Mediefakturatolkning

Registrering av mediefakturor

Denna manual beskriver registrering av mediefakturor när man använder tolkningsfunktionen.

Om en faktura ska registreras manuellt, tryck Ny. Det är möjligt att importera en faktura med funktionen Direktimport, fakturan importeas då i sin helhet till listan och får ett ankomstnummer i väntan på vidare behandling. Med Skanning kan du lägga till flera sidor i en och samma faktura. Du kan använda "dra och släpp" här. Om en faktura är helt fel, använd Makulera. Om fakturaninnheålelr korrigeringar och du vill avbryta, tryck på Läs in igen. Funktionen kan också användas efter att du har skapat en order eller gjort ändringar i en order för att rätta fakturan. Om en faktura är en leverantörsfaktura och inte mediefaktura, välj Inte mediefaktura, då flyttas den till registreringsprogrammet för leverantörsfakturor istället.

Error: Supplier missing

Use CHANGE SUPPLIER. Select a supplier from the list or create a new and add it on the invoice.

Error: order number

Begin with OPEN, thereafter SELECT INSERTIONS in the list. If there is no insertion, search on insertion date, order, client, etc. Then, press UPDATE. NB! PASTE and CLOSE means that a new row will be created instead.

If there is no order created within Media plans, you can create a temporary order to add on the invoice. These orders are called 900000-orders. The invoice can later be moved to a real order in Reconciliation of media invoices.

Then, register the invoice against a media cost or other surcharge fee. Save and book. You will get a message that informs that the invoice is booked with a temporary order number.

Error: Several suppliers match

Press SHOW to see the invoice and then CHANGE SUPPLIER

Error: negative/postive discrepancies exist

According to the level of tolerance for discrepancies set in the base registers, you can book the invoice directly if the discrepancy is minor (approx. 1,00 – 5,00). That will be a rounding.

If it is a major discrepancy and shall be booked with it, use BOOK in the list to book it directly. If the reason for the discrepancy is that there are errors in the invoice, correct it directly on the order by adding media cost or other surcharge code. Then save and book.

If an invoice is erroneously booked, you can credit it under Booked invoices.

Invoices that not are ordinary invoices are shown in the tab Errors/reminders. They can be reminders or other statements. Press CONFIRM to remove them from the list.