Tidrapportering

Tidrapportering

Tidrapporter skrivs i Projekt: Tidrapportering

I Almanackan visas månadens kalender. Alla medarbetare är kopplade till en almanacka som visar rapporteringskravet längst ned i bild. Med utgångspunkt från rapporteringskravet en viss dag och den hittills rapporterade tiden, används olika färgkoder för att visa om kravet är uppfyllt eller inte.

Grönt	Betyder att dagen är färdigrapporterad. Dagar utan rapporteringskrav, exempelvis helgdagar, är redan från början grönmarkerade.
Rött	Betyder att dagen inte uppfyller det rapporteringskrav som har satts.
Gult	Betyder att dagen är markerad som stoppad. När dagen är stoppad kan den inte läsas in till ekonomisystemet.
Svart-vitt	Betyder att dagen ännu inte har inträffat.

Om en dag i kalendern har en punkt under datumet innebär det att det finns tid rapporterad på dagen. Genom att hålla muspekaren på dagen visas i det högra fönstret en sammanställning av den rapporterade tiden den dagen.

I fönstret längst ner visas en sammanställning över hur många timmar som är rapporterade den dagen, rapporterad tid dittills under månaden och totalt rapporterad tid för månaden.

Komptid kan ställas in på medarbetaren (System: Basregister/Pro/Medarbetare) och saldot visas ackumulerat bredvid rapporterat och krav.

För att förflytta sig mellan månader klickar man på pilarna som omger månaden.

Öppna en dag för att rapportera tid antingen genom att dubbelklicka på dagen eller markera dagen och klicka på Öppna

Snabbsök i Marathon Tid aktiveras genom att klicka med höger musknapp inne i dagrapporten, då visas ett pop-upfönster och snabbsök kan slås på.

Projekt	Projektet kan antingen skrivas in direkt eller hämtas från söklistan (knappen med tre prickar till höger i fältet).
End egna	Kryssa i End egna för att endast visa de projekt där du är kundansvarig, projektledare, produktionsledare eller ingår som medlem i projektets team.
Grupp	Projekt tillhörande vald grupp visas.
Senast	De senaste projekten som man använt i Marathon Tid visas. Antal senaste ställs in i Kugghjul/Inställningar.
Projektsortering master	Masterprojekt visas överst med underliggande projekt kopplade till masterprojekten under.
Kod	Arbetskoden kan antingen skrivas in direkt eller hämtas från söklistan.
Timmar	1 innebär en timme och 0,5 en halvtimme. Mindre än en kvart, dvs. 0,25 rekommenderas inte att fylla i.
Kommentar	I kommentarsfältet finns möjlighet att skriva en kommentar på 1000 tecken. Kommentaren syns på projektet i Kund och projekt, vissa listor och kan skrivas ut i rapporter.
Övrigt	Övrigtkoden kan antingen skrivas in direkt eller hämtas från söklistan.
Antal	Antalet av övrigtkoden
Slutförd	Om rapporteringskravet inte uppfylls en dag klickas rutan Slutförd i. Dagen blir då grön i almanackan. Om automatisk uppdatering av tiderna används så måste slutförd kryssas i för att dagen ska uppdateras.
Stoppad	Rutan Stoppad används om dagen inte är komplett. I och med att dagen stoppas så kan ofullständiga rader sparas tills vidare. Stoppad dag är gul i almanackan och kan inte läsas in till ekonomiavdelningen.
Ny rad	Infogar en ny rad ovanför den rad som är markerad.
Radera rad	Raderar den rad som är markerad
Kopiera rad	Vid kopiering av rad, infogas en ny rad med innehållet under den som kopierades, och efterföljande rader flyttas ner ett steg.
Hämta från resursplan	Möjlighet att hämta projekt, kommentar och timmar från resursplaneringen.
Spara mall	En rapporterad dag kan sparas som en mall och fortsättningsvis användas vid rapportering
Hämta mall	Den sparade mallen kan hämtas upp vid rapportering
Fyll ut med undertid	Med hjälp av undertidsknappen kan systemet själv fylla på med s.k. undertid för att uppnå rapporteringskrav och få dagen grönmarkerad. För att det ska fungera krävs att företaget har aktiverat funktionen. Oftast rekommenderas istället att klicka i rutan Slutförd på dagen
Hämta från	Det går att kopiera en hel dagrapport under knappen Hämta från, där en meny med de senaste tio dagarna finns.
Avbryt/Spara	Dagrapporten lämnas alltid med Avbryt eller Spara.

Då tidrapportens rader blivit uppdaterade av ekonomiavdelningen får de en ljusare grå färg och kan inte ändras. Det går däremot att lägga till rader i tidrapporten.

Massinmatning

Om flera dagar ska ha samma information kan massinmatning användas.

Genom att klicka på dagarna blir de mörkgrå vilket innebär att de är valda. Det syns även i det högra fönstret där de markerade dagarna presenteras. (Med pilarna ovanför kalendern kan tider i andra månader också markeras.)

När de dagar som ska rapporteras är markerade fylls projekt, arbetskod, timmar och eventuell kommentar i.

Genom att kryssa i rutan Fyll ut fyller systemet ut de markerade dagarna med tid så att rapporteringskravet uppfylls. Avsluta med Spara.

Avprickning

Under Avprickning ges en överblick över vilka som har tidrapporterat eller inte. (Samma lista finns även under Projekt: Rapporter). Beroende på behörighet kan även andra medarbetares tidrapporter öppnas. Dagar som är gröna är färdigrapporterade, gula är stoppade (kan då inte läsas in till ekonomisystemet) och röda är inte färdigrapporterade. Framtida dagar är gröna. Listan kan visa en grupp, personalkategori eller alla som rapporterat tid.

Projektbudget

Om projektbudget läggs per medarbetare syns de budgeterade timmarna under Projektbudget.

Projektbudget visar alla poster där medarbetaren budgeterats. Varje kombination av projekt och arbetskod framgår som en egen rad i listan tillsammans med en eventuell beskrivning. Därefter framgår hur många timmar som har blivit budgeterade samt hur många timmar som registrerats. Beroende på hur noggrant budgeten har formulerats visas start- och slutdatum. I tabellen finns det även ruta per rad för att klarmarkera, och en selektering som visar/döljer klarmarkerade poster.

Normal	Start- och Slutdatum anges i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD.
Relativ	Start- och Slutdatum anges med det relativa antalet dagar till dess att startdatumet infaller. Detta innebär att om man har ett projekt som ska starta den 25:e april och dagens datum är den 15:e april kommer det anges ”10” i fältet för startdatum på det aktuella projektet. På det här sättet blir det tydligt vilka projekt som bör prioriteras.

Medarbetarbudget

I Medarbetarbudget visas budgeten som är inlagd av ekonomipersonal.

Listan visar budgeterade timmar, utfall timmar och differensen mellan dem. Även budgeterat belopp, utfall belopp, utfall justerat, utfall netto och differens visas.

Resursplanering

I resursplanering visas vad som planerats för veckan av administratör eller ekonomipersonal. (Registreras i Projekt: Resursplanering)

Här finns möjlighet att jämföra den planerade tiden på projekt med den rapporterade, vecka för vecka.

Kund/projekt

Under flikarna Kund respektive Projekt visas tidrapporten månadsvis per projekt. I bildens vänstra halva syns projekten, de timmar som har rapporterats kodvis, summan för varje projekt för sig, och rapporterad frånvaro. Längst ner anges hela månadens totala rapporterade tid.

Om en rad markerats visas detaljerade uppgifter om rapporteringen till höger i bild. Här syns också kommentarerna från dagrapporten.

Daglista

I Daglista visas den rapporterade tiden per dag för en viss månad. För varje dag syns vilka projekt, koder och timmar som har rapporterats tid på, det upparbetade värdet av den rapporterade tiden och eventuell kommentar. Efter varje dag summeras det totala antalet timmar för dagen och längst ner på daglistan syns det totala antalet timmar och belopp för hela månaden.

Veckoöversikt

I Veckoöversikt visas rapporterad tid under en vecka. Klicka på pilarna som omger veckonumret för att bläddra framåt eller bakåt i tiden. I veckorapporten syns projektet, kod och antalet timmar som är rapporterat på respektive projekt. Kolumnen Totalt längst till höger visar det totala antalet rapporterade timmar på varje projekt under den valda veckan.

Byt medarbetare

Under Byt medarbetare kan en annan medarbetares tidrapport öppnas (behörighetsstyrt).