Time report approval

Allmänt

Attest av tidrapporter används för att till exempel en avdelningschef kan attestera sina medarbetares tidrapporter. Det går också att ställa om systemet så att endast attesterade tidrapporter kan uppdateras.

Att komma igång

Ställ in så att personerna som ska attestera har behörighet till Attest av tidrapporter. Det görs i Administration: Behörighet/Projektredovisning/Registrering/Attest av tidrapporter.

I System: Basregister/PRO/Parametrar, fliken Arvode, ställer ni sedan in om attestanterna ska attestera per Grupp eller Arbetsgrupp.

Det finns även möjlighet att bryta ut enskilda arvodeskoder för att visas i separata kolumner samt att ställa in så att endast attesterade tidrapporter kan uppdateras.

Behörighet

I System: Basregister/Allmänt/Användare ställer ni sedan in vilken eller vilka grupper/arbetsgrupper som användaren ska ha behörighet att attestera. I exemplet nedan är Grupp valt i parametrarna.

Ett kryss i rutan Alla betyder att alla medarbetare, oavsett grupp- eller arbetsgruppstillhörighet, kan väljas.

I Attest av tidrapporter kan attestanten sedan välja vilken grupp/arbetsgrupp denne ska attestera tidrapporter i. Attestanten kan endast se de grupper som denne är behörig till.

Projekt/Attest av tidrapporter

Attest av tidrapporter ligger under Projekt. För att medarbetare ska visas i listan måste år och månad anges i fältet Månad.

Kolumnerna ovan visar följande:

Obehandlade dagar	dagar som är rapporterade men ej attesterade
Ej rapporterade dagar	antal dagar som inte är färdigrapporterade, d.v.s. inte uppfyller kravet eller är klarmarkerade
Godkända dagar	dagar som är attesterade och godkända
Ej godkända dagar	dagar som är attesterade som ”ej godkänd”
Ändrad dag finns	om en dag har ändrats efter att den attesterats

Övriga funktioner:

Påminn tidrapportörer	Ett mejl skickas till tidrapportörer med ej godkända dagar
Utskrift	En utskrift av tidrapporter kan göras. För detta krävs en separat utskriftsmall, kontakta Kalin Setterberg för mer information.
Avprickning	En överblick över samtliga medarbetares kalendarium. Samma lista som i Projekt/Rapporter/Avprickning tid.

Titta på en tidrapport

Markera en medarbetare och klicka på Öppna för att se hur hon/han har tidrapporterat. Då visas följande:

Kolumnerna ovan hämtar information från följande:

Externa projekt	Projekt med projekttyp E (extern), G (gruppgemensam) och J (spekulation)
Interna projekt	Projekt med projekttyp I (intern)
Interntid	Kostnadskategori 90 (ej projektrelaterat)
Sjukdom	Kostnadskategori 96
Semester	Kostnadskategori 93
Övrig frånvaro	Kostnadskategori 91, 92, 94, 95, 97 och 98
Totalt	Visar totalt antal rapporterade timmar
Kalendarium	Visar medarbetarens rapporteringskrav
Attest	Visar vilka dagar som är behandlade, det vill säga godkända eller ej godkända. Fältet är markerat med användare och tid för attest.
Kommentar	Möjlighet finns att skriva en kommentar vid attest.

En enskild dag kan öppnas för att på så vis se vilka projekt och arvodeskoder timmarna är rapporterade på:

Attestera

Det går att välja att attestera enskilda dagar genom att markera dessa och använda knappen Attestera dagar, eller en hel månad med knappen Attestera månad.

En dag som inte har godkänts markeras i tidrapporteringen med ett kryss:

Meddela medarbetaren om ej godkända dagar

Det finns möjlighet att skicka e-post till medarbetare som har ej godkända dagar. Klicka på knappen Påminn tidrapportörer i listan där alla medarbetarna visas.

Utskrift

Med knappen Utskrift kan en lista med alla tidrapporter för vald månad och grupp skrivas ut. Observera att en utskriftsmall behövs – kontakta Kalin Setterberg för att beställa en.

Ändringar

Om en medarbetare ändrar i sin tidrapport på en dag som redan är attesterad, visas det på två sätt. Dels genom det röda krysset i kolumnen Ändrad dag finns:

Dels på medarbetarens tidrapport i attesten genom att texten i kolumnen Attest blir röd:

Projekt/Attestbevakning tidrapporter

I Attestbevakning tidrapporter kan ekonomipersonalen bevaka attesteringen av tidrapporter. Utöver funktioner beskrivna under Projekt/Attest av tidrapporter finns följande:

Påminn attestanter	Skickar ett påminnelsemejl till attestanter som har obehandlade dagar i perioden. Välj med en kryssruta per rad/attestant vilka som ska påminnas, som default är alla attestanter ikryssade.