Registrering af kunder og jobs

Registrering af kunder

Kunder registreres i System: Basisregister/Job/Kunder og job. Hvis systemet er indstillet sådan, kan kunder også oprettes i Jobs: Forespørgsel Aktive felter i bestemmes iSystem: Basisregister/Job/Parametre, under fanebladet Kunder og job, i tabellen Begreber ved kundeoprettelse i Kunder og job.

Vælg Ny på kundesiden af billedet.

Systemet er opbygget på den måde, at de aller fleste oplysninger, der er registrerede på kunder også synkroniseres til jobberne. Disse felt er markerede med en grøn cirkel. Du kan ændre indstillingen ved at fjerne krydset fra parameteren ,"Synkroniser job med kunde" under fanen Parametre 2. Jobs, der oprettes efter dette vil ikke synkroniseres med kunden.

Kund-ID	Angiv valgfri kundekode med maksimalt fire tegn. Vanligvis anvendes en forkortelse af kundens navn. Kundekoden bliver også den første del af Job -ID. Klik på OK.

Generelt

Internbenævnelse	Bruges hvis kunden internt har et mere beskrivende navn end det, der skal stå på fakturaen. Internbenævnelse vises i kundelisten.
Navn	Kundens fuldstændige navn. Vises på fakturaer.
Afdeling	Afdeling, c/o-adresse eller fortsættelse på kundens navn. Kan vises på fakturaer.
Utd.adress	Utdelningsadress, visas på fakturor.
Postadresse	Postadresse, vises på fakturaer.
Land	Angives på udenlandskunder
Besøgsadresse	Besøgsadresse
Tel centr.	Telefon til centralbordet
Faks centr.	Faksnummer
Kundekontakt	Kontaktperson hos kunden
Tel dir	Kontaktpersonens direktenummer
Fax dir	Kontaktpersonens direktefaksnummer
Mobil	Kontaktpersonens mobiltelefonnummer
E-post	Kontaktpersonens e-postadresse
Kortnavn	Forkortelse af kundenavnet. Kan bruges som søgealternativ til kundekode ved udskrift af visse rapporter.
Kundenummer	Kundens identitet i Debitorbogholderiet. Hvis kundenummer forlades blank, bruges Kunde -ID som kundenummer i DEB.

Parametre 1

Overkunde	Hvis flere kundekoder hører sammen, kan de sammenføres med en overkunder. Anvendbart i rapporter mm.
Type	Jobtype, hentes fra kundeposten men kan ændres.'
Arbejdstype	1-3 arbejdstyper kan angives.
Kategori	Hentes fra kunde. Bruges for statistik
Jobmærkning 1 & 2	Angives på jobbet (hvis kunden ikke altid skal mærkes op med samme mærkning)
Gruppe	Hentes fra kunde. Kan ændres
Omkostningssted	Hentes fra kunde
Kreditklasse	Mulighed at opgive kundens kreditklasse.
Kreditlimit	Mulighed at opgive kundens kreditgrænse

Parametre 2

Sprog	Det sprog, kundefakturaerne skal udskrives på.
Seneste jobnummer	Systemet viser løbenumret for det senest oprettede job.
Tidsrapportering	Afkryds, hvis kundens jobs skal vises og kunne bruges i Marathons tidsrapportering.
Konfidentielt	Kontakt Kalin Setterberg for information over konfidentialitet i Marathon.
Kundeperspektiv	Ikke i brug.
Ordrebekræftelse	Udskrift kan begæres for alle jobs, med ordrebekræftelse afkrydset.
Synk job med kunde	Det er mulig at synkronisere visse oplysninger mellem kunder og sine jobs.
Afr.kund ved flerfirma	Bruges kun i flerfirmahåndtering.
Spærret	Kunder uden aktive jobs kan spærres.

Pris honorar

Prisfaktor	Prisfaktoren peger på hvor mange procent af timeprisen, der gælder for kunden.
Debiteringstype	Debiteringstypen styrer hvis timeprisen skal hentes fra medarbejderkoden eller arbejdskoden. Før afvigende prislister kan bruges på kunder og jobs, må kunden/jobbet ha debiteringstype pr. medarbejder.
Tillæg overttid	Kontakt Kalin Setterberg for information om overtidshåndtering.
Afvigende priser	Se separat manual för mer information om avvikande timpriser.
Opdatér job	Opdaterer et eller flere jobs med de priser, der er blevet registreret på kunden.
Kopiér fra	Kopierer afvigende timepriser fra anden kunde.
Ifølge prisliste	Angiv eventuel central prisliste. Prislister oprettes i System: Basisregister/Job/Afvigende timepriser.

Pris indkøb

Prisfaktor	Prisfaktoren peger på hvor mange procent af påslaget, der gælder for kunden.
Prisliste indkøb	Det er mulig at ha op til fem prislister med forskellige pålægsprocentsatser. Prislisterne registreres på indkøbskoderne; der vises også prislisternes nummer.
Kapitalomk.tillæg	Bruges som åbent tillæg på indkøb.Pris øvrigt

Pris øvrigt

Prisfaktor	Prisfaktoren peger på hvor mange procent af materieltillægget, der gælder for kunden.
Materialetillæg	Ateliermaterialetillæg kan angives pr. arbejdskategori med valgfrit beløb. Tillæg til kunde styres med en procentsats.
Afvigende priser	Standardvalg for kunden, hentes til nye jobs. Se separat manual for mere information om afvigende timepriser.
Opdatér job	Opdaterer et eller flere jobs med de priser, der er blevet registreret på kunden.
Kopiér fra	Kopierer afvigende timepriser fra anden kunde.

Fakturering

All information i denne fane bliver automatisk foreslået på nye jobs, men kan ændres.

Faktureringsvaluta	Standardvalg for kunden, hentes til nye jobs. Valutaer og valutakurser administreres under System: Basisregister/Generelt/Valutaer.
Moms	Momskoden styrer momsen på fakturaen: Indenrigs m/moms - Kunde, der er momspligtig inden for landet. Moms debiteres Indenrigs u/moms - Kunde, der ikke er momspligtig. Moms debiteres ikke Udenlandsk ikke EU - Kunder udenfor EU. Moms debiteres ikke Udenlandsk, inden for EU - inden for EU. Moms debiteres ikke Ikke honorar - indenrigs momspligtige|kunder, der ikke debiteres moms på honorar Internt - Intern afregning inden for momskoncern (ingen redegørelse på momsdeklaration)
Momssats	Momssatser administreres under System: Basisregister/Generelt/Moms.
VAT-nummer.	VAT-nummer skal angives for kunder, der har momskode Udenlands, inden for EU
Betalingsbetingelser	0 – 999 kreditdage kan registreres
Løbende mnd + oven	Betalingsbetingelsen kan indstilles sådan, at kreditdage tælles fra den første næstkommende måned
Tillad samlefakturering	Hvis samlefakturering tillades, kan flere jobs der tilhører samme kunde blive faktureret på én fælles faktura.
Faktureringsgebyr	Anvendes for kunder, der skal påføres et faktureringsgebyr. Du har brug for en øvrigtkode for faktureringsgebyr. Den registreres og angives I parametrene under System: Basisregister/Job/Parametre/Fakturering.
Fakturaniveau	Bruges ikke
Laveste fakt.niveau = 2	Bruges ikke
Bruttofaktura	Bruges ikke
Antal timer	Angives, hvis timer skal redegøres på fakturaen.
Timepris på fakt. niveau IB	Angives, hvis timeprisen skal vises på fakturaen.
Sammenligning	Angives, hvis sammenligningstal udskrives på fakturan.
Opdelt på H/I/Ø	Angives hvis sammenligningstallene skal vises opdelt på Honorar, indkøb og øvrigt.
E-mail for fakturaer	Fakturaerne kan sendes til e-mailadressen automatisk ved fakturering. Betænk, at også acontoafregninger og kreditfakturaer sendes.

E-dokumenter

Indstillninger for elektronisk fakturering. Kontakt Kalin Setterberg for yderligere information.

Team

Medarbejdere	Vælg de medarbejdere, der vil indgå i teamet. Team er anvendbart fx ved konfidentielle jobs.
Arbejdsopgave	Hvis medarbejderens titel skal udskrives på fakturaen, write, select one here. Occupations are registered in Backoffice: Base registers/Pro/Occupation.

Adgang

Særskilt indstilling for adgang til kunde. Angiv hvilken eller hvilke medarbejdergrupper, teams, og/eller medarbejdere som skal være autoriserede til kunden.

Husk, at visse slags adgange kan overstige begrænsningen for de autoriserede, der registreres her. Kontakt Kalin Setterberg for yderligere information.

Egne felt

Egne felt for kundeoprettelse kan lægges ind i System: Basisregister/Generelt/Parametre.

Kontakt Kalin Setterberg for mere information.

Registrering af job

Job registreres i System: Basisregister/Job/Kunder og job.

Det er også mulig at indstille sådan, at job også kan oprettes i Jobs/Forespørgsel. Aktive felter i Jobs bestemmes i System: Basisregister/Job/Parametre, under fanebladet Kunder og job, i tabellen Begreber ved joboprettelse i Kunder og job.

Markér kunden og vælg Ny på jobsiden (den højre side) for at oprette et nyt job.

Jobbets identifikation består af kundekoden og et firecifret løbenummer. Hvis automatiske jobnummer bruges, får det nye job næste ledige nummer. Hvis de ikke bruges, skal jobnummer angives manuelt.

De fleste joboplysningerne hentes fra kundeposten, disse er markerede med en lysgrønn cirkel. Hvis du har brug af at ændre noget for et specifikt job, må du fjerne krydset i feltet Synkronisér job med kunde i jobpostens fane Parametre 2.

Generelt

Benævnelse	Jobbets navn, vises på fakturaer.
Jobbeskrivelse	Vises ikke på fakturaer.
Særskilt fakturatekst	Tekst, der skal skrives ud på alle fakturaer på dette job. Teksten bliver da hentet automatisk til nye fakturaer, med mulighed at ændre eller fjerne den.
Projektleder	Hentes fra medarbejderregistret.
Produktionsleder	Hentes fra medarbejderregistret
Vores ref på faktura	Angives i de fald da en anden person end projekt- eller produktionsledere skal være referencer på fakturaen.
Master	Masterjob er en måde for enkelt at trække statistik ud for flere jobs.
Kampagne	Bruges fremmest af selskaber, der anvender både Mediamodulen og Jobmodulen i Marathon. Kampagne bruges for at samle budgetter og jobs under én og samme kampagne.
Deadline	Jobbets deadline.
Fakturadato	Jobbets planlagte fakturadato. Den kan også angives pr. enkelt faktura
Slutdato	Jobbets slutdato.

Kontakt

Se under Kontakt for kundeoprettelse.

Hvis et job skal faktureres til en anden modtageradresse end kundens, anbefales anvendelse af Fakturakunde, se kapitel for Fakturakunde.

Parametre 1

Type	Jobtype, hentes fra kundeposten men kan ændres.'
Arbejdstype	1-3 arbejdstyper kan angives.
Kategori	Hentes fra kunde. Bruges for statistik
Jobmærkning 1 & 2	Angives på jobbet (hvis kunden ikke altid skal mærkes op med samme mærkning)
Gruppe	Hentes fra kunde. Kan ændres
Omkostningssted	Hentes fra kunde

Parametre 2

Sprog	Jobsproget
Tidsrapportering	Afkryds, hvis jobbet skal vises og bruges i Marathons tidsrapportering.
Konfidentielt	Afkryds, hvis jobbet er konfidentielt
Adgang til katalog	Alle: Hvis jobbet er konfidentielt, vil kun projektleder, produktionsleder, kundeansvarlig og de, som har adgang for at åbne andre medarbejderposter have adgang til. Team: Teamet samt oven nævnte har adgang til jobbet
Ordrebekræftelse	Ordrebekræftelse kan udskrives for alle jobs med afkrydset felt
Ordrebekr udskreven	Viser hvis ordrebekræftelse er udskrevet eller ikke
Synk. Job med kunde	Afkryds, om joboplysningerne skal være de samme som på kunden

Pris honorar

Fast pris honorar	Den faste pris vises i rapporter
Prisfaktor	Angiv hvor mange procent af timeprisen, der skal gælde
Debiteringstype	Debiteringstypen styrer hvis timeprisen skal hentes fra medarbejderkoden eller fra arbejdskoden. For at skulle bruge de afvigende prislister på kunder og jobs må kunden/jobbet ha debiteringssort pr. medarbejder
Afvigende timepriser	For at afvigende timepriser skulle fungere, skal parameteren Afvigende timepriser være afkrydset på jobbet. Hvis jobbet er synkroniseret med kunden, hentes oplysningen derfra.

Se separat manual med mere information over afvigende timepriser.

Kopiér fra kunde	Et afvigende timepris på kunden kan kopieres ind på jobbet.

Pris indkøb

Fast pris indkøb	Vises på bl.a. rapporter
Prisfaktor	Angiv hvor mange procent på indkøbet, der er aktuelt.
Prisliste indkøb	Et job kan bruge op til fem forskellige prislister, med forskellige pålægsprocentsatser. Disse må først aktiveres i parametrene.

Vælg derefter nummer på den prisliste, der skal bruges. Nummeret vises på indkøbskoderne.

Kapitalomk. tillæg	Åbent tillæg på indkøb

Pris øvrigt

Fast pris øvrigt	Den faste pris vises bl.a i rapporter
Prisfaktor	Angiv hvor mange procent af materialeomkostninger, der er aktuelt
Materialetillæg	På valgte arbejdskategorier kan et ateliermaterialetillæg angives. Her styres tillægget via en procentsats.
Afvigende priser	Hvornår en afvigende timepris er blevet registreret på en kunde, vil prisen automatisk komme ind på kundens nye jobs. Hvis den afvigende timeprislisten er aktuel for alle koder, angives * i kodefeltet. Hvis koderne skal have forskellige afvigende timepriser, skrives øvrigt-koderne ind.
Opdater jobs	Alle jobs opdateres med den afvigende prist
Kopiér fra kunde	Her kopieres afvigende priser fra kunden

Fakturering

Faktureringsvaluta	Kundens faktureringsvaluta (valutakursen styres fra System: Basisregister/Bas/Valutaer)
Moms	Momskoden styrer momsen på fakturaen. Se felt Moms på kunden for mere information.
Momssats	Momssatsen for firmaet hentes
VAT-nummer	VAT-nr skal angives for kunder, der har momskode Udland, inden for EU.
Betalingsbetingelser	0 – 99 kreditdage kan registreres.
Løbende mån + oven	Hvis betalingsbetingelsen skal tælles fra den første i næstkommende måned
Tillad samlefakt.	Flere jobs, der tilhører samme kunde, kan jobs, der tilhører samme kunde, faktureres på én fælles faktura
Faktureringsgeby	r Hvis jobbet skal tilføres et faktureringsgebyr (en øvrigt-kode for faktureringsgebyr oprettes og angives i parametrene under System: Basisregister/Job/Parametre/Fakturering) System/Basregister/Pro/Parametrar/Fakturering).
Fakturaniveau	Bruges ikke
Laveste fakt.niv. = 2	'''''''Bruges ikke
Bruttofaktura	Ved hver fakturering øges beløbet og en rad med tidligere faktureret vises
Antal timer	Hvis timer skal redegøres på fakturaen eller ikke
Timepris på ...	Hvis timeprisen skal vises på fakturaen
Sammenligning	Sammenligningsoplysninger kan udskrives på fakturaen.
Opdelt på H/I/Ø	Sammenligningsoplysningerne enten opdelt på honorar, indkøb eller som en summa i alt
E-post for fakturaer	Hvis e-mailadresse angives, sendes fakturaerne til adressen automatisk ved fakturering. Husk på, at også acontoafregninger og krediterede fakturaer sendes.

E-dokument

Indstillinger for E-fakturering. Kontakt Kalin Setterberg for yderligere information.

Team

Medarbejdere	De medarbejdere, der arbejder med jobbet. Kan anvendes f eks ved konfidentielle jobs.

Arbejdsopgave	Mulighed for at udskrive arbejdsopgave/titel i stedet for medarbejderens navn på fakturaen. Arbejdsopgaver oprettes i System: Basisregister/Job/Arbejdsopgaver. Det er også mulig at angive en default på medarbejderen.

Frie oplysninger

Frie joboplysninger kan oprettes i System: Basisregister/Pro/Frie joboplysninger. Disse kan aktiveres så at de vises i Jobmodulet.

Egne felt

Egne felter for oprettelse af job kan indlægges i System: Basisregister/Generelt/Parametre. Disse felter kan vises i oversigtsbilledet Jobmodulet.

Fakturakunde

Hvis jobs på samme kunde skal faktureres forskellige adresser, må en fakturakunde oprettes. På den måde bruges forskellige kundenummer for samme kunde i Debitorer. Hvis kun adressen på jobbet ændres, vil den også ændres i kundereskontroen hver gang, en ny faktura læses ind i Debitorer og Bogføring. Det er problematisk, da rykkere og rentenotaer skal sendes.

Opret fakturakunder i System: Basisregister/Job/Fakturakunder.

When the registration is done, write the client number on the project in System: Base registers/Pro/Clients by searching for it in the search box. The new address will now be used on the project.

Overkunde

Overkunder bruges for at trekke statistik ud på flere kunder, der hører sammen.

Opret overkunder i System: Basisregister/Job/Overkunder og kobl dem til kunden i System: Basisregister/Job/Kunder under fanen Generelt. Overkunder kan kobles til overkunder også i yderligere niveauer

Eksempel: kunden Volvo findes i Sverige, Norge, Danmark og Finland, og i hvert lande findes der flere kontorer. Hvert kontor er oprettet som en kunde i Marathon. Derefter er de forskellige landes kontorer sammenkoblede med en overkunde pr. lande. Landene/overkunderne kan i sin tur også kobles til en overkunde for hele koncernen.

Vælg Ny for at oprette en ny overkunde. Udfyld kode og benævnelse og mulig kundeansvarlig, gruppe, kategori, overkunde og team. Teamet kan udskrives som kolonne i rapportgeneratoren i JOB.