Registrering kunder och projekt
Registrering kunder
Add new clients to Marathon in System: Base registers//Pro/Clients and projects. It is also possible to register clients in Project: Queries, depending on company settings. Active fields in the setup are determined in Base registers/Pro/Parameters tab Clients and Projects, table Definition when entering new client in Client and Project
Välj Ny på kundsidan till vänster för att lägga upp en ny kund.
Systemet är uppbyggt så att de flesta uppgfifterna som registreras på kunden synkroniseras till projekten. Dessa fält föregås av en ljusgrön punkt. Denna synkronisering kan dock slås av genom att inställningen Snkronisera projekt med kund bockas ur på kunden under flik Parametrar 2. Inga projekt som efter detta läggs upp kommer att synkroniseras med kunden.
| Kund-ID | Ange valfri kundkod med max fyra tecken. Som regel används en förkortning av kundens namn. Kundkoden är också den första delen i projektets identifikation. Klicka på OK. |
Allmänt
| Internbenämning | Används om kunden internt ska ha ett mer beskrivande namn än det som ska stå på fakturan. Internbenämning visas i kundlistan. |
| Namn | Kundens fullständiga namn. Visas på fakturor. |
| Avdelning | Avdelning, c/o-adress eller fortsättning på kundens namn. |
Kan visas på fakturor.
| Utd.adress | Utdelningsadress, visas på fakturor. |
| Postadress | Postadress, visas på fakturor. |
| Land | Anges på utlandskunder |
| Besöksadress | Besöksadress |
| Tel vxl | Växelnummer |
| Fax vxl | Faxnummer |
| Kundkontakt | Kontaktperson hos kunden |
| Tel dir | Kontaktpersonens direktnummer |
| Fax dir | Kontaktpersonens direktfaxnummer |
| Mobil | Kontaktpersonens mobiltelefonnummer |
| E-post | Kontaktpersonens e-postadress |
| Kortnamn | Förkortning av kundens namn. Kan användas som sökalternativ till kundkod vid utskrift av vissa rapporter. |
| Kundnummer | Kundens identitet i kundreskontran. Om kundnummer lämnas blankt används kund-ID som kundnummer i reskontran. |
Parametrar
| Överkund | Om flera kundkoder hör ihop kan de kopplas samman med en överkund. Exempelvis rapport kan sedan skrivas ut per överkund. |
| Projekttyp | Standardtyp för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras.
Projekttyp används för statistik och grov gruppering av projekten. |
| Arbetstyp | Standardtyp/er för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Minst en arbetstyp måste anges. Används för statistik. |
| Kundkategori | Kundkategori används för statistik. |
| Projektmärkning 1 & 2 | Projektmärkning 1 & 2 är till för statistik. Hämtas till nya projekt men kan ändras. De kan användas för valfri typ av projektmärkning om övriga projektgrupperingar såsom projekt- och arbetstyp inte räcker till. |
| Kundansvarig | Ansvarig för kunden. Kundansvarig väljs från medarbetarregistret. |
| Grupp | Standardgrupp för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Grupp används främst på företag med flera avdelningar eller för koncerner som delar projektredovisning, gruppen anger då vilken del av företaget eller vilket företag som äger projektet. Grupp kan även användas för statistik. Programmet föreslår kundansvarigs grupp. |
| Kostnadsställe | Standardkostnadsställe för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Används för uppdelning av faktureringsintäkter. |
| Kostnadsbärare | Standardkostnadsbärare för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Används för uppdelning av faktureringsintäkter. |
| Kreditklass | Kundens kreditklass kan anges. Visas under Projekt/Kreditbevakning. |
| Kreditlimit | Kundens kreditlimit kan anges. Visas under Projekt/Kreditbevakning. |
Parametrar 2
| Språk | Språket kundfakturorna ska skrivas ut på. |
| Senaste projektnr | Systemet visar löpnumret för det senast upplagda projektet. |
| Marathon Tid | Om projekten på kunden ska visas och kunna användas i Marathon Tid. |
| Sekretessbelagt | Kontakta Kalin Setterberg för information om hantering av sekretess i Marathon. |
| Kundperspektiv | Används ej. |
| Orderbekräftelse | Utskrift av orderbekräftelse kan begäras för alla projekt med orderbekräftelse ibockad. |
| Synk projekt med kund | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Används för synkronisering av vissa uppgifter mellan kunder och dess projekt. |
| Avr.kund vid flerföretag | Används endast vid flerbyråhantering. |
| Spärrad | Kunder utan aktiva projekt kan spärras. |
Pris arvode
| Prisfaktor | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Prisfaktorn anger hur många procent av timpris som ska gälla. |
| Debiteringstyp | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Debiteringstypen styr om timpriset skall hämtas från medarbetarkoden eller arbetskoden. För att kunna använda avvikande prislistorna på kunder och projekt måste kunden/projektet ha debiteringstyp per medarbetare. |
| Tillägg övertid | Kontakta Kalin Setterberg för information om övertidshantering. |
| Avvikande priser | Standardpriser för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. |
Se separat manual för mer information om avvikande timpriser.
| Uppdatera projekt | Används för att uppdatera ett eller flera projekt med de prislistor som registrerats på kunden. |
| Kopiera från | Används för att kopiera in avvikande timpriser från annan kund. |
| Enl prislista | Används för att ange en central prislista. Centrala prislistor finns under System/Basregister/Pro/Avvikande timpriser. |
Pris inköp
| Prisfaktor | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Prisfaktorn anger hur många procent av påslag som ska gälla. |
| Prislista inköp | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Det går att ha upp till fem prislistor med olika påläggsprocentsatser. Prislistorna registreras på inköpskoderna, där rad ett motsvarar prislista 1 o.s.v. |
| Kapitalkostnadspåslag | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Kapitalkostnadspåslag används för öppet påslag på inköp. |
Pris övrigt
| Prisfaktor | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Prisfaktorn anger hur många procent av materialkostnaden som ska gälla. |
| Materialpåslag | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Ateljématerialspåslag kan anges per arbetskategori med valfritt belopp. Påslaget till kund styrs med en procentsats. |
| Avvikande priser | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. |
Se separat manual för mer information om avvikande priser.
| Uppdatera projekt | Används för att uppdatera ett eller flera projekt med de priser som registrerats på kunden. |
| Kopiera från | Används för att kopiera in avvikande timpriser från annan kund. |
Fakturering
All information in this tab will automatically be suggested on new projects but can be changedAll information in this tab will automatically be suggested on new projects but can be changed
| Invoicing currency | Currencies and rates are managed in Backoffice: Base registers/General/Currencies. |
| VAT | The VAT code controls the invoice’s VAT.
|
| VAT rate | Vat rates are managed in Backoffice: Base registers/ General/VAT. |
| VAT-number | VAT number is mandatory for clients with VAT code Foreign, EU |
| Terms of payment | Select credit days fro the client (0-999 days) |
| Current month +above | Possibility to start counting credit days from the first day in the next month |
| Allow coll invoicing | Allows invoicing several projects on one common invoice. |
| Invoicing fee | For clients that shall be charged an invoicing fee. This requires an other-code for invoicing fee. Create the code in Backoffice: Base registers/Pro/Parameters/Invoicing. |
| Invoice level | Not in use |
| Lowest inv. level = 2 | Not in use |
| Gross invoice | Not in use |
| Hours | Check if the invoice shall have hours. |
| Hourly rate… | Check if hourly rates shall be shown on invoice. |
| Comparison | Select possible comparisons on the invoice. |
| Divided in …. | Check in, if the comparison amounts shall be divided in fees, purchases and other |
| E-mail for invoices | Fill in e-mail if you wish to send invoices automatically as emails. Note, that pre-invoice deductions and credit invoices also will be sent. |
E-dokument
Inställningar för E-fakturering. Kontakta Kalin Setterberg för mer information.
Team
| Medarbetare | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Team är de medarbetare som arbetar med kunden, används bl.a. för att sekretessbelägga projekt. |
| Befattning | Standardval för kunden, hämtas till nya projekt men kan ändras. Befattning kan skrivas ut på fakturor. Befattningar läggs upp i System/Basregister/Pro/Befattningar och kan anges på medarbetaren. |
Behörighet
Särskild inställning för behörighet till kund. Ange vilken eller vilka medarbetargrupper, arbetsgrupper och/eller medarbetare som ska vara behöriga till kunden.
Observera att vissa sorters behörighet kan överskrida begränsningen för behöriga som registreras här. Kontakta Kalin Setterberg för mer information.
Egna fält
Egna fält för kundupplägg kan läggas in i System/Basregister/Allmänt/Parametrar
Kontakta Kalin Setterberg för mer information.
Registrering projekt
Projekt registreras i System/Basregister/Pro/Kunder/Projekt.
Om systemet är inställt för projektupplägg i Projekt kan projekt även registreras under Projekt/Frågor. Vilka fält som ska vara aktiva i Projekt bestäms i System/Pro/Prametrar och fliken Kunder och projekt, i tabellen Begrepp vid projektupplägg i Kunder och Projekt.
Markera kunden och välj Ny på projektsidan för att lägga upp ett nytt projekt.
Projektets identitet består av kundkoden och ett fyrsiffrigt löpnummer. Om automatiska projektnummer används får det nya projektet nästa lediga nummer. Om automatiska projektnummer inte används fylls projektnumret i.
Systemet är uppbyggt så att de flesta uppgfifterna som registreras på kunden synkroniseras till projekten. Dessa fält föregås av en ljusgrön punkt. Om fälten ska ändras för ett specifikt projekt måste inställningen Synkronisera projekt med kund bockas ur på projektet under flik Parametrar 2.
Allmänt
| Benämning | Projektets benämning. Visas på fakturor. |
| Projektbeskrivning | Intern beskrivning av projektet. |
| Särskild fakturatext | Särskild fakturatext kan användas för text som ska skrivas ut på alla fakturor från projektet. Texten hämtas då till nya fakturor automatiskt med möjlighet att ändra eller ta bort. |
| Projektledare | Projektets projektledare. Hämtas från medarbetarregistret. |
| Produktionsledare | Projektets produktionsledare. Hämtas från medarbetarregistret. |
| Vår ref på faktura | Används då en annan referens än projekt- eller produktionsledare ska stå på fakturan. |
| Master | Masterprojekt används för att enkelt ta ut samlad statistik för flera projekt. |
| Kampanj | Används främst av företag som använder både Media- och Projektmodulerna i Marathon. Kampanj kan användas för att samla planer och projekt under en och samma kampanj. |
| Deadline | Projektets deadline |
| Fakturadatum | Projektets planerade fakturadatum. Planerat fakturadatum kan även anges per enskild faktura. |
| Slutdatum | Projektets slutdatum |
Kontakt
Se under Kontakt för kundupplägg.
Om ett projekt ska faktureras till en annan mottagaradress än kundens bör Fakturakund används, se kapitel för Fakturakund.
Parametrar 1
| Type | Project type, from client but editable. |
| Job type | Type of work. Up to three types selectable. |
| Category | From client. Used for statistics |
| Project label 1 & 2 | Stated on the project, if the client does not always have same labelling on its projects |
| Group | From client, editable |
| Cost centre | From client |
| Cost object | From client |
Parametrar 2
| Språk | Projektets språk. Används vid utskrift av fakturor. |
| Marathon tid | Kryssas för om projektet ska visas och användas i Marathon tid |
| Sekretessbelagt | Kryssas för om projektet ska sekretessbeläggas. Används i kombination med andra systeminställningar. Kontakta Kalin Setterberg för mer information. |
| Behörighet till katalog | Alla: Om projektet är sekretessbelagt kommer endast projektledare, produktionsledare, kundansvarig och de som har behörighet att öppna andra medarbetare kommer åt projekten på denna kund. |
Pris arvode
| Fast pris arvode | Det fasta priset visas i rapporter och i Kund och projekt. |
| Prisfaktor | Ange hur många procent av timpris som ska gälla. |
| Debiteringstyp | Debiteringstypen styr om timpriset skall hämtas från medarbetarkoden eller arbetskoden. För att kunna använda avvikande prislistorna på kunder och projekt måste kunden/projektet ha debiteringstyp per medarbetare. |
| Avvikande timpriser | För att kunna använda avvikande timpriser måste Avvikande timpriser vara ibockad på projektet. Om projektet är synkroniserat med kunden hämtas uppgiften därifrån. |
Se separat manual för mer information om avvikande timpriser.
| Kopiera från kund | Om det ligger ett avvikande timpris på kunden kan det kopieras in på projektet. |
Pris inköp
| Fast pris inköp | Det fasta priset visas bl.a. i rapporter och i Kund och projekt. |
| Prisfaktor | Ange hur många procent av påslag på inköp som ska gälla. |
| Prislista inköp | Ett projekt kan ha upp till fem olika prislistor med olika påläggsprocentsatser. Dessa registreras på inköpskoderna, där rad ett motsvarar prislista 1 o.s.v. |
Välj sedan nummer för den prislista som skall användas.
| Öppet påslag på inköp |
Pris övrigt
| Fast pris övrigt | Det fasta priset visas bl.a. i rapporter och i Kund och projekt. |
| Prisfaktor | Ange hur många procent av materialkostnaden som ska gälla. |
| Materialpåslag | På valda arbetskategorier kan ateljématerialspåslag på valfritt belopp anges. Här styrs påslaget till kund via en procentsats. |
| Avvikande priser | När ett avvikande timpris registreras på en kund kommer priset automatiskt in på nya projekt som läggs upp. Om den avvikande timprislistan gäller samtliga koder anges * i kodfältet. Gäller däremot olika avvikande timpriser för koderna skrivs örigtkoderna in. Se separat manual för avvikande priser. |
| Uppdatera projekt | Alla projekt uppdateras med den avvikande prislistan. |
| Kopiera från kund | Här kopieras avvikande priser från kunden. |
Fakturering
| Faktureringsvaluta | Kundens faktureringsvaluta (valutakursen styrs från System/Basregister/Bas/Valutor). |
| Moms | Momskoden styr momsen på fakturan. Se fält Moms på kundupplägg för mer infromation. |
| Momssats | Momssatsen för företaget hämtas. |
| VAT-nummer | VAT-nr ska anges för kunder som har momskod Utland inom EU. |
| Betalningsvillkor | 0 – 99 kreditdagar kan registreras. |
| Löpande mån + ovan | Om betalningsvillkoret ska räknas från den första i nästkommande månad. |
| Tillåt sam.fakturering | Flera projekt som tillhör samma kund kan faktureras på en gemensam faktura |
| Faktureringsavgift | Om projektet ska tillföras en faktureringsavgift (en övrigtkod för faktureringsavgift upprättas och anges i parametrarna under System/Basregister/Pro/Parametrar/Fakturering). |
| Fakturanivå | Används ej |
| Lägsta fakturanivå = 2 | Används ej |
| Bruttofaktura | Används ej |
| Antal timmar | Anges om timmar ska redovisas på fakturan eller inte. |
| Timpris på fakt.nivå 1B | Anges om timpris ska visas på fakturan. |
| Jämförelse | Olika jämförelsetal kan skrivas ut på fakturan. |
| Uppdelat på A/I/Ö | Jämförelsetalen uppdelat på Arvode, inköp och Övrigt, eller som en totalsumma. |
| E-post för fakturor | Om e-postadress fylls i skickas fakturorna till adressen automatiskt vid fakturering. Tänk på att även acontoavräkningar och vända fakturor skickas. |
E-dokument
Inställningar för E-fakturering. Kontakta Kalin Setterberg för mer information.
Team
| Medarbetare | Medarbetarna som arbetar med projektet. Används bl.a. för att sekretessbelägga projekt. |
| Befattning | Möjlighet att skriva ut befattning istället för medarbetarens namn på fakturan. Befattningar läggs upp i System: Basregister/Pro/Befattningar. En defaultbefattning kan även läggas på medarbetaren. |
Fria uppgifter
Fria projektuppgifter kan läggas upp i System/Pro/Fria projektuppgiftskoder, dessa kan även aktiveras för projektupplägg i Projekt/Frågor
Egna fält
Egna fält för projektupplägg kan läggas in i System/Basregister/Allmänt. Dessa fält kan visas i översiktsbilden i Projekt/Frågor.
Fakturakund
Om projekt på samma kund ska gå till olika adresser bör en fakturakund läggas upp. På så sätt används olika kundnummer för samma kund i kundreskontran. Om endast adressen ändras på projektet ändras adressen i kundreskontran varje gång en faktura läses in i kundreskontra och bokföring, vilket kan ställa till det när påminnelse- och räntefakturor skickas.
Lägg upp fakturakunder i System/Basregister/Pro/Fakturakunder.
När kunden är upplagd anges kundnumret på projektet (i System/Basregister/Pro/Kunder/Projekt) genom att klicka i sökrutan vid kundnummer. Den nya adressen används nu på projektet.
Överkund
Överkunder används för att ta ut statistik på flera kunder som hänger samman.
Lägg upp överkunder i System/Basregister/Pro/Överkunder och koppla dem till kunden i System/Basregister/Pro/Kunder under fliken Allmänt. Överkunder kan kopplas till överkunder för ytterligare nivåer.
Exempel kunden Volvo finns både i Sverige, Norge, Danmark och Finland och i varje land finns flera kontor. Varje kontor är upplagd som en kund i Marathon. Därefter är de olika ländernas kontor sammankopplade med en överkund per land. Länderna/överkunderna kan i sin tur också kopplas till en överkund för hela koncernen.
Välj Ny för att lägga upp en ny överkund. Fyll i kod och benämning och eventuellt kundansvarig, grupp, kategori, överkund och team. Teamet kan skrivas ut som en kolumn i projektrapporter.
