Scanning of suppliers' and media invoices
Contents
Kululaskujen skannaus
Skannaustoiminto löytyy ohjelmasta Taloushallinto: Ostolaskut. Skannauksen voi tehdä kolmella eri tavalla:
Ensimmäinen ja yksinkertaisin tapa on lähettää laskut sähköpostina. Käytä osoitemuotoa: p.[YRITYSKOODI].[ASIAKAS-ID]. Huomioi, ettei viestissä saa olla mitään muuta kuin PDF-tiedostoja; kaikki linkit, sähköpostiallekirjoitukset ym. on poistettava ennen lähettämistä. Jokaisessa tiedostossa voi vain olla yksi lasku; niitä ei voi lähettää useampia yhdessä.
Toinen tapa on käyttää toimintoa Skannaus ohjelmassa Taloushallinto: Ostolaskut, välilehdellä Saapumisrekisteröinti. Tee näin:
Klikkaa Skannaus. Valitse Tuo ja valikoi skannattavat tiedostot. Tuonnin jälkeen voit valita ne, jotka lähetetään tulkattavaksi rastittamalla laskun vierellä olevan ruudun. Toiminnolla Tallenna erilliset voit lähettää laskut erillisinä tiedostoina kun taas toiminta Tallenna lähettää kaikki valitut laskut yhtenä tiedostona.
Kolmas tapa on toiminto Suoratuonti. Valitse tiedostot, jotka lähetetään tulkattavaksi ja paina Ok.
Saapumisrekisteröinnissä on sarake, joka näyttää skannatun laskun tilan. Kun lasku lähetetään tulkattavaksi, status on ”Lähetetty” ja kun se on tullut takaisin Marathoniin, se on tyhjä ja valmis käsiteltäväksi.
Övriga funktioner/knappar i ankomstregistrering
| Avaa | Näyttää tulkitun laskun tiedot. |
|---|---|
| Lähetä hyväksyttäväksi | Laskun tarkistaja saa ilmoituksen laskusta |
| Vaihda hyväksyjä | Voit tarvittaessa vaihtaa hyväksyjää laskulle |
| Vaihda toimittaja | Voit tarvittaessa vaihtaa toimittajan tai lisätä uuden toimittajan listaan |
| Mitätöi | Listassa valittu rivi mitätöidään |
| Näytä lasku | Näyttää laskun kuvan pdf-muodossa |
| Manuaalinen rekisteröinti | Voit rekisteröidä laskun manuaalisesti ilmanKalin Setterbergin tulkintaa |
| Ilmoitus | Sisäiseen käyttöön, ilmoitus näkyy suoraan rivillä. Voit myös nähdä laskua koskevia aikaisempia ilmoituksia. Voit myös lähettää ilmoituksen kollegoillesi tällä toiminnolla |
| Medialasku | Muuttaa laskun medialaskuksi, jonne se lähetetään tulkittavaksi |
Lisytan OK-sarake
Sarake näyttää laskun olumnens funktion är att kontrollera så att fakturan stämmer överens med bl.a. leverantörsregistret. Kontroller sker också av attestör för respektive faktura.
Medialaskujen skannaus
Skannaustoiminto löytyy ohjelmasta Media: Medialaskujen rekisteröinti. Skannauksen voi tehdä kolmella eri tavalla:
Ensimmäinen ja yksinkertaisin tapa on lähettää laskut sähköpostina. Käytä osoitemuotoa: p.[YRITYSKOODI].[ASIAKAS-ID]. Huomioi, ettei viestissä saa olla mitään muuta kuin PDF-tiedostoja; kaikki linkit, sähköpostiallekirjoitukset ym. on poistettava ennen lähettämistä. Jokaiselle laskulel on laitettava oma viesti; niitä ei voi lähettää useampia yhdessä.
Toinen tapa on käyttää toimintoa Skannaus ohjelmassa Media: Medialskujen rekisteröinti, välilehdellä Saapumisrekisteröinti. Tee näin:
Samoin kun ostolaskujen kanssa, klikkaa Skannaus. Valitse Tuo ja valikoi skannattavat tiedostot. Tuonnin jälkeen voit valita ne, jotka lähetetään tulkattavaksi rastittamalla laskun vierellä olevan ruudun.
Toiminnalla Tallenna erilliset voit lähettää laskut erillisinä tiedostoina kun taas toiminta Tallenna lähettää kaikki valitut laskut yhtenä tiedostona.
Kolmas tapa on toiminto Suoratuonti. Valitse tiedostot, jotka lähetetään tulkattavaksi ja paina Ok.
Medialistassa on sarake, joka näyttää skannatun laskun tilan. Kun lasku on lähetetty tulkittavaksi, status on ”Lähetetty” ja kun se tulee takaisin Marathoniin, sen tilan näkee sarakkeesta OK.
