Osto- ja kululaskujen skannaus

Kululaskujen skannaus

Skannaustoiminto löytyy ohjelmasta Taloushallinto: Ostolaskut. Skannauksen voi tehdä kolmella eri tavalla:

Ensimmäinen ja yksinkertaisin tapa on lähettää laskut sähköpostina. Käytä osoitemuotoa: p.[YRITYSKOODI].[ASIAKAS-ID]. Huomioi, ettei viestissä saa olla mitään muuta kuin PDF-tiedostoja; kaikki linkit, sähköpostiallekirjoitukset ym. on poistettava ennen lähettämistä. Jokaiselle laskulel on laitettava oma viesti; niitä ei voi lähettää useampia yhdessä.

Toinen tapa on käyttää toimintoa Skannaus ohjelmassa Taloushallinto: Ostolaskut, välilehdellä Saapumisrekisteröinti. Tee näin:

Klikkaa Skannaus. Valitse Tuo ja valikoi skannattavat tiedostot. Tuonnin jälkeen voit valita ne, jotka lähetetään tulkattavaksi rastittamalla laskun vierellä olevan ruudun. Toiminnolla Tallenna erilliset voit lähettää laskut erillisinä tiedostoina kun taas toiminta Tallenna lähettää kaikki valitut laskut yhtenä tiedostona.

Kolmas tapa on toiminto Suoratuonti. Valitse tiedostot, jotka lähetetään tulkattavaksi ja paina Ok.

Saapumisrekisteröinnissä on sarake, joka näyttää skannatun laskun tilan. Kun lasku lähetetään tulkattavaksi, status on ”Lähetetty” ja kun se on tullut takaisin Marathoniin, se on ”Ei tarkistettu”.

Muita toimintoja Saapumisrekisteröinnissä

Avaa	Näyttää tulkitun laskun tiedot
Lähetä hyväksyttäväksi	Sends a notification to the approver that they have invoices to approve.
Vaihda hyväksyjä	Mahdollisuus vaihtaa hyväksyjää.
Vaihda toimittaja	Voit vaihtaa tai lisätä toimittajan.
Poista	Poistaa rivin, jonka olet valinnut.
Näytä lasku	Näyttää laskun pdf-muodossa.
Manuaalinen rekisteröinti	Voit syöttää laskun manuaalisesti, ilman Kalin Setterbergin tulkitsemista.
Viesti	Voit kirjoittaa viestin suoraan riville ja myös lukea aikaisempia laskua koskevia viestejä. Viestin voi myös lähettää ilmoituksena kollegoillesi.
Medialasku	Lasku luokitellaan medialaskuksi ja siirtyy tulkittavaksi mediajärjestelmään.

OK-sarake

Sarake näyttää jos tarkistuksessa on löytynyt virheistä. Tarkistuksessa käydään läpi toimittajarekisteri, hyväksyjät ym.

Tab Errors/Reminders

This tab informs of possible reminders and invoices with errors. Reminders have status Reminder whereas other erroneous invoices have status Rejected.

Medialaskujen skannaus

Skannaustoiminto löytyy ohjelmasta Media: Medialaskujen rekisteröinti. Skannauksen voi tehdä kolmella eri tavalla:

Ensimmäinen ja yksinkertaisin tapa on lähettää laskut sähköpostina. Käytä osoitemuotoa: p.[YRITYSKOODI].[ASIAKAS-ID]. Huomioi, ettei viestissä saa olla mitään muuta kuin PDF-tiedostoja; kaikki linkit, sähköpostiallekirjoitukset ym. on poistettava ennen lähettämistä. Jokaiselle laskulel on laitettava oma viesti; niitä ei voi lähettää useampia yhdessä.

Toinen tapa on käyttää toimintoa Skannaus ohjelmassa Media: Medialskujen rekisteröinti, välilehdellä Saapumisrekisteröinti. Tee näin:

Samoin kun ostolaskujen kanssa, klikkaa Skannaus. Valitse Tuo ja valikoi skannattavat tiedostot. Tuonnin jälkeen voit valita ne, jotka lähetetään tulkattavaksi rastittamalla laskun vierellä olevan ruudun.

Toiminnalla Tallenna erilliset voit lähettää laskut erillisinä tiedostoina kun taas toiminta Tallenna lähettää kaikki valitut laskut yhtenä tiedostona.

Kolmas tapa on toiminto Suoratuonti. Valitse tiedostot, jotka lähetetään tulkattavaksi ja paina Ok.

Medialistassa on sarake, joka näyttää skannatun laskun tilan. Kun lasku on lähetetty tulkittavaksi, status on ”Lähetetty” ja kun se tulee takaisin Marathoniin, sen tilan näkee sarakkeesta OK.