Månadsavslut och avstämningar

Månadsavslut och avstämningar

Bokföring

• Uppdatera periodiseringar under Ekonomi: Uppdatera periodiseringar.

• Stäm av periodiseringar i Ekonomi: Rapporter/Avstämning periodiseringar mot saldo på periodiseringskontot. Se vidare under Avstämning periodiseringar.

• Momsdeklaration skrivs ut under Ekonomi: Rapporter. Se separat avsnitt för Momsavstämning.

• Balans- och resultaträkning skrivs ut i Ekonomi: Rapporter.

Kundreskontra

• Stäm av saldo på kundfordringskonton mot saldolista i Ekonomi: Rapporter,flik Kundreskontra.Se vidare under Avstämning kundreskontran.

• Påminnelser skrivs ut i Ekonomi: Kundfakturor flik Påminnelser. Vid påminnelse på enstaka fakturor kan man istället göra påminnelsen under fliken Frågor genom att söka fram fakturan och göra påminnelser därifrån.

• Räntefakturering görs i Ekonomi: Kundfakturor/Räntefakturor

Leverantörsreskontra

• Stäm av saldo på leverantörsskuldskonton mot saldolistan under Ekonomi: Rapporter,flik Leverantörsreskontra. Se vidare under Avstämning leverantörsreskontran.

Projektredovisning

• Kontrollera att alla rapporterat sina timmar i Projekt: Rapporter,Avprickning tid.

• Registrera in projektrelaterade kostnader, bokför leverantörsfakturor och kvittoredovisningar.

• Uppdatera timmar och inköp i Projekt: Registrering, korrigering och uppdatering.

• Justera och fakturera. Stäng avslutade projekt.

• Nollfakturera i Projekt: Nollfakturering(extra viktigt om ni använder balanskonto för projektinköp).

• Skriv ut lagerlista bokföringsperiod under Projekt: Rqapporter och stäm av oavräknat aconto (se vidare under Avstämning aconto) och inprislagret för inköp mot lagerkontot för inköp (om det används, se vidare under Avstämning lagerkonto inköp).

• Stäm av fakturerat i projektredovisningen mot de intäktskonton i bokföringen som används vid faktureringen. Se vidare under Avstämning fakturerat.

• Projektrapporter skrivs ut under Projekt: Rapporter

Avstämning periodiseringar

Avstämning:

• Uppdatera periodiseringar i Ekonomi: Uppdatera periodiseringar Stäm av periodiseringarna i Ekonomi: Rapporter/Avstämning periodiseringar genom att selektera på de periodiseringar som ligger framåt i tiden och som är bokförda fram till sista datumet i den aktuella perioden, exempelvis period 1906-9999 och bokföringsdatum 000000-190531. Kryssa i Skriv ut uppdaterade. Beloppet på listan stäms av med kontot för automatiska periodiseringar. Saldot på kontot kan man se i Ekonomi: Frågor/Konton eller Ekonomi: Rapporter/Kontospecifikation

Vid differens:

• Skriv ut rapport Avstämning periodiseringar utan att selektera på period eller bokföringsdatum. Valet Skriv ut uppdaterade ska vara urbockat. Du får då ut allt som ligger för uppdatering och på så vis fånga upp eventuella gamla periodiseringar som man har missat att uppdatera för gamla perioder.

• Kontrollera i Ekonomi: Rapporter, Kontospecifikation för att se om några bokningar har gjorts utan integrationskod.

Momsavstämning

Marathon håller koll på momspliktig intäkt, momsfri intäkt och export utanför landet genom att använda underkonton:

XXXX01 – momspliktigt inom landet

XXXX02 – momsfritt inom landet

XXXX03 – utanför EU

XXXX04 – inom EU

För att undvika differens så bör den struktur som Marathon föreslår hållas. Systemet kan inte tolka och placera bokningar gjorda på konton utan underkonto rätt på momsdeklarationen.

Momsdeklarationen i Ekonomi: Rapporterförutsätter att momsen bokas bort mot avstämningskonto varje månad. För att kunna se momsen bakåt i tiden rekommenderas att föregående månads moms bokas bort i början av nästa månad.

Avstämning

• Kontrollräkna din momsdeklaration för den aktuella perioden.

Vid differens:

• Kontrollera att förgående månads moms är bortbokad.

Eventuellt kan transaktioner inkommit sedan redovisningen var gjord vilket medför att momsbeloppet denna månad blir högre.

• Ta ut listan 01-90-02 och selektera på den period du vill stämma av. Här redovisar systemet de poster som inte har ”rätt” utgående moms uppbokad.

• Titta igenom momskontot i Ekonomi: Rapporter, Kontospecifikation för vald period

• så att inga manuella ombokningar är gjorda (förutom ombokningen av momsen).

Avstämning kundreskontran

Avstämning

Ta ut saldolista Ekonomi: Rapporter Kundreskontra per avstämningsdatum. Kontrollera det totala beloppet och jämför mot saldot på kundfordranskontot.

Vid differens:

• Skriv ut listan Avstämning mot BOKi Ekonomi: RapporterKundreskontra för att se vilket datum differensen uppstod.

• Skriv ut listan igen och selektera endast per det datum differensen uppstod, och kryssa ur "Endast sammandrag".

• Kontrollera bokningarna i Ekonomi: Rapporter,Kontospecifikation för att se om några bokningar har gjorts utan integrationskod. Se kolumn Typ.

Avsluta med att pricka av varje faktura i kundreskontran mot fakturabeloppet i bokföringen.

Avstämning leverantörsreskontra

Avstämning:

• Ta ut saldolista Ekonomi: Rapporter, Leverantörsreskontra. Notera det totala beloppet och jämför med saldot på leverantörsskuldskontot.

Vid differens:

• Skriv ut Avstämning mot BOK i Ekonomi: Rapporter, Leverantörsreskontra för att se vilket datum differensen uppkommit.

• Skriv ut listan igen och selektera endast per det datum differensen uppstod, och kryssa ur "Endast sammandrag".

• Kontrollera bokningarna i Ekonomi: Rapporter,Kontospecifikation för att se att inga bokningar utan integration är gjorda. Se i kolumnen Typ

Avsluta med att pricka varje faktura i leverantörsreskontran mot fakturabeloppet i bokföringen

Avstämning projektredovisningen

Avstämning aconto

Avstämning

• Ta ut lagerlista periodindelad i Projekt: Rapporter per avstämningsdatum, ange alla projekttyper och slutsumma J. Jämför lager aconto med saldot på kontot i bokföringen. Glöm inte att summera alla underkonton, dvs 242001, 242002 osv.

Vid differens:

• Kontrollera bokningarna på aconto-kontot i Ekonomi: Rapporter, Kontospecifikation för att se att inga manuella ombokningar är gjorda under perioden.

Avstämning lagerkonto inköp

Inköp i Marathon kan antingen kostnadsföras direkt vid registrering av faktura, eller konteras på ett lagerkonto och kostnadsföras först vid utskrift av faktura till kund. For att undvika differens mellan lagerkontot och lagret i projektredovisningen, ska inga manuella bokningar registreras på lagerkontot och inga inköp ska registreras direkt i projektredovisningen.

Avstämning:

• Se till att alla inköp är uppdaterade för den aktuella perioden i Projekt: Registrering, korrigering och uppdatering.

• Se till att UB för föregående år stämmer med IB för innevarande år.

• Ta ut lagerlista bokföringsperiod i Projekt: Rapporter och selektera på den period som skall stämmas av och jämför inköp inpris med saldot på lagerkontot i Ekonomi: Rapporter,Kontospecifikation. Ange alla projekttyper och kryssa i Endast slutsumma.

Vid differens

• Kontrollera så att inga inköpskoder saknar kostnadskonton i

System: Basregister/Pro/Kostnadskoder → Inköp.

• Kontrollera verifikationerna på lagerkontot i Ekonomi: Rapporter, Kontospecifikation så att inga manuella bokningar är gjorda under perioden.

• Om en faktura vänds efter omläggning till lagerkonto så måste kostnaden konteras om manuellt.

Avstämning fakturerat

• Print report Reconciliation PRO/MED in Accounting: Reports, tab Accounting for the period. If there is discrepancy, open the row and check the invoices. The discrepancy almost always occurs because the invoice has been manually corrected in Accounting: Vouchers

• Or:

• Kör rapport Avstämning PRO/MED under Ekonomi/Rapporter flik Bokföring för perioden. Vid differens, öppna raden och kontrollera fakturor som differensen avser. Differensen beror nästan alltid på att man manuellt har korrigerat fakturan under Verifikationer.

• Alternativt:

• Stäm av fakturerat utpris i projektredovisningen (använd lämplig rapport) mot de intäkskonton i bokföringen som används vid faktureringen. Vilka dessa är kan man se på kostnadskoderna i System/Basregister/Pro/Kostnadkoder. Glöm inte att stämma av alla intäktskonton med momskontoändelse 01 (moms inrikes), 02 (momsfritt inrikes), 03 (utanför EU), och 04 (inom EU).

Vid differens

• Kontrollera så att inga manuella bokningar på intäktskontona har gjorts

• (alla verifikationstyper förutom den för kundfaktura).

• Kontrollera att rapporten du stämmer av mot verkligen visar allt som är fakturerat i projektredovisningen (fakturerat utpris på arvode, inköp och övrigt).