett om avtalet har "Löpande fakturering"eller ej. Vill man bara fakturera ut de planer/ordrar som enligt avtal har "löpandefakturering skall valet vara J.
Även ej kontroll	Sätter man J kommer införande med även om de inte är annonskontrollerade under förutsättning att man anger plan eller ordernummer.
Ref-nr saknas	Om N så faktureras ordrar där ett referensnummer ligger inlagt - då parametern på kunden "Fakturera bara ordrar med ref. nr" är ikryssad.

Ref-nr saknas = J så faktureras alla planer/ordrar där referensnummer är blankt och där man dessutom på kunden har sagt att det måste anges.

Om Ref. nr saknas = blankt kommer allt ut men endast vid provutskrift.

I Basregister på kunden finns en parameter "Fakturera bara ordrar med ref. nr". När denna är vald måste parametern vara J. Vid felaktig kombination av val kommer följande felmeddelande upp och fakturering tillåts inte.

Debet/kredit	0 = allt faktureras ut. 1 = bara debetfakturor skrivs ut. 2 = endast kreditfakturor skrivs ut.S = debet-och kreditposter faktureras ut på separata fakturor.
Korrigeringar	Införanden som markerats med korrigering (x) kan faktureras ut separat.	J = tag med korrigeringar. N = tag inte med korrigeringar S = fakturera ordinarie fakturering och korrigeringar på separata fakturor.
Tvinga fram en faktura/kund	Genom att sätta J överstyr man kundens minibelopp för faktura.

Allmän fakturatext kan man skriva in inför varje fakturering men om det är en text som skall vara en längre tid kan man lägga in den i 08-70-11.

Kreditera faktura

Om hela fakturan blivit fel kan den krediteras (vändas) i Classic 08-70-12.

Stoppa inf. för fakt.	innebär att vid vändning av fakturan så stoppas alla införande för fakturering. Vid N blir införandena definitiva och kan korrigeras samt faktureras igen.
Maila kunder med mailadress för fakturor	Fungerar ej. För att mejla fakturor gå till Ekonomi: Fakturadistribution (se separat manual).

Kreditera införanden

Öppna order och införande. Markera det införande som skall krediteras och använd knappen Kreditera.

Införandet vänds, det vill säga läggs som ett kreditförande och får en korrigeringsmärkning. Den innebär att man kan välja att fakturera ut denna kredit separat i den löpande faktureringen

Denna kreditering innebär att hela införandet inkl. ev. Införingsavgift och kapitalkostnad krediteras.

För att kreditera ett införande utan att ta med införingsavgift och kapitalkostnad kan man undertrycka dessa avgifter.

Undertryck (välj bort) införingsavgift och /eller kapitalkostnad under fliken Övrigt inne på införandet.

Kreditera del av fördelning

Exempel:

Kunden Sas Norge skall krediteras och istället debiteras kunden SAS Sverige.

1. Öppna ordern och markera det införande som skall korrigeras. Använd Kreditera fördelning.

2. Markera den faktura som skall krediteras och tryck OK.

3. Markera införandet som skall debiteras. (ursprungliga införandet, ej krediteringen)

4. Använd Debitera fördelning.

5. Markera den post som skall debiteras på nytt och OK. (SAS Norge-delen)

6. Markera det nya debetinförandet och öppna. Under fliken korrigering skall kund ändras till SAS Sverige och en ev. fakturakommentar kan läggas till.

Spara och 2 nya fakturor skrivs ut vid nästa fakturering. En kredit till SAS Norge och en ny debitering till SAS Sverige.

Vänd del av faktura

I 08-70-14 kan man välja att vända en del av en faktura. Ange fakturanummer och tryck Enter. Här kommer alla införanden upp och genom att markera med * (mellanslagstangenten) väljer man vilka som skall vändas, det vill säga krediteras.

OBS! Dessa krediteringar syns bara i Classic.

Acontofakturering

Det finns två sätt att acontofakturera:

1.Kunden förskottsfaktureras och en kontrollerad avräkning sker.

Initiera ett aconto i Classic 08-70-20. Ange kund, fakturadatum, förfallodatum och välj sedan 3=Ändra avräknas mot. Ange samma kundkod och gör eventuellt en begränsning av vad acontot ska räknas av mot genom att ange period och/eller plan- och ordernummer. Observera att man inte kan räkna av ett aconto mot en annan kund.

Registrera aconto text och belopp i 08-70-21.

Skriv ut acontofakturan i 08-70-23.

När det sedan är dags för avräkning så görs det i 08-70-24. Här anges acontonumret som ska räknas av. Eventuell över-/underskott faktureras ut i form av en debet eller kreditfaktura och acontot töms.

2. Kunden förskottsfaktureras och avräkning sker efterhand som annonser införts och annonskontrolleras.

På avtalet anger man ”Löpande acontoavräkning = J”

Initiera ett aconto i Classic 08-70-20. Ange kund, fakturadatum, förfallodatum och välj sedan 3=Ändra avräknas mot. Ange samma kundkod och gör eventuellt en begränsning av vad acontot ska räknas av mot genom att ange period och/eller plan- och ordernummer. Observera att man inte kan räkna av ett aconto mot en annan kund.

Registrera acontotext och belopp i 08-70-21.

Skriv ut acontofakturan i 08-70-23.

Vid det vanliga faktureringstillfället i 08-70-10 sker en automatisk avräkning av acontot. Den del av acontot som inte blir avräknat sparas till nästa gång något som är kopplat till acontot faktureras.

Att tänka på

Vid fakturering i 08-70-10 på kunder med avtal som säger ”Löpande acontoavräkning” tar systemet det äldsta acontot och börjar med den. Om inget uppfyller villkoret som är satt för det acontot så fortsätter den med nästa aconto.

Ett problem som kan uppstå är om man dels har allmänna aconton (dvs aconton som inte är riktade mot specifika planer/ordrar), dels aconton som är bundna till specifika planer. Systemet tar på de allmänna acontona inte hänsyn till de som är låsta mot en specifik plan utan avräknar mot allt den kan.

Med listan 08-70-26 kan man se vad acontot kommer att avräknas mot som det ser ut just nu. Välj då Detaljer = J.

Avstämning mediadifferenser / Differenshantering

Bortbokningar av differenser görs i Media: Avstämning mediefakturor.

Selektering kan göras på avstämningskoder, ägare, kund, datum eller andra fält. Val som gjorts kan sparas för att slippa ändra varje gång man vill ta ut listan.

Diff netto/Diff Net-net	Har anges hur stora diffar som ska visas i listan. För att slippa se alla införanden ange åtminstone 1-999 999 999 i Diff Net-net. Inställning för att se bortbokade differenser är 0-999 999 999 på båda fälten.

Beloppet i listan som visar Diff Net-net stäms av mot medieavräkningskontot. Skall man stämma av avräkningskontot mot differenslistan skall man välja till och med bokföringsdatum, inget annat.

Ställ in kolumnerna så att relevant information syns. Valet av kolumner görs med listknappen […] längst till höger i rubrikraden.

Öppna

Skapa korrigeringar	Skapar ett nytt införande av det markerade införandets net-net-differens, i minus eller plus beroende på om differensen är positiv eller negativ. Det nya införandet kan sedan faktureras kunden.
Boka bort	Se nedan.	Avstämningskod	Möjlighet att ändra införandets avstämningskod.
Avstämningskommentar	Lägga till eller redigera avstämningskommentar.
Byt ordernr/införingsdatum	Ger möjlighet att flytta mediafakturan som ligger registrerad på införandet till ett nytt införande. Se nedan för utförligarebeskrivning.
Byt ägare/kund	För att byta planens ägare eller kund. Byte av kund på fakturerad plan kräver en parameterinställning som tillåter det.
Visa faktura	Visar en fakturakopia i PDF-format.
Utskrift	Skriver ut avstämningslistan. Kräver utskriftsmall som måste beställas separat från Kalin Setterberg om det inte finns.
Tillbaka	Gå tillbaka till selekteringsvyn.

Boka bort differenser

Markera en eller flera rader och tryck på Boka bort.

När man gjort detta kan man inte ångra!

Uppdatering till bokföringen görs sedan i Classic 08-80-22.

Verifikationen bokförs direkt i bokföringen på de konton som ligger angivna i medieparametrarna under fliken Avstämning.

Flytta mediefaktura till annan order eller inf. datum.

Med funktionen Byt ordernummer /införingsdatum kan man flytta en felregistrerad mediefaktura.

Markera ordern och klicka på knappen.

Ange mediefakturan (finns att välja i sökboxen) och ange ordernummer + införandedatum dit fakturan skall flyttas.Man kan bara flytta till en existerande order och införingsdatum.

Ange belopp om endast del av fakturan skall flyttas.

Byråavräkning

För de kunder vars avtal säger att reklambyrån ska få del av provision, arvode och avgifter används byrån på kunden för att kunna skapa en byråavräkning. När man skriver ut byråavräkningen skapas en leverantörsfaktura som lägger sig på motsvarande leverantör i leverantörsreskontran och som sedan blir utbetald precis som vilken annan leverantörsfaktura som helst.

Upplägg av byrå sker i Basregister/MED/Kunder/Byråer.

På kunden i Basregister/MED/Kunder/Kunder anges därefter byrån under fliken Parametrar 1.

I avtalet i Basregister/MED/Kunder/Avtal ställs in hur stor del/hur många procentandelar av införingsavgift, förmedlingsersättning och kapitalkostnad som ska ges vidare till byrån.

- Print the invoice and the agency settlement in 08-71-10.

Välj byrå och bokföringsdatum eller annan selektering. Olika selekteringar kan även göras om det är så att ex. endast ett visst media skall avräknas på en viss plan.

Betalda fakturor	J = Skapar bara avräkning för de kundfakturor som betalats.
Redan uppdaterade	J = Möjlighet till omutskrift av specifikationen.

I 08-71-20 har man möjlighet att redigera ännu ej avräknat. Fyll i byrå och tryck enter. Tryck F1 för att komma åt att redigera. Denna redigeringen korrigerar bokföringen av kundfakturan så att den överensstämmer med korrigeringen som görs.

Fakturera projekt tillsammans med mediafakturan i 08-70-10.

Parameterinställningar som skall göras inne i Basregister/Med/Fakturering, Inkludera fakturor skapade i PRO = X

Mediefakturamallen (utskriftsmall) skall uppdateras så att den hämtar information från projektredovisningen.

Skapa en faktura som vanligt inne i Justering/Fakturering och koppla den till mediaplanen. Det görs under fliken Parametrar.

Utfaktureringen sker i Classic 08-70-10.

Registrering mediefakturor

Registrering av mediefakturor görs i Media/Registrering mediefakturor.

Sök genom att ange ordernummer och/eller medie, leverantör, kund, införingsdatum.

Om mediet är kopplat till en leverantör (inne i basregistret) kommer denna upp automatiskt. Om ingen leverantör ligger inlagt på mediet måste leverantör anges under Registrering.

Om mediet har annan valuta registreras och visas alla belopp i denna valuta.

Fakturanumret kan anges direkt i sökbilden eller senare är man sparar fakturan.

Alla införanden som matchar selekteringen visas i en lista. Välj fram/dölj kolumner i boxen med listknappen längst till höger så att listan visar önskad information.

Om differens finns mellan införande och faktura så korrigeras differensen direkt på införandet. Markera införandet och Öppna och ange fakturabeloppet i kolumnen Denna fakt.

I fälten längst till vänster kan man infoga rabattkod eller lägga till en tilläggskod. Då öppnas fälten upp för inmatning av belopp.

Vill man reklamera en felaktig faktura kan man göra det direkt via knappen Spara och Reklamera.

Ordrarna blir X-markerade när de är korrigerade och sparade. Ser man att ordern är korrekt, markerar man direkt utan att öppna.

Alla ordrar som är markerade kommer med i fakturan. Spara om fakturan är ok.

Avbryt	Gå tillbaka till föregående vy.
Spara	Ange fakturanummer och bokföringsdatum för att kunna spara fakturan. Fakturan får ett veifikationsnummer efter man sparat.
Skapa order	Om en order ej finns inlagt men man ändå vill få med den i fakturan kan man skapa en order genom att klicka på Skapa order och ange införingsdatum.

Denna order får då ett tillfälligt ordernummer (900000-serie) då fakturan sparas. Detta ordernummer kan sedan bytas till ett riktigtordernummer i Avstämning Mediefakturor med Byt ordernr/ionföringsdatum, se ovan.

Infoga order	Får man inte träff på order eller om ordern inte kommit med i selekteringen kan man infoga den till fakturan. Klicka på Infoga order och ange ordernummer + införingsdatum och sedan OK.
Hitta order	För att söka efter en order i listan genom att ange ordernummer.
Vila faktura	Efter att ha påbörjat registreringen kan man lägga pausa registreringen utan att spara genom att klicka på Vila.

För att återuppta registreringen klickar man på Vilande fakturor istället för Sök och får då upp alla fakturor som ligger vilande. Markera och öppna så kan registreringen fortsätta där den avslutades.

Claim	You can send a claim (reclamation) directly from the program after your correction.

If you have a text that shall be shown automatically, you can write it (or several texts for different types of claims) in System: Base registers/Parameters, tab Claims. Use IMPORT TEXT and select from the list.

Before sending the claim you can check it with the function SHOW. Use SEND to email/fax the claim to the supplier.