Laskujen skannaus

Tee näin

Skannaustoiminto löytyy ohjelmassa Taloushallinto: Ostolaskut. Jos rekisteröit laskun tiedot itse, käytä toimintoa Manuaalinen rekisteröinti. Laskuja voi lähettää tulkittavaksi kolmella eri tavalla.

Yksi tapa on lähettää laskut sähköpostitse eri osoitteilla kullekin yritykselle. Ota yhteytt Kalin Setterbergii saadaksesi osoitteen. Tämä on helpoin ja suositeltu tapa lähettää laskut.

Sähköpostiviestissä olevat laskut on oltava PDF-muodossa. Niiden resoluutio on oltava vähintään 300 dpi. Kussakin sähköpostiviestissä saa olla vain yksi PDF liitteenä. Jos liitteessä on monta laskua, ne on jaettava yksittäisiin tiedostoihin. Yhdessä viestissä voi lähettää useita tiedostoja, mutta tärkeää on, ettei viestissä ole mitään linkkejä, logoa tai sähköpostin allekirjoitusta.

Prosessi on täysin automatisoitu. Sähköpostit, joissa on poikkeuksia, jäävät manuaaliseen tarkistukseen, mikä pidentää niiden käsittelyaikaa.

Laskut voi myös ladata suoraan Marathoniin toiminnoilla Skannaus tai Suoratuonti

Skannaus:

Valitse Skannaus, sen jälkeen Hae. Valitse laskut, jotka haluat tuoda.

Tuodut laskut näkyvät vasemmalla puolella, joka sivu on yksi kuva. Rastita ruudut kuvan vierellä lähettääksesi ne tulkittavaksi. Rastituksen jälkeen ne saavat myös numerot.

Laskut voi sen jälkeen lähettää erillisinä laskuina tai monisivuisena laskuna. Painikkella Tallenna lasku lähtee monisivuisena jossa numero inikoi sivujen lukumäärää ja Tallenna erillisetlähettää laskut erillisinä laskuina.

Suoratuonti:

Valitse Suoratuonti. Valitse tiedostot, jotka lähetetään tulittavaksi ja paina OK.

Status:

Saapumisrekisteröintivälilehdellä on sarake, joka näyttää skannatun laskun tilan.

Kustakin lähetetystä laskusta tulee erä saapumisrekisteröintiin. Niiden statukseksi tulee "Lähetetty + päivän päiväys". Kun lasku palautetaan tulkinnan jälkeen, statuskenttä jää tyhjäksi ja lasku on valmiina jatkokäsittelyyn.

OK-sarake:

Sarake näyttää eri tarkistuksia, esim. toimittajarekisterin kanssa. Tarkistukset ovat:

1. Tarkistus, että toimittaja on rekisterissä

2. Tarkistaa jos laskun voi kohdistaa useaan eri toimittajaan

3. Tarkistaa, että hyväksyjä löytyy.

4. Check if invoice with same invoice number already exists

5. Check if there is VAT on a foreign supplier

6. OK (If OK, the invoice is ready for sending to approvers)

Other functions

Send for approval	Sends a notification to the approver that they have invoices to approve
Change approver	Possibility to change approver
Change supplier	Possibility to change supplier
Cancel	The selected row will be cancelled.
Manual registration	Possibility to enter an invoice manually, without Kalin Setterberg's interpretation.
Message	Possibility to write a message directly on a row and also read earlier messages concerning the invoice. The message can also be sent as a notification to your colleagues.
Media invoice	The invoice is transformed to a media invoice and will be sent for interpretation in the media system.

Tab Errors/reminders

This tab informs of possible reminders and invoices with errors. Reminders have status Reminder whereas other erroneous invoices have status Rejected.

Other functions:

Show	Shows the reminder/rejected invoice in pdf format
Confirm	Confirms that you have checked the reminder or the rejected invoice. If you remove the check from ”Only active”, you will see all confirmed invoices.
Message	Write an internal message and if you want, notify your colleagues with it.