Registrering og godkendelse af leverandørfakturaer

Registrering og godkendelse af leverandørfakturaer

Denne manual viser hvordan man håndterer registrering af indkommende leverandørfakturaer og godkendelsesprceduren i Marathon

Generelt

Leverandørfakturaer registreres i Økonomi: Leverandørfakturaer, fane Ankomstregistrering, dersom I benytter godkendelsesfunktionen i Marathon. Programmet indeholder følgende faneblad:Tilbudsforespørgsel, Rekvisitioner, Ankomstregistrering, Opfølgning, Bogførte fakturaer, Fejl/påmindelser og Forespørgsel.

Ankomstregistrering - scanning

Begynd ved at scanne ind eller importere fakturadokumenterne i Økonomi: Leverandørfakturaer, fane Ankomstregistrering. Vælg Scanning. Dersom I bruger Kalin Setterbergs fakturatolkningstjeneste, bliver fakturaerne automatisk registrerede med leverandør, fakturanummer, faktura- og forfaldsdato og beløb. Hvid su scanner fakturaerne, læg dem i scannern og vælg Scan. Hvis scanneren ikke er koblet til Marathon kan du brugen en anden enhed for at scanne dem ind på din computer- eller hvis de allerede er i digital form, vælg Import. En dialogboks åbnes, fra hvilken du kan hente en pdf-fil med én eller flere fakturaer. Du kan også bruge træk og slip for at skulle få pdf:en ind i Marathon.

Efter importen vises siderne som miniaturer på skärmens venstre halvdel. Kontrollér kvaliteten på de scannede fakturaer og gem. Hvis fakturaen har flere sider, kontrollér én side ad gangen og vælg derefter Gem. Brug Gem separate hvis der findes flere fakturaer Skriv AT- nummer på originalfakturaen, fr afeltet Næste AT-nummer. Hvis du vil slete en scanned faktura, markér den og vælg Slet. Vælg alle markerer alle scannede deokument. Fortryd lægger igen alle scannede og gemte- men ikke registrerede fakturaer.

Ankomstregistering

Vælg Ny i ankomstregistreringen. Systemet foreslår automatisk næste ankomstnummer, men den er endringsbar. Ankomstnumret er det nummer, fakturaen fik ved scanning og kobles til det scanende dokument. Sammenlign originalfakturaen med den scannede i fanebladet Scannet dokument. Udfyld information om leverandør, fakturanummer, datum og fakturabeløb m/moms. (Mpmnsbeløbet kan udregnes med eller uden decimaler med en parameterindstilling i System: Basisrehister/KRE/Parametre, fanen Fakturaer – Vis decimaler) Vælg én eller flere godkendere og gem eller fortsæt til kontering.

Kontering

Fakturaen kan konteres allerede her, i fanebladet Kontering.

Brug den øvre tabel for at kontere jobindkøb. KOntoen for jobindkøb er allerede indstilt i parametrerne. Hvis du har brugt rekvisitioner, angiv rekvisitionsnummer for en automatisk udfyldelse af felterne(kunde, job, indkøbskode, indkøbspris). Ellers, udfyld felterne. Indkøbsprisen vil hentes fra fakturaregistreringen. Avancen for indkøbsprisen hentes fra indkøbskoden i Basisregister/Job/OmkostningskoderIndkøb (og i visse fall fra jobbet). Indkøbsprisen regnes automatisk ud. Systemet kan indstilles så, at den foreslagne avance ikke kan ændres. Indstillingen findes i Basisregister/JOB/Parametre, fanen Indkøb og Øvrigt, felt Ændr indkøbstillæg. I justeringsfanen findes der flere alternativer for håndtering af avance og salgspriser. Det hedder Afvigende indkøbsbrutto som justering. Da det er aktiveret, ændres forskellen mellem den foreslået pris og den nye salgspris til en justering. Brug den nedre tabel for at kontere omkostninger. Angiv kontonummer og mulig omkostningssted og -bærer, dersom kontoen tillader/kræver det i kontoplanen. Hvis omkostningen skal fordeles over en periode, angiv kun omkostningskonto og udfyld felterne for perioder. Balancekontoen for periodiseringer hentes fra parametrerne. Konteringerne for både job- og omkostningsfakturaer kan også laves i faktureringsvalutaen. Brug feltet Beløb fakturavaluta. Dette er til hjælp ved sortering av udenlandske fakturaer på de forskellige jobs og konti. Brug Importér skabelon hvis du vil importere en konteringsskabelon fra Basisregister/KRE/Konteringsskabeloner. Les mere i Skab konteringsskabelon. Hvornår alle scannede fakturaer er blevet ankomstregistrerede, skal de sendes til godkendere. Brug Send e-mail funktionen i Økonomi: Leverandørsfakturaer fanen Opfølgning. E-mailen vil sendes til alle godkendere på ikek godkendte fakturaer. Fakturaen mærkes med godkendere i Økonomi: Godkendelse

Skab konteringsskabelon

Du kan sakbe en konteringsskabelon i Basisregister/KRE/Konteringsskabeloner. Klik på Ny og angiv et navn for skabelonen. Angiv konto og mulig omkostningssted og -bærer, hvis kontoen tillader det. Beløb kan angives enten som procent eller et monetært beløb i jeres valuta. Hvis du vælger procent, får du et spørgsmål om beløbet i alt da du bruger skabelonen for at skulel regne ud det rette beløb.

Automatisk kontering

Du kan registrere en skabelon for automatisk kontering i en bilagsskabelon i Basisregister/BOG/Bilagsskabeloner. Skabelonen gør en automatisk kontering da du bogfør på en basiskonto, fx 7410. Konteringen vises ikke på skjærmen da du registrere fakturaen men du kan se den i bogføringen.

Godkendelse

Godkenderen kan åbne fakturaer i Økonomi: Godkendelsel for godkedelse og kontering.

Du kan se fakturadokumentet med funktionen Vis faktura. Hvis du har adgang kan du også godkende fakturaen uden at skulle åbne den, brug da funktionen Direktgodkendelse. Vælg:

Alle	Viser alle fakturaer, også dem der mangler godkendere
Kun ubehandlede	Viser alle ubehandlede fakturaer
Kun dine egne igen	Viser kun fakturaer, hvor du er den ende godkenderen igen
Bogførte	Viser alle bogførde fakturaer

Vælg en faktura og klik Åbn.

Hvis fakturaen allerede er blevet konteret vises den som én eller flere konteringsrader i feltet i det nedre venstre hjørne. Type Job avser jobindkøb og Type Omk er omkostningsfaktura. Feltet i midten viser en summering med fakturabeløb, hvor meget der er blevet konteret og hvo rmeget der er igen at konterer. Klik på Fakturainformation for at se andre fakturaoplysninger. Du kan også scrolle den scannede faktura i skærmens övre del. klik på Vis faktura. Funktionen Notater viser alle notater, der rører fakturaen. Mulighed findes, at skrive en ny notat.

For kontering af et jobingkøb, vælg Indføj linie Job. Brug den øvre tabel for at kontere jobindkøb. KOntoen for jobindkøb er allerede indstilt i parametrerne. Hvis du har brugt rekvisitioner, angiv rekvisitionsnummer for en automatisk udfyldelse af felterne(kunde, job, indkøbskode, indkøbspris). Ellers, udfyld felterne. Indkøbsprisen vil hentes fra fakturaregistreringen. Avancen for indkøbsprisen hentes fra indkøbskoden i Basisregister/Job/OmkostningskoderIndkøb (og i visse fall fra jobbet). Indkøbsprisen regnes automatisk ud. Systemet kan indstilles så, at den foreslagne avance ikke kan ændres. Indstillingen findes i Basisregister/JOB/Parametre, fanen Indkøb og Øvrigt, felt Ændr indkøbstillæg. I justeringsfanen findes der flere alternativer for håndtering af avance og salgspriser. Det hedder Afvigende indkøbsbrutto som justering. Da det er aktiveret, ændres forskellen mellem den foreslået pris og den nye salgspris til en justering. Brug den nedre tabel for at kontere omkostninger. Angiv kontonummer og mulig omkostningssted og -bærer, dersom kontoen tillader/kræver det i kontoplanen. Hvis omkostningen skal fordeles over en periode, angiv kun omkostningskonto og udfyld felterne for perioder. Balancekontoen for periodiseringer hentes fra parametrerne.

For Planlagt godkendelse, Slutgodkendelse, delvis godkendelse eller for at angive at fakturaen ikke skal betales, tryk Godkendelse og vælg type af godkendelse. Du kan også skrive en kommentar. Klik på Gem godkendelse. Du kan lægge til godkendere med funktionen Ny godkendere. Gem hele fakturaen med Gem.

Opfølgning

Opfølgningen bruges kun af økonomiafdelingen. Listen viser ankomstregistrerede men ikke bogførte fakturaer. Listens valg:

Alle (1)	Viser alle fakturaer uanset godkendelsesstatus
Færdige	Viser fuldt godkendte fakturaer
Not finished	Viser fakturaer med mindst én godkendere tilbage
Alle (2)	Viser alle job- og omkostningsfakturaer
Job	Viser alle jobfakturaer
Omk	Viser alle omkostningsfakturaer
Resterende godkendere	Du kan vælge en specifik godkenderes ikke-godkendte fakturaer

Reminder mail	Selected invoices will be sent as reminders to the approver
Book	Book one or several selected invoices that are fully posted and approved. Today's date is suggested as accounting date.
Show invoice	Shows the scanned invoice document
Scan	Possibility to add documents to the invoice
Invoice	Shows invoice information. You can also edit the information here
Posting	Shows posting. You can change posting here
Notes	Shows notes, possibility to add notes

Move the mouse pointer over the Posting pro/cost field to see more detailed information. Move the pointer over the employee code to see how much that has been approved and possible comments. If a final approval or a posting is red and in parenthesis it indicates that the whole amount is not approved or that the approver has written a comment. After booking project related purchases they need to be updates ti the project accounting in Project: Registration, corrections and updates, tab Purchases. That can also be done automatically; the parameter is in System: Base registers/Pro/Parameters, tab Purchase and Other. Note that possible existing purchases must be updated manually at the time you check the parameter box.

Booked invoices

The tab shows the booked invoices. It shows also time and approver and what type of approval it was in the columns Final approval and Pre-approval. Select an invoice and click Open. The same invoice picture and invoice information as in the approval will be shown. It is also possible to read notes here.

Reverse erroneous invoice

You can reverse an erroneous invoice. Select invoice and press Reverse. There are two options:

1. 1 Change approver. The suggestion is that the approvers are the same as on the selected invoice, but you can change them.
2. 2 Also create a new debit invoice.

If you choose to create a new debit invoice, the reversal will result in two new invoices; one credit invoice of the selected invoice and a new debit invoice that is identical with the reversed invoice.

The invoices created by the reversal will be seen in the Watch list. All invoice details and postings are copied from the original invoice (but with opposite signs on the reversed invoice). The invoices are now ready for booking or correction or approval before booking.