Skanning av omkostnadsfakturaer

Skanning av omkostnadsfakturaer

Skanningsfunksjonen finner du i Økonomi: Leverandørsfakturaer. Det finnes tre forskjellige fremgangsmåter:

Det første og enkleste er å sende fakturaene som e-post(i pdf-format) til en e-postadresse i dette format: p.[FIRMAKODE].[KUNDE-ID] . Noter, at meldingen kun må inneholde pdf-filer, intet annet. Linker, signaturer mv. må fjernes før meldingen sendes. Du kan også kun sende én faktura i hvert fil.

Den andre måten er å bruke funksjonen Skanning i Økonomi/Leverandørsfakturaer, fliken Registrering innkommende.

Klikk på Skanning. Velg deretter å importere filene som skal skannes. Da du har importert dem kan du velge, hvilke som skall sendes for tolkning ved å krysse av feltene ved siden av fakturaene. Med Lagre separate kan du sende fakturaene som separate filer og med Lagre kan du sende alle valgte fakturaene i en felles fil.

Den tredje måten er å bruke funksjonen Direktimport. Marker filene som skal sendes for tolkning og klikk Ok.

I registrering innkommende finnes en kolonne som viser status til den skannede fakturaen. Da fakturaen sendes for tolkning er statusen ”Sendt” og da den kommer tilbake til Marathon er den blank og ferdig for behandling.

Andre funksjoner i Registrering Innkommende

Åpn	Viser opplysninger over den skannede fakturaen.
Send for attestering	Fakturagodkjenneren får en melding om faktura å attestere
Bytt attestant	Du kan, hvis du vil, bytte attestant på fakturaen
Bytt leverandør	Du kan også, hvis du vil, bytte leverandør eller legge til en ny i listen
Makuler	Den markerte raden makuleres
Vis faktura	Viser fakturaen i pdf-format
Manuell registring	Mulighet for å registrere fakturaen manuellt, uten att Kalin Setterberg tolker den.
Melding	For internt bruk, meldingen vises direkte på raden.Du kan også se tidligere meldinger om fakturaen och sende meldingen till kollegene dine.
Mediefaktura	Omvandler fakturen til mediefaktura, hvor den vil sendes for tolkning

OK- kolonnen

Kolonnen viser resultaten fra kontrollen av fakturaen mot bl.a leverandørsraegistret. Programmet kontrollerer også attestantene til fakturaen.

Foruten feil viser kolonnen også dersom fakturaen er en påminnelse. De blir markerte med "Påminnelse" eller hvis der finne sen feil, "Avvist".

This tab informs of possible reminders and invoices with errors. Reminders have status Reminder whereas other erroneous invoices have status Rejected.

Andre funksjoner

Vis	Viser den feilaktige fakturaen eller påminnelsen i pdf-format
Bekreft	Bekrefter at du har konntrollert påminnelseer eller den avvisede fakturaen. Den bekreftede faktura flyttes til bokføringsloggen.
Melding	Du kan skrive en intern kommentar och også sende den til kollegene dine som en notifikasjon.

Skanning av mediefakturaer

Skanningsfunksjonen finner du i Økonomi: Leverandørsfakturaer. Det finnes tre forskjellige fremgangsmåter:

Det første og enkleste er å sende fakturaene som e-post(i pdf-format) til en e-postadresse i dette format: p.[FIRMAKODE].[KUNDE-ID] . Noter, at meldingen kun må inneholde pdf-filer, intet annet. Linker, signaturer mv. må fjernes før meldingen sendes. Du kan også kun sende én faktura i hver melding.

Den andre måten er å bruke funksjonen Skanning i Media/Registrering mediefakturaer, fliken Registrering innkommende.

Klikk på Skanning. Velg deretter å importere filene som skal skannes. Da du har importert dem kan du velge, hvilke som skall sendes for tolkning ved å krysse av feltene ved siden av fakturaene.

Med Lagre separate kan du sende fakturaene som separate filer og med Lagre kan du sende alle valgte fakturaene i en felles fil.

Den tredje måten er å bruke funksjonen Direktimport. Marker filene som skal sendes for tolkning og klikk Ok.

I medielisten finnes en kolonne som viser statusen til den skannede fakturaen. Da fakturaen er blitt sent for tolkning er statusen ”Sent” og da den kommer tilbake til Marathon kan du lese i kolonnen OK hvis den er OK eller hvis der finnes noen feil.