Fakturaskanning

Skanning av leverantörsfakturor

Funktionen för skanning av omkostnadsfakturor är tillgänglig under Ekonomi/Leverantörsfakturor. (Om fakturans uppgifter ska registreras av användaren används Manuell registrering) Det finns tre tillvägagångssätt att skanna in omkostnadsfakturor i Marathon.

En av dem är att maila in fakturorna för tolkning med en mailadressen för respektive bolag. Kontakta oss för din adress. (Vi rekommenderar att använda tillvägagångssättet p.g.a. enkelheten i hela hanteringen).

Fakturan som mailas måste vara i PDF-format med en upplösning på minst 300 dpi. En PDF får endast innehålla en faktura, om PDF:en avser flera fakturor måste dessa delas upp i enskilda filer. Det går att sända flera enskilda filer i samma mail men mailet får endast innehålla PDF filerna. Länkar, signaturer och dylikt måste tas bort.

Detta eftersom hanteringen är automatiserad och avvikande mail fastnar för manuell kontroll, vilket fördröjer hanteringen.

Det går att ladda upp fakturorna direkt i Marathon via funktionerna Skanning eller Direktimport

Skanning:

Tryck på Skanning, sedan Importera. Välj de fakturor som ska importeras.

De importerade fakturorna syns på vänster sida, en bild för varje sida. För att sända dess för tolkning används kryssrutorna bredvid bilden av fakturan. Vid markering märks dessa med siffror, 1 och uppåt beroende på hur många som markeras.

Fakturorna kan sedan sändas in som separata fakturor eller som en flersidig faktura. Spara sänder de markerade fakturorna som en flersidig faktura, där siffermarkeringen avser sidornas ordning. Spara separat sänder de markerade fakturorna som enskilda fakturor.

Direktimport:

Tryck på Direktimport. Markera filerna som ska skickas för tolkning och tryck sedan ok.

Status:

I ankomstregistreringen finns en kolumn för vilken status den skannade fakturan har.

När fakturan har skickats för tolknings skapas en post för varje faktura i ankomsregistreringen. Status blir då ”Skickad+dagens datum”. När fakturan har återvänt till Marathon efter tolkning blir statusfältet blankt och är klar för bearbetning.

OK-kolumnen:

In this column you will see the results of different check-ups, i.e. with the supplier register. The check ups-are:

1. Check if supplier is missing

2. Check if several suppliers match

3. Check if approver is missing

4. Check if invoice with same invoice number already exists

5. Check if there is VAT on a foreign supplier

6. OK (If OK, the invoice is ready for sending to approvers)

Other functions

Send for approval	Sends a notification to the approver that they have invoices to approve
Change approver	Possibility to change approver
Change supplier	Possibility to change supplier
Cancel	The selected row will be cancelled.
Manual registration	Possibility to enter an invoice manually, without Kalin Setterberg's interpretation.
Message	Possibility to write a message directly on a row and also read earlier messages concerning the invoice. The message can also be sent as a notification to your colleagues.
Media invoice	The invoice is transformed to a media invoice and will be sent for interpretation in the media system.

Tab Errors/reminders

This tab informs of possible reminders and invoices with errors. Reminders have status Reminder whereas other erroneous invoices have status Rejected.

Other functions:

Show	Shows the reminder/rejected invoice in pdf format
Confirm	Confirms that you have checked the reminder or the rejected invoice. If you remove the check from ”Only active”, you will see all confirmed invoices.
Message	Write an internal message and if you want, notify your colleagues with it.