Internal invoicing PRO

Internal invoicing

Internal invoices between companies within the same installation can be sent from the invoice distribution function in the sending company and to the preliminary invoice entering list in the receiving company. The incoming invoice is shown as a “not checked” record with the scanned invoice attached. The administrator in the receiving company gets a notification and can then complete the invoice with approver information before proceeding to approval and bookkeeping.

How to get started

1. Contact Kalin Setterberg who activates the function.

2. Preparations in the Base registers:

a. In the sending company, go to the base registers in System: Base registers/PRO/Client/Project, tab Invoice distribution, and select type ”Marathon” on those internal clients, that can be internal invoice recipients.

In System: Base registers/SL/Clients select the receiving company in the field Counterpart.

b. In the receiving company, go to System: Base registers/PL/Suppliers and select the sending company in the field Counterpart.

In System: Base registers/PL/Parameters, tab Preliminary entering. Select the person that will get a notification every time a new e-invoice is added to the preliminary entering.

Ställ in parametern "Samtidiga användare" (skanning), denna måste vara ikryssad för att import av fakturor ska göras.

c) I det fall man vill använda E-distribution i kombination med Flerbyrå-funktionen och vill styra konteringen av kostnaden på mottagande bolags sida uppdelat arvode/inköp/övrigt så behöver två tillägg göras i basregistret.

I sändande bolag System: Basregister/ALLMÄNT/Företagsspecifika register/Parametrar under fliken E-faktura, bocka i rutan för "Delsummera arvode/inköp/övrigt".

I mottagande bolag System: Basregister/LEV/Parametrar under fliken Ankomstregistrering välj ”konton för e-faktura arvode, inköp och övrigt”.

3. Skapa fakturorna på vanligt sätt via Projekt: Fakturering och justering och ta ut som definitiv faktura.

4. För att skicka den som e-faktura gå till Ekonomi: Fakturadistribution.

Välj period och välj Projektfakturor, Endast e-fakturor och Endast ej skickade, klicka Sök

Markera fakturan och klicka Skicka så skickas fakturan till mottagande bolags ankomstregistrering.

5. I mottagande bolags ankomstregistrering visas fakturan i listan som ”Ej kontrollerad”

Ifall Motföretag lagts in korrekt i basregistret kommer fakturan automatiskt knytas till rätt leverantör i reskontran. I annat fall läggs fakturan in i listan för manuell komplettering av den uppgiften. Komplettera fakturan på vanligt sätt för attest och bokföring.