Godkendelse af tidrapporter

Generelt

Godkendelse af tidrapporter bruges f eks hvis en afdelingschef må godkende sine medarbejderes tidrapporter. Systemet kan indstilles sådan, at kun godkendte tidrapporter er mulige at opdatere.

Før godkendelse

Forsikr dig om, at de personer der skal godkende har adgang til Godkendelse af tidrapporter. Det gøres i Administration/Adgang/Time-sagsstyring/Registrering/Godkendelse af tidrapporter.

I Basisregister/JOB/Parametre, fanen Honorar, bestemmes hvorvidt der skal godkendes pr. gruppe eller pr. arbejdsgruppe.

Der findes også mulighed, for at vælge spexifike koder i separate kolonner och igså for at kun godkendte rapporter kan opdateres.

Adgang

I Basisregister/Generelt/Brugere indstilles siden grupper/arbejdsgrupper, brugeren har adgang til for godkendelse. I eksempelet neden er der valgt Gruppe i parametrene

Er feltet Alle afkrydset, betyder det at alle medarbejdere, uanset gruppe- eller arbejdsgruppe kan vælges.

I Godkendelse af tidrapporter vælger så godkenderen, hvilke grupper/arbejdsgrupper, hun/han vil godkende tidrapporter i. I eksempelet neden er der valgt Gruppe i parametrene. Godkenderen ser kun de grupper, hun/han har adgang til.

Godkendelse af tidrapporter

Godkendelse af tidrapporter ligger under Jobs. År og måned må angives, ellers vises ikke medarbejderen i listen. Derudover påkræves adgang for godkendelse af tidrapporter, læs videre under Adgang og Før godkendelse.

Kolonnerne oven viser følgende:

Ubehandlede dage	dage, der er rapporterede, men er ikke endnu behandlede af godkenderen
Ikke rapporterede dage	antal dage, der ikke er færdigrapporterede, dvs. ikke opfylder kravet eller er ikke færdigmarkerede
Godkendte dage	dage, der er godkendte af godkenderen
Ikke godkendte dage	dage, der har fået bemærkningen ”Ikke godkendt” af godkenderen
Ændret dag findes	viser dag, som er blevet ændret efter godkendelsen

Andre funktioner

Påmind tidrapportører	En e-mail sendes til tidrapportører, der har dage bemærkede med ”Ikke godkendt”
Udskrift	Tidrapporten kan skrives ud. Du trænger en separat udskriftsskabelon for dette, kontakt Kalin Setterberg for mere information
Afstemning	En overblik over alle medarbejdernes kalendere. Listen er den samme som i Job:Rapporter/Afstemning tid.

To look at a time report

Select an employee and see her/his report by clicking Open. The following view is shown:

The above columns fetch information from:

External projects	Projects with project type E (external), G (group) and J (speculation)
Internal projects	Projects with project type I (internal)
Internal time	Cost category 90 (not project related)
Illness	Cost category 96
Vacation	Cost category 93
Other absence	Cost category 91, 92, 94, 95, 97 and 98
Total	Shows reported hours in total
Calendar	Shows the reporting requirement of the employee
Approval	Shows daysy that are handled, i.e. OK or not OK. The field is labelled with user and time of approval.
Comment	Field for optional approval comment.

You can open a single day in order to see what projects and codes the hours have been reported on:

Approve

You can approve single days by marking them and then pressing Approve days, or a complete month by pressing Approve month. In both cases the box shown below opens, where you can approve or disapprove a day and write a comment:

You can also open a time report for one specific day and approve it. A day that is not OK is shown in Marathon Time, crossed:

Notification to employee

You can send an e-mail to an employee with days that are not OK. Click on Remind time reporters in the list of employees, the following confirmation is shown:

Print

You can print a list of all time reports for the selected month with the Print function. Note, that you need a print template for that, contact Kalin Setterberg to order one.

Changes

If an employee changes her/his time report on a day that already is approved, it is shown in two ways: With a red cross in the column Changed:

In the employee's time report in the approval, the text in the Approval column turns red:

Backoffice watch list

In the watch list for time reports, the accounting staff can monitor the time report approvals. Additionally to functions described in Approval of time reports in Frontoffice here is a function fo reminding approvers:

Remind approvers	Sends a reminder mail to approvers with not handled days during a period. Select approvers with checking the box on a rpw. All approvers are selected by default.