Laskujen skannaus

Tee näin

Skannaustoiminto löytyy ohjelmassa Taloushallinto: Ostolaskut. Jos rekisteröit laskun tiedot itse, käytä toimintoa Manuaalinen rekisteröinti. Laskuja voi lähettää tulkittavaksi kolmella eri tavalla.

Yksi tapa on lähettää laskut sähköpostitse eri osoitteilla kullekin yritykselle. Ota yhteytt Kalin Setterbergii saadaksesi osoitteen. Tämä on helpoin ja suositeltu tapa lähettää laskut.

Sähköpostiviestissä olevat laskut on oltava PDF-muodossa. Niiden resoluutio on oltava vähintään 300 dpi. Kussakin sähköpostiviestissä saa olla vain yksi PDF liitteenä. Jos liitteessä on monta laskua, ne on jaettava yksittäisiin tiedostoihin. Yhdessä viestissä voi lähettää useita tiedostoja, mutta tärkeää on, ettei viestissä ole mitään linkkejä, logoa tai sähköpostin allekirjoitusta.

Prosessi on täysin automatisoitu. Sähköpostit, joissa on poikkeuksia, jäävät manuaaliseen tarkistukseen, mikä pidentää niiden käsittelyaikaa.

Laskut voi myös ladata suoraan Marathoniin toiminnoilla Skannaus tai Suoratuonti

Skannaus:

Valitse Skannaus, sen jälkeen Hae. Valitse laskut, jotka haluat tuoda.

Tuodut laskut näkyvät vasemmalla puolella, joka sivu on yksi kuva. Rastita ruudut kuvan vierellä lähettääksesi ne tulkittavaksi. Rastituksen jälkeen ne saavat myös numerot.

Laskut voi sen jälkeen lähettää erillisinä laskuina tai monisivuisena laskuna. Painikkella Tallenna lasku lähtee monisivuisena jossa numero inikoi sivujen lukumäärää ja Tallenna erillisetlähettää laskut erillisinä laskuina.

Suoratuonti:

Valitse Suoratuonti. Valitse tiedostot, jotka lähetetään tulittavaksi ja paina OK.

Status:

Saapumisrekisteröintivälilehdellä on sarake, joka näyttää skannatun laskun tilan.

Kustakin lähetetystä laskusta tulee erä saapumisrekisteröintiin. Niiden statukseksi tulee "Lähetetty + päivän päiväys". Kun lasku palautetaan tulkinnan jälkeen, statuskenttä jää tyhjäksi ja lasku on valmiina jatkokäsittelyyn.

OK-sarake:

Sarake näyttää eri tarkistuksia, esim. toimittajarekisterin kanssa. Tarkistukset ovat:

1. Tarkistus, että toimittaja on rekisterissä

2. Tarkistaa jos laskun voi kohdistaa useaan eri toimittajaan

3. Tarkistaa, että hyväksyjä löytyy.

4. Tarkistaa, ettei samalla laskunumerolla olevaa laskua löydy ennestään.

5. Tarkistaa, ettei ulkomaalaisella toimittajalla ole VAT-numeroa

6. OK (Jos OK, lasku on valmis lähetettäväksi hyväksyjille)

Muut toiminnot

Lähetä hyväksyttäväksi	Lähettää ilmoituksen laskun hyväksyjille, että heillä on laskuja hyväksyttävinä
Vaihda hyväksyjä	Mahdollisuus vaihtaa hyväksyjä
Vaihda toimittaja	Mahdollisuus vaihtaa toimittaja
Mitätöi	Valittu rivi mitätöidään.
Manuaalinen rekisteröinti	Mahdollisuus syöttää lasku järjestelmään manuaalisesti, ilman Kalin Setterbergin tulkintapalvelua.
Ilmoitus	Voit kirjoittaa ilmoituksen suoraan riville ja myös lukea aikaisempia ilmoituksia laskusta. The message can also be sent as a notification to your colleagues.
Medialasku	Lasku siirtyy medialaskuksi ja lähetetään tulkittavaksi mediapuolelle.

Välilehti Virheet/muistutukset

Välilehti tiedottaa mahdollisista muistutuksista/kehotuksista ja virheellisistä laskuista. Muistutukset ovat merkitty "Muistutus" ja virheelliset laskut "Hylätty".

Muut toiminnot:

Näytä	Näyttää muistutuksen/hylätyn laskun PDF- muodossa
Vahvista	Vahvistaa, että olet tarkistanut muistutuksen tai hylätyn laskun. JOs haluat nähdä kaikki vahvistetut laskut, poist arasti ruudusta "Vain aktiivit".
Viesti	Kirjoita sisäinen viesti, ja halutessasi lähetä se kollegoillesi