Internal invoicing PRO

Internfakturering

Internal invoices between companies within the same Marathon installation can be sent via the Invoice distribution in the to the preliminary entering program in the purchase ledger of the receiving company. The incoming invoice is shown in the list as "not checked" together with the scanned invoice. The administrator of the receiving company is receiving a notification and can later complete the information regarding approver start the approval and bookkeeping as normal.

How to get started

1. Contact Kalin Setterberg and ask them to activate the function in your installation.

2. Set-up in base registers:

a) In the base registers of the sending company, System: Base registers/PRO/Client/Project, under tab E-documents, select E-invoice recipient ”Marathon” on the internal clients/projects that you want to send to via the invoice distribution.

In System: Base registers/SL/Clients,select Counterpart (Marathon company code for the invoice receiving company)

b) In the base register of the receiving company, in System: Base registers/PL/Suppliers select Counterpart (marathon company code of invoice sending company)

In System: Base registers/PL/Parametres under the tab Preliminary entering select a person to receive the notifications - if you want them to be notified every time an e-invoice is added into the preliminary entering.

Set the parametre "Simultaneous users" (scanning), this box has to be checked in order for the invoice import to work.

c) I det fall man vill använda E-distribution i kombination med Flerbyrå-funktionen och vill styra konteringen av kostnaden på mottagande bolags sida uppdelat arvode/inköp/övrigt så behöver två tillägg göras i basregistret.

I sändande bolag System: Basregister/ALLMÄNT/Företagsspecifika register/Parametrar under fliken E-faktura, bocka i rutan för "Delsummera arvode/inköp/övrigt".

I mottagande bolag System: Basregister/LEV/Parametrar under fliken Ankomstregistrering välj ”konton för e-faktura arvode, inköp och övrigt”.

3. Skapa fakturorna på vanligt sätt via Projekt: Fakturering och justering och ta ut som definitiv faktura.

4. För att skicka den som e-faktura gå till Ekonomi: Fakturadistribution.

Välj period och välj Projektfakturor, Endast e-fakturor och Endast ej skickade, klicka Sök

Markera fakturan och klicka Skicka så skickas fakturan till mottagande bolags ankomstregistrering.

5. I mottagande bolags ankomstregistrering visas fakturan i listan som ”Ej kontrollerad”

Ifall Motföretag lagts in korrekt i basregistret kommer fakturan automatiskt knytas till rätt leverantör i reskontran. I annat fall läggs fakturan in i listan för manuell komplettering av den uppgiften. Komplettera fakturan på vanligt sätt för attest och bokföring.