Tidrapportering

Time reporting

Time reports are made in Projects: Time reporting.

I Almanackan visas månadens kalender. Alla medarbetare är kopplade till en almanacka som visar rapporteringskravet längst ned i bild. Med utgångspunkt från rapporteringskravet en viss dag och den hittills rapporterade tiden, används olika färgkoder för att visa om kravet är uppfyllt eller inte.

Grönt	Betyder att dagen är färdigrapporterad. Dagar utan rapporteringskrav, exempelvis helgdagar, är redan från början grönmarkerade.
Rött	Betyder att dagen inte uppfyller det rapporteringskrav som har satts.
Gult	Betyder att dagen är markerad som stoppad. När dagen är stoppad kan den inte läsas in till ekonomisystemet.
Svart-vitt	Betyder att dagen ännu inte har inträffat.

Om en dag i kalendern har en punkt under datumet innebär det att det finns tid rapporterad på dagen. Genom att hålla muspekaren på dagen visas i det högra fönstret en sammanställning av den rapporterade tiden den dagen.

I fönstret längst ner visas en sammanställning över hur många timmar som är rapporterade den dagen, rapporterad tid dittills under månaden och totalt rapporterad tid för månaden.

If your company uses overtime follow-up, your plus-/minus balance will show in the OT balance column (setting in System: Base registers/Pro/Employees)

Browse between months by clicking the arrows surrounding the month’s name. If the backwards arrow is yellow, there are incompletely reported days in one or more of the previous months.Click on a day in order to open it. Additional to hours, you can also report material that you have been using and that shall be charged on the project.

Project

Write the project ID or search from list and pick up the project from there.

Only Mine	Tick in the box if you want to see projects where you are client manager, project manager, product manager or team member.
Group	Projects belonging to selected group
Recent	The latest projects you have been using in Marathon Time. The amount of recent projects can be set in Settings under the cog wheel in the upper right corner of Marathon.
Sort by Master	Master projects are shown above the projects that are connected to it.
Quick search	Quick search in Marathon Time can be activated by right clicking in the day report. A pop-up window is shown, where you can activate quick search.
Code	Enter code or pick up from the search list.
Hours	Write one hour as 1 and half hour as 0, 5. It is not recommended to use smaller amounts than a quarter, i.e. 0, 25
Comments	You can write an optional comment. You can use maximum 100 characters. The comment is visible in lists and reports, but is not automatically showing up on the invoice.
Other	Enter code or pick up from the search box.
Amount	If you have filled in material in the Other-field, enter how many items you have been using.
Finished	If your report is not corresponding with the expectation, i.e. you report fewer hours, you can tick the box Finished. The day will then show as green in the calendar.
Not ready	If you are not ready with the report you can tick the box Not Ready. In that way you can save incomplete lines temporarily. An unfinished day shows as yellow in the calendar, and it can not be updated into the accounting system.
New line	Inserts a new line above the selected line
Delete line	Deletes the selected line.
Copy line	When you copy a line the new line will come under the copied line and the other lines will move one step down.
Import from resource…	Click to import project, comments and hours from the resource planning.
Save template	You can save a frequently used time report and use it as a template. It is not recommended to save hours in the template.
Fill up with absence	If your company is using an Absence -code, click this after an incomplete report and the system fills the remaining time with this code. It is otherwise recommended to click the Finished- box if the day is not ready.
Copy from	You can copy a complete day report. Click on the arrow in the COPY FROM menu, and select a date. The last 10 days are shown in the list.
Save/Cancel	Always leave the report with Save or Cancel

Då tidrapportens rader blivit uppdaterade av ekonomiavdelningen får de en ljusare grå färg och kan inte ändras. Det går däremot att lägga till rader i tidrapporten.

Massinmatning

Om flera dagar ska ha samma information kan massinmatning användas.

Genom att klicka på dagarna blir de mörkgrå vilket innebär att de är valda. Det syns även i det högra fönstret där de markerade dagarna presenteras. (Med pilarna ovanför kalendern kan tider i andra månader också markeras.)

När de dagar som ska rapporteras är markerade fylls projekt, arbetskod, timmar och eventuell kommentar i.

Genom att kryssa i rutan Fyll ut fyller systemet ut de markerade dagarna med tid så att rapporteringskravet uppfylls. Avsluta med Spara.

Avprickning

Under Avprickning ges en överblick över vilka som har tidrapporterat eller inte. (Samma lista finns även under Projekt: Rapporter). Beroende på behörighet kan även andra medarbetares tidrapporter öppnas. Dagar som är gröna är färdigrapporterade, gula är stoppade (kan då inte läsas in till ekonomisystemet) och röda är inte färdigrapporterade. Framtida dagar är gröna. Listan kan visa en grupp, personalkategori eller alla som rapporterat tid.

Projektbudget

Om projektbudget läggs per medarbetare syns de budgeterade timmarna under Projektbudget.

Projektbudget visar alla poster där medarbetaren budgeterats. Varje kombination av projekt och arbetskod framgår som en egen rad i listan tillsammans med en eventuell beskrivning. Därefter framgår hur många timmar som har blivit budgeterade samt hur många timmar som registrerats. Beroende på hur noggrant budgeten har formulerats visas start- och slutdatum. I tabellen finns det även ruta per rad för att klarmarkera, och en selektering som visar/döljer klarmarkerade poster.

Normal	Start- och Slutdatum anges i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD.
Relativ	Start- och Slutdatum anges med det relativa antalet dagar till dess att startdatumet infaller. Detta innebär att om man har ett projekt som ska starta den 25:e april och dagens datum är den 15:e april kommer det anges ”10” i fältet för startdatum på det aktuella projektet. På det här sättet blir det tydligt vilka projekt som bör prioriteras.

Medarbetarbudget

I Medarbetarbudget visas budgeten som är inlagd av ekonomipersonal.

Listan visar budgeterade timmar, utfall timmar och differensen mellan dem. Även budgeterat belopp, utfall belopp, utfall justerat, utfall netto och differens visas.

Resursplanering

Resource planning shows what has been planned for you for the week. (Project: Resource planning)

Här finns möjlighet att jämföra den planerade tiden på projekt med den rapporterade, vecka för vecka.

Byt medarbetare

If you are authorised to it, you can change employee and check her/his time reports.

Summa projekt

Under Summa projekt visas tidrapporten månadsvis per projekt. I bildens vänstra halva syns projekten, de timmar som har rapporterats kodvis, summan för varje projekt för sig, och rapporterad frånvaro. Längst ner anges hela månadens totala rapporterade tid.

Om en rad markerats visas detaljerade uppgifter om rapporteringen till höger i bild. Här syns också kommentarerna från dagrapporten.

Daglista

I Daglista visas den rapporterade tiden per dag för en viss månad. För varje dag syns vilka projekt, koder och timmar som har rapporterats tid på, det upparbetade värdet av den rapporterade tiden och eventuell kommentar. Efter varje dag summeras det totala antalet timmar för dagen och längst ner på daglistan syns det totala antalet timmar och belopp för hela månaden.

Veckoöversikt

I Veckoöversikt visas rapporterad tid under en vecka. Klicka på pilarna som omger veckonumret för att bläddra framåt eller bakåt i tiden. I veckorapporten syns projektet, kod och antalet timmar som är rapporterat på respektive projekt. Kolumnen Totalt längst till höger visar det totala antalet rapporterade timmar på varje projekt under den valda veckan.