Kunde og Prosjekt

Startsiden

Marathon er oppdelt i Frontoffice og Backoffice. De delsystemer eller underliggende delsystemer som en medarbeider ikke har tilgang til er deaktiverte. Ved å klikke på Kalin Setterberg - logotypen oppe i venstre hjørnet kommer du alltid tilbake til Startsiden.

Tar deg til Startsiden.

Ved å klikke på symbolet, eller ved å bruke Alt - tasten + Piltast ned, kommer du til de funksjoner som du har været inne i og ennå ikke avsluttet. Når du logger av Marathon slettes listen.

Anvendes for å gå fra en funksjon.

Viser hvor i Marathon du befinner deg.

Under tannhjulet finnes følgende valg:

Innstillinger	Generelle systeminnstillinger. Innstillingene gjelder kun brukeren din.
Nytt passord	Anvendes for å endre passord til Marathon.
Bytt firma	Anvendes for å skifte til et annet firma på samme Marathoninstallasjon
Support	Supportformular for spørsmål rørende Marathon, sendes til supportavdelingen på Kalin Setterberg.
Dokumentasjon	Link til docs.kase.se – Kalin Setterberg sin dokumentasjonsside, der du kan lese om alle nyheter i Marathon.
Utskrift	Anvendes for å lage en utskrift av aktuell skjermebilde til en fysisk skriver.
PDF	Anvendes dersom du vil lage en utskrift av aktuell skjermbilde i PDF - format.
Nytt vindu	Velg Nytt vindu for å åpne et nytt Marathonvindu.
Legg til som favoritt	Når du er på en side som du vil merke opp som favoritt, klikk da på Legg til favoritt, så ender den automatisk under Mine favoritter på startsiden.
Logg ut	Anvendes for å logge av Marathon

Lengst nede til høyre vises med rød tekst hvis det finnes urapporterte dager i Marathon Tid, fakturaer å attestere eller sendte faks/e-post i Marathons sendekø. Ved å klikke på teksten flyttes du enten till Marathon Tid, Marathon attest eller Sendekøen.

Funksjoner

Høyre museknapp	Bruk i tabeller for f eks direkteutskrift (Ctrl + museklikk på Mac)
Tab/Enter	Hopp til neste objekt/felt
Shift+Tab	Hopp til forrige objekt/felt
Alt + bokstav	F eks for Avbryt, velg Alt+ A
Page Up	Bla opp en side i tabell
Page Down	Bla ned en side i tabell
Ctrl+Page Down	Hopp til neste flik
Ctrl+Page Up	Hopp til forrige flik
Pil ned	Vis valgene du kan gjøre i ulike felter
Søkeliste med tre prikker	Vis valgene du kan gjøre i ulike felter
F1	Åpn søkeliste
F3	Hent den senest lagrete verdien i feltet
Hurtigsøksfelt	Skriv de første bokstavene i feltet for å redusere utvalget. Søking fungerer på flere ulike søketermer.
Hurtigsøk	En hurtigsøk -funksjon som åpner et nytt vindu med alternativ medens du skriver. Denne hurtigsøk innstilles i Innstillinger/Allment, som aktiverer funksjonen i alle felter der den kan brukes.

Tabeller i Marathon

Tabellkolonnene i Marathon kan avpasses; i hvilken rekkefølge de skal være, hvilken bredde de skal ha og hvordan tabellen skal sorteres.

Klikk på ruten med tre prikker oppe til høyre i tabellen og velg Kolonner. Da vises en liste med valgbare kolonner som du kan krysse av eller fjerne kryss fra dersom du ikke vil at de skal være med i tabellen

For å bytte plass på tabellene i listen, dra en kolonne til det andre stedet. Kolonnebredden kan justeres ved å ta i kanten på kolonnen og dra till rett sted

Når du klikker på en kolonnerubrikk, ser du en pil som enten viser nedad – da viser tabellen de laveste tallene øverst, eller oppad da de høyeste vises øverst.

Favoritter i Marathon

Favorittfunksjonen er tilgjenglig i de fleste tabeller i Marathon og betyr at hver bruker selv kan markere favorittene sine. Ved å høyreklikke på tabellen og velge kolonnen Favoritter vises favorittkolonnen. Innstill de forskjellige fargene ved å klikke en eller flere ganger i de hvite sirklene.

Opprett en ny favoritt ved å markere en rad og klikke i favorittkolonnen. Favoritten markeres med en sirkel. For å skifte mellom å kun vise favoritter eller alle rader, klikk i favorittkolonnen sin (tomme) overskriftsfelt. Alle utvalgsparametrer virker parallelt, også hurtigsøk. Man kan f eks altså hurtigsøke blant favorittene sine

Kunde og Prosjekt

I grunnvyen for Kunde og Prosjekt vises til venstre de kunder, som er lagt inn i systemet. Da du markerer en kunde, ser du alle prosjektene til kunden til høyre i bildet, hvis du avkrysser feltet Kunder og Prosjekt,

Dersom du avkrysser feltet Alle prosjekter, vil alle prosjekter vises i samme liste, uansett kunde

Forfalne prosjekter	Hvis det finnes prosjekter som har nået Deadline (dagens dato) vil de vises under Forfalne prosjekter. Også prosjekter med innlagt fakturadato, hvor ingen faktura er blitt utskrevet med den datoen eller etter den, vises her. Informasjonen vises kun for prosjekt- og produksjonsledere.
Kun aktive	Både på kunde- og prosjektsiden er det mulig å velge kun aktive prosjekter/kunder.
Kun egne	Kun egne kunder er kunder, der du er kundeansvarlig. Kun egne prosjekter er prosjekter der du er enten kundeansvarlig, prosjekt- eller produksjonsleder.
Eksport	Velg Eksport for å gjøre utskrift til Excel. Avkryss de kriterier som du vil ha med i utskriften. Alle poster utskriver alt, meden i følge utvalg kun skriver i følge din selektering (kun aktive, kun egne).
Stoppes	Stoppes gir en indikasjon til økonomiavdelingen/faktureringen, som avslutter prosjektet.

Høyreklikk i listen på søkeruten [...] eller klikk med høyre museknapp i listen for å velge kolonner og deretter hvilken informasjon som skal vises i kolonnene. Valgene lagres på brukernavnet ditt.

Kolonner i kundelisten:

Favoritter	Ofte brukte kunder kan markeres som favoritter
Kode	Kundens unike identitet.
Kunde	Kundenavnet.
KA	Medarbeiderkoden til den person som er kundeansvarlig.
Et lås	Et lås betyr at kunden er stoppet. En stoppet kunde har ikke noen aktive prosjekter og er ikke heller åpen for registrering av nye.
Gruppe	Gruppe kan brukes f eks når kunder har felles prosjektregnskap for flere selskaper

Kolonner i prosjektlisten:

Favoritter	Ofte brukte prosjekter kan markeres som favoritter
Kode	Prosjektet sitt unike identitet. Består av kundekode og et løpenummer.
Prosjekt	Prosjektnavnet.
Opprettet	Prosjektet sin oppretningsdato.
PL	Prosjektlederen sin medarbeiderkode.
Et lås	Et lås betyr at prosjektet er avsluttet.
Forf.	Rød markering viser at det finnes forfallne fakturaer på prosjektet.(én markering vises dersom fakturaen er forfalt med 8 dage, to markeringer med 31 dage)
Produksjonsleder	Medarbeiderkoden til produksjonslederen
Fakt.tekst opprettet	Dersom denne er markert betyr det at det finnes en fakturatekst inne i fakturafliken på prosjektet.
Produksjonsleder	Medarbeiderkoden til produksjonslederen
Lager	Viser hva som ligger i lager på prosjektet.
Valuta	Viser basisvaluta på prosjektet. Brukes kun ved flervalutahåndtering.
Prosjektsort	I kolonnen vises prosjektsorten (E=eksternt, I=internt, 9=ikke prosjektrelatert, G=Gruppefelles, J=spekulasjon.)
Budsjett	Markering viser at et budsjett finnes på prosjektet.
Stoppes	Et kryss i kolonnen viser at prosjektet er ferdig til å avsluttes (Gir indikasjon til økonomiavdelingen, at de kan lukke prosjektet.)
Lager Honorar	Viser beløp honorarslager
Lager Innkjøp	Viser beløp innkjøpslager
Lager Øvrigt	Viser beløp øvrigtlager
Fast pris	Viser beløp, dersom prosjektet er blitt tildelt en fast pris.
Deadline	Viser dato, dersom prosjektet har en sluttdato.
Fakt. dato	Dersom fakturadato skrives inn på prosjektet, vises datoen her (aktiveres i Grunnregister/Pro/Kunder og Prosjekt)
Fakturert	Viser hva som er fakturert på prosjektet (inkl. akonto )
Marathon Tid	Avkryss, dersom prosjektet må være med i Marathon Tid.
Lokalt navn	Lokalt navn- dersom registrert på prosjektet.
Referansenummer	Referansenummer -dersom registrert på prosjektet.
Stoppdato	Vises, dersom prosjektet er stoppet.
Startdato	Startdato- dersom registrert på prosjektet .

For å vise kolonnene i en annnen rekkefølge , kan du dra dem med musepekeren og slippe, der du vill ha kolonnen. Klikk i overskriften på den kolonne som skal styre sorteringen.

Oprettelse av kunder og prosjekter

I kunde- og prosjektlisten kan du opprette nye kunde og prosjekter. Dette forutsatt at økonomiavdelingen har aktivert funksjonen. Det er også de som bestemmer hvilke felter som skall utfylles, derfor kan deres registreringsbilde skille seg fra manualen sine eksempel.

Ny kunde

Klikk på knappen Ny ovenfor kundelisten Angi Kunde-ID og klikk på OK.

Kunde-ID	Den unike kundeidentiteten kan bestå av opp til fire tegn.
Navn	Fullstendig kundenavn (vises på bl.a fakturaer)
Intern benevnelse	Den interne benevnelsen kan brukes for å identifisere kunden med en egen benevnelse, som vises som kundenavn i Marathon men på fakturaer til kunden vises i stedet kunden sitt fullstendige navn
Kundeansvarlig	Systemet foreslår automatisk den innloggete som kundeansvarlig men det går selvfølgelig å endre medarbeider.
Kundekontakt	Navn på kontaktperson hos kunden.
Overkunde	For bedre å kunne trekke statistikk kan du knytte kunder sammen med overkunder. F eks kan Volvo være overkunde for Volvo Norge og Volvo Sverige
Kategori	Kundekategori kan brukes til å kategorisere kundene for statistik.
Mva.	For at Mva - beregningen i systemet må fungere må du utfylle rett mva - type for kunden.

• Innenriks Ordinær mva - sats for kunder innen for landet.

• Utenlands Mva - fritt for kunder uten for EU.

Vat	Kunder med mva -kode Utenlands må ha Vat - nummer.

Ved å klikke på Kopier fra, kan du hente inn opplysninger fra en allerede registrert kunde. Observer at hvis du har skrevet noen tekst før du kopierer, vil det bli overskrevet med den nye informasjonen.

Nytt prosjekt

Marker kunden og klikk på Ny i prosjektdelen.

Angi prosjektnummer dersom dere bruker manuelle prosjektnummer. Ellers får prosjektet automatisk et nummer når den lagres. Nummerfeltet er i så fall ikke aktivt.

Kunde-ID	Den kunde du har markert skrives inn med automatikk.
Benevnelse	Prosjektet sitt navn.
Prosjektledere	Systemet foreslår automatisk den innloggete som prosjektleder, men det går selvfølgelig å endre.
Produksjonsledere	Som oven.
Prosjektbeskrivelse	Prosjektbeskrivelse kan vises på prosjektet
Sort:
Eksternt	Prosjekter for eksterne kunder (debiterbare)
Spekulasjon	Pitch/spekulasjon. Dersom oppdraget blir sikkert, kan prosjektet merkes igjen til Eksternt.
Internt	Internt, ikke debiterbart prosjekt
Gruppe	Eksternt prosjekt innen for konsernet
Arbeidssort	Du kan angi opp til tre forskjellige arbeidssorter.
Kundekontakt	Kontaktperson hos kunden.
Masterprosjekt	Prosjekter kan knyttes sammen med hverandre for bedre å kunne trekke ut statistikk. F eks kan prosjektet SAS 0002 være masterprosjekt for SAS 0004 og SAS 0005. På den måten kan prosjektene analyseres enten hvert for seg eller sammen alle tre.
Særskilt fakturatekst	Du kan skrive inn en tekst som skal vises på alle fakturaer til prosjektet. Teksten kommer som forslag men du kan velge å fjerne den ved selve faktureringen.
Vår ref på faktura	Angis dersom en annen referanse enn prosjektlederen skal stå på fakturaen
Marathon Tid	Genom att kryssa i rutan aktiveras projektet för registrering av tid i Marathon Tid
Gruppe	Den prosjektgruppe som prosjektet tilhører
Kostnadssted	Dersom prosjektinntektene skal føres inn på en spesifikk resultatenhet
Fast pris	Skriv inn prisen dersom prosjektet har en fast pris. Du kan siden sammenligne registrert og fakturert pris med den faste prisen.
Deadline	Hvis prosjektet har en sluttdato, angi den her. Syns også i visse rapporter.
Mva.	Angi mva.-type for prosjektet.
Fakturadato	Dersom fakturadato angis, vises den på forfalte prosjekter i bunnen på Marathon-vinduet.
Kopiera från	Ved å klikke på Kopier fra kan du hente inn opplysninger fra et allerede registrert prosjekt. Observer at hvis du har skrevet noen tekst før du kopierer, vil det bli overskrevet med den nye informasjonen.

Analyse

Under fliken Analyse kan du se aktuell status for prosjektet. Understrekede rubrikker indikerer at du kan fordype deg og klikke frem mer informasjon.

Valuta	Marathon har støtte for håndtering av flere valutaer. Du kan velge en annen valuta enn den egne - beløpene regnes da om i følge angitt valutakurs i Grunnregister/Generellt/Valutaer.
Honorar/Innkjøp/Øvrigt	I rullegardinsmenyene kan du velge hvordan informasjonen presenteres når du fordyper deg via de understrekede overskriftene.

Dersom du f eks velger Kat/Kode/Med når du kikker på Honorar, viser Marathon først all informasjon oppdelt pr. kategori, ved neste klikk pr kode og deretter pr. medarbeider. Ved å enda klikke på medarbeider sir du detaljer dvs. medarbeiderens tidsrapporteringsrader med kommentarer..

Vis kun innlest tid	Dersom ruten ikke er markert, viser Marathon al tid som er innrapportert på prosjektet. marker ruten Dersom du kun vil se de timer, som er oppdaterte til økonomisystemet
Sum masterprosjekt	Viser statistikk for alle prosjekter som er sammenkoblet gjennom et masterprosjekt. Masterprosjekt presiseres eller endres i fliken Grunnopplysninger.
Vis periode	Under fliken analyse vises vanligvis prosjektets aktuelle status, men ved å klikke i ruten Vis periode og siden angi datointervall, vises data kun fra den perioden. Observer at Fakturert viser hva som ble fakturert av det som er registrert under valgt periode.
Fast pris	Fast pris kan skrives inn vid registrering av prosjektet eller i fliken Grunnopplysninger (dersom feltene er aktive).
Budsjett	Kolonnen viser totalsummer av budsjettet oppdelt på honorar, innkjøp og øvrigt. (Dersom parameteren Inkluder kun bekreftede budsjetter er påslaget, vise her kun bekreftete budsjetter.)
Antall	Viser antall rapporterte timer, antall innkjøp og antall øvrigtposter.
Registrert	Kolonnen viser verdien av opparbeidet honorar, innkjøp og øvrigt.

Ved honorar bygger verdien på antall timer multiplisert med de timepriser (alt. Pris pr. kode) som foreligger i Marathon.

Ved innkjøp vises innprisen (kostnaden) pluss tillegg.

Justert	Justeringer av det registrerte beløpet. Gjøres oftest i forhold til fakturering eller da prosjektet avsluttes. Klikk på understrekningen for å se justeringsdetaljer.
Fakturert	Kolonnen viser hva som hittil har blitt fakturert på prosjektet Se videre informasjon neden.
Lager	Det beløp som kan faktureres. Lagret avser registrert beløp pluss eventuelle justeringer minus fakturert beløp.
Akonto	Her ser du hvis der foreligger akontofakturert (dvs. ikke fakturert fra lager) som ennå ikke avregnets fra lagret. Da akontoen regnes av fra lager legges det fakturerte beløpet i kolonnen Fakturert.

Klikk på kolonnerubrikken Fakturert. Du kan da se hva som er blitt fakturert. Bildet nedenfor vises

Her vises fakturaene bakom beløpene og hva de avser. Ved å klikke på fakturanummeret til venstre for datoen ser du hvilke poster som ligger til grunn for fakturaen. Klikk på arken til høyre for fakturaopplysningene så åpnes fakturaen i Pdf - format slik som ser ut hos kunden. Dersom der er en rød markering i kolonnen Forf er det en indikasjon på at fakturaen er forfallet.

Grunopplysninger

Her kan du se alle prosjektopplysninger som ble registrerte ved opplegget eller som er blitt kopiert fra kundeopplysningene.

Du kan endre opplysninger ved å klikke på Endre. Du kan endre på alt uten prosjekttypen og gruppetilhørigheten, de må gjøres ved økonomiavdelingen.

Dersom intet er registrert på prosjektet kan det slettes. Klikk på Slett.

Autoriserte

I fliken Autoriserte kan du se hvem som er prosjektledere og kundeansvarlig og hvilke som har adgang til å arbeide i prosjektet.

Pris

I fliken Pris vises hvordan prosjektet er satt pris på. Prisen vises oppdelt på honorar, innkjøp og øvrigt.

Dersom prosjektet har en fast pris står det øverst.

Siden vises avvikende timepris fra medarbeidernes ordinære timepriser. De avvikende timeprisene kan ikke endres her, uten endringer må gjøres i Backoffice.

****/*** betyder alle medarbeidere resp. alle arbeidskoder.

Eksempelet i bildet oven sier at alle medarbeidere koster 1 500 kr på alle koder unntatt Carl Eriksson som koster 1 200 normalt . Men på koden ”Informationsinsamling” koster han 1 000.

Dersom I bruker parameterinnstillingen pris pr. kode i stedet for pr. medarbeider vises her ikke noen pris, uten prisen hentes fra koden.

For innkjøp finnes faste tillegg pr. kode som brukes for å beregne prisen til kunden. Når det gjelder øvrigt hentes enhetsprisene fra øvrigtkodene.

Budsjett

Budsjett/-er til prosjektene lages i fliken Budsjett. Budsjett brukes som underlag til anbud.

Bekreft	Du kan aktivere et budsjett ved å klikke på ruten Bekreft. Budsjettet får da en dato og blir merket med et navn. Det er mulig å parameterstyre slik, at et budsjett må være bekreftet før den tas med i analysefliken, rapporter, etc.
Fjern bekreftelse	En bekreftelse kan ikke fjernes, men den kan endres. Dersom du bekrefter budsjettet en gang til, vil den få ny dato og nytt navn.
Aktiver	Mulighet for å aktivere et deaktivert budsjett
Deaktiver	Dersom flere budsjetter foreligger på et prosjekt kan du atskille dem ved å deaktivere budsjetter som ikke skal tas med i prosjektanalyser, rapporter, etc.

Nyt budsjett

Tast Ny for ny budsjett. Budsjettet har en flik for Honorar, innkjøp og øvrigt. Når du registrerer et budsjett finnes ikke noen direktiver over hva som ska inngå eller ikke, uten budsjettet kan lages på det detaljnivå som er nødvendig.

I fliken Tekst kan du skrive inn en passende overskrift og en løpende tekst. Dersom du vil at teksten skal vises etter selve budsjettet, skriv inn teksten i feltet Budsjettekst etter.

Kopier fra	Når du danner et nytt budsjett kan du bruke ferdige maler eller et tidligere budsjett. Klikk på ruten Kopier fra for å se ruten.
Maler	Maler lages Backoffice/Prosjektregnskap/Budsjettmaler. Når du velger en tidligere mal, kan du gjøre endringer i den slik at den passer deg
Oppdater priser	Dersom et budsjett har blitt laget på medarbeidernivå og prisen dennes blir endret, klikk da på Oppdater pris, og den nye prisen hentes inn.
Hent team	Klikk på hent team dersom du vil hente alle medarbeidere som er registrerte som teammedlemmer for dette prosjekt

Skriv ut budsjett

Da budsjettet er lagret kan du skrive den ut - klikk på Utskrift.

Særskilt fakturatekst	Dersom du vil ha med prosjektets spesielle fakturatekst
Budsjettekst før	Dersom du vil ha med teksten du har skrevet inn i Tekst - fliken i feltet Budsjettekst før
Sideskift	Dersom du vil ha en side med prosjektinformasjon og de budsjetterte verdiene på en annen side.
Budsjettposter	Dersom du vil ha med budsjettpostene, dvs. det du har inntastet i flikene Honorar, Innkjøp og Øvrigt
Sideskift	Dersom du vil ha en ny side mellom budsjettpostene og teksten etter.
Budsjettekst etter	Dersom du vil ha med teksten du har skrevet inn i Tekst -fliken i feltet Budsjettekst etter
Honorar/Innkjøp/Øvrigt	Velg hvor detaljert du vil ha budsjettutskriften.
Vise timer	Dersom budsjettet skal vise antall timer for honorar.
Delsummer	Angi nivå på delsummene. Jo høyere sifre desto mer detaljert blir delsummeringen.
Vis nullrader	Dersom du også vil se rader med beløp 0
Vis beløp på det…	Dersom du ikke vil spesifisere beløpet for hver post, uten kun den totale summen for honorar/innkjøp og øvrigt.
Skriv ut MVA	Dersom du vil at Mva: en skal skrives ut i budsjettsummeringen (verdiene er ellers uten Mva)
Språk	Du kan velge mellom flere språk (forutsatt at koderne er oversatte i Leksikon)
PDF/Kalkyle	Velg mellom å få utskriften i Pdf -format eller eksportert til Excel.
Utskriftsmaler	Dersom selskapet dit bruker flere forskjellige maler for utskrift av budsjetter, kan du velge mal her.

Honorar

Under Honorar finnes to fliker, Avstemming og Resursplanlegging.Avstemmingen er den samme som i Marathon Tid. Medarbeidernes timer kan sjekkes enten pr. prosjekt eller totalt.

Den andre fliken er Resursplanlegging, som viser hvordan tiden er planlagt i Backoffice/Prosjektregnskap/Resursplanlegging. Du kan velger periode og sortere listen pr. medarbeider, kod eller dato. Du kan også velge å se en mer detaljert liste.

Kun planlagt	Viser kun tiden som er planlagt for prosjektet
Datoer	Du kan begrense listen ved å angi datointervall.
Medarbeidere	Listen viser tiden pr. medarbeider
Kode	Listen viser tiden pr. kode
Dato	Listen viser tiden pr. dato
Detaljert	Listen viser detaljert informasjon om planleggingen

Innkjøp

Her kan du sende tilbudsforespørsler til leverandører fra Marathon. De kan senere brukes som maler til rekvisisjoner. Du kan danne en rekvisisjon enten fra forespørsler -fliken eller i Rekvisisjoner.

Velg Ny for å skape et nytt forespørsel.

Innkjøp av	Tekst, som vil synes i rekvisisjonen i Fritekstfeltet, og også i Marathon Attest. Dersom forespørselen rører noe som du allerede har bestilt før, kan du hente inn info fra ruten Foregående.
Innkjøpskode	Velg innkjøpskode
Anbudet innpris	Kan skrives inn når forespørselen er besvart og kan siden ses som en Marathonkolonne for å få et overblikk på hvilken leverandør bestillingen skal sendes til. Du kan også følge prisutviklingen på tidligere forespørsler.
Vår referanse	Person i det egne selskapet, som er ansvarlig for forespørselen.
Firma	Firmaet, som gjører innkjøpet
Leverandør	Angi/hent leverandør. Dersom leverandøren er blitt registrert sammen med adresse og betalingsvilkår, hentes informasjonen inn automatisk i de forskjellige feltene.
Leveranseadresse	Adresse, som leveransen skal gå til. Velg mellom den egne adressen, kundens adresse, eller skriv inn adressen manuelt. Du kan også hente tidligere brukte adresser m h a ruten Foregående.
Godsmerking	Leveransen kan merkes med en kommentar, f eks prosjektkoden.
Kopier fra	Du kan kopiere info fra en annen forespørsel
Skriv ut	Når forespørselen er lagret, kan du skrive ut den enten til pdf, eller sende den til leverandøren som e-post eller som faks. Etter utskrift endres forespørselens status til ikke aktivt.
Ny rekvisisjon	Velg en forespørsel og klikke på Ny rekvisisjon, Dersom du vil bruke den som rekvisisjon. Rekvisisjonen får et løpenummer.
Åpne rekvisisjon	Du kan åpne rekvisisjonen for å gjøre endringer/ tillegg.
Skriv ut rekvisisjon	Rekvisisjonen kan skrives ut til Pdf eller sendes til leverandøren som e-post eller faks.

Å danne en rekvisisjon for et innkjøp underletter økonomiavdelingens arbeid, da det er nemmere å følge innkjøpet og at matche det senere med leverandørsfakturaen.

Dersom du har valgt Kun aktive, ser du kun de rekvisisjoner i listen, som ikke ennå er blitt matchede med leverandørsfakturaer. Velg en rekvisisjon og klikk Åpne, dersom du vil se nærmere på den.

All of the company’s inquiries and purchase orders are shown in Backoffice/Purchase ledger.

Printout

You can print out project status in this tab. Use the search boxes to see all alternatives. Start with PRINTOUT. If you click SAVE SELECTION, your selection will be saved and suggested to you nexttime you are in the program. Note that only imported hours are shown in the printout.

General information	Main information about the project, e.g. project manager, start date, client manager, etc. Contains also information about parameters set for the project.
Total	Shows total project status, i.e. the same information that you can find in the Analysis tab.
Details fee	Shows hours divided according to your selection.
List fee	Shows what each employee has reported. The list can be reduced to a certain period.
Hide amounts	Possibility to hide amounts in printout.
Details purch	Shows purchases according to your selection.
List purch	Detailed list of all purchases.
Summarise purchases…	Summarises purchases whose WIP: s are invoiced or adjusted away.
Mark accumulated…	Marks the time reported as accumulated project time.
List orders	A list of all orders on the project. You can choose to exclude the matched orders - select Do not show binding purchase orders in the menu.
Details others	Shows other records according to your selection.
List others	A detailed list of other registered costs.
Summarise others…	Summarises other-records whose WIP: s are invoiced or adjusted away.
List invoices	A list of all invoices on the project.
Invoice draft	Shows the current amount in WIP to be invoiced. The detail level is according to settings on the project. The numerical codes will not be visible on the real invoice.

Invoicing

Determine in this tab what to invoice and the appearance of the invoice. There are different ways of prparing an invoice. Here is three methods.

New invoice – only text

Prepare the invoice text in Client & Project. The actual invoicing is later performed by the accounting department, who is using the text that is prepared and the instructions that have been given. Select New to create an invoice. You can create several invoices on one project.

Text

Create text in the Text tab.

Create text	Click Create Text if you want to use the project's WIP or to invoice from the cost estimate. Select first if the amounts shall be based on estimated values (and in that case select estimate) or onthe project's actual wip.
Itemis. level	Select level of details for fees, purchases and other.
Subtotals	Select how you want the subtotals.

The suggestion can be changed. You can add own rows and subtotals and write a new text andamounts. Down right you can see a summary of the amounts and possible pre-invoices waiting for deduction.

Instructions	If the amounts are changed, it is very important to instruct the accounting department what shall be adjusted and what shall be left in WIP, etc. Use the field Instruction; it will not be shown on the invoice. The instructions are shown in the Analysis tab, under Invoiced, for each invoice.
Import text	If the invoice is similar to a previously created one, you can import text from old invoices and adjust the text to fit the actual one.
Invoice text ready	When the invoice is ready, tick the box Invoice text ready.
Invoicing fee	If invoicing fee is set, click the box if you want invoicing fee on this specific invoice.
Planned inv.date	Write a date.
Printout	When the invoice is saved you can print a test invoice. Select printout template.

New invoice – text and content

Prepare invoice text and content in Client & Project. The actual invoicing is later performed by the accounting department. Select New to create an invoice. You can create several invoices on one project.

Create text by following instructions in the chapter above ( 1. New invoice- only text).

Create content; please request a separate invoicing manual for instructions.

New invoice – collective invoice

Collective invoicing means invoicing several projects for a client on the same invoice. It is requested that:

The projects have the same client code

The projects have the same client number

Collective invoicing is allowed on the projects.

That the projects have the same invoicing currency at the time of printout.

Open one of the invoices and select Invoice Type Collective Invoice. Go to the tab Collective Invoice and fetch all the projects that shall be included, also the one you currently have open. In the Content tab you now see the WIP from all projects. Select what to invoice.

Invoice client

If the project has another rinvoicing address than the client, use a invoicing client on it. Fetch invoice client from the tab Parameters.

Notes

You can gather all notes about the project in this tab so that all colleagues can read it and also fill in their notes. A note is automatically marked with name and time.

If you want to write a note, click NEW to open a box, fill in heading and the note - you can also copy from a previous note, then Save.

Documents

Here you can make a connection to your ordinary file server. That means that you can quickly get access to documents that are connected to the project. The files are stored in one folder per project. Contact Kalin Setterberg for more information.

Project printouts

In this module you can print out different kinds of statistics about several projects at the same time. Select projects in the left part of the screen and the information you wish to include in the right part. The right part is similar to the printout tab in the separate projects.

Hits	If you want to check the number of projects found, click HITS
Print	Print selection
Save selection	You can save your selection
Master	If you use Master projects for grouping projects, you can select to sort by master here
Status	If you want to see projects with a certain status, select: Active Projects: Open for transactions Deactivated Projects: Temporarily closed for transactions. Deactivated projects can have WIP. Closed: Closed projects with no WIP.
Min WIP amount	You can select projects that have WIP exceeding a certain amount.
Marathon Time proj only	The list shows only projects that are available for time reporting in Marathon Time.
Sort	A menu to select sort order of the projects, e.g. project name, project manager or start date.

Reports

This is a module where you can print out and create reports. There are a few standard reports in the module but you can also create own reports. Please request separate manual fo creating reports.

Print out report

Select a report and click Printout. A selection window opens.

Make the selection on the left side. The selection possibilities may vary from onereport to another. The columns are already in the report template

Summation	Summations (subtotals) determine how the report shall be presented.
Sorting	Sort order for summation levels. ngsordning för respektive summeringsnivåer kan väljas. Click Reversed if you want the biggest amounts to be presented on top.
Print destination	The report can be printed to Pdf or Spreadsheet.
No sums	Printout without summarizations
Start	Start printout