Media Økonomi

Fakturering

All fakturering gøres i MEDIA/FAKTURERING, ogsp acontofakturering og afregninger.

Du kan selektere på indrykningsdato, budgetnummer, kunde, kundekategori, etc. Dersom I fakturerer pr. kampagne, kan det også vælges.

Hvis du fakturerer en særskilt mediegruppe eller kunde kontinuerlig, kan gu gemme selekteringen til neste gang. Klik på en blåe pil for mer oplysninger.

Løbende fakturering	Hvis dette felt er blankt, skrives alt ud, uanset "Løbende faktureing" på aftalen eller ikke. Hvis du bare ønsker at fakturere budgetter/ordrer med "løbende fakturering", væjg JA.
Også ikke kontrollerede	Ved JA skrives indrykningene ud selv om de ikke er blevet annoncekontrollerede, forudsat at budget-/ordrenumemr er angivet.
Referencenummer mangler	Hvis NEJ her, bliver alle ordrer med referencenummer fakturerede, forudsat at kunden har " Fakturér kun ordrer med referencenummer" aktiveret.

Hvis JA, vil alle budgetter/ordrer uden referencenummer blive fakturerede forudsat at kunden angivit det som obligatorisk

Hvis Blank, skrives alt ut, men kun i testudskrift.

I basisregistrens kunderegister findes en parameter" Fakturér kun ordrer med referencenummer". Hvornår den vælges må parametern være på JA. Hvis du vælger en forkert kombination, får du en feilmeddelelse og kan ikke fortsette faktureingen

Debit/kredit	Blank = alt faktureres. Debit = Kun debitfakturaer udskrives. Kredit = Kun kreditnotaer udskrives. Separate = debit- og kreditfakturaer faktureres separat.
Korrektioner	Indrykninger markeet med korrektion (x) kan faktureres separat. Ja = inkludér korrigeringer No = inkludér ikke korrigeringer Separate = ifakturér genereller fakturaer og korrigeringer på separate fakturaer Int = kun interne korrigeringer
Fremtving én faktura pr. kunde	Hvis afkrydset overstyres kundens minimumbeløb.

Generel fakturatekst kan skrives for hver faktureing.

Kreditér/vend faktura

Dersom hele fakturaen er fejl kan du kreditereden i fanebladet Kreditering.

Spær indrykninger	Betyder at hvornår en faktura krediteres, bliver alle indrykninger spærrede så, at de ikke kan blive fakturerede. Hvis feltet ikke er afkrydset bliver indrykningene bookede og kan senere genfaktureres.
Send e-mail …	Ikke lægrere i brug. Brug fakturadistribution i Økonomi: Fakturadistribution.

Kreditér/Vend indrykninger

Åbn ordren og indrykningen. Vælg indrykning og tryk på KREDITER

Indrykningen bliver kreditetet, dvs den bliver en kreditindrykning og mærkes med en korrektion. Det indebærer at du kan vælge at fakturere kreditten separat i den løbende fakturering. Vælg hvis du vil at den tidligere fakturanummer bliver lagt til som kommentar.

Krediteringe indebærer at hele indrykningen, inkludive mulige indrykningsgebyrer og fee bliver krediteret.

Hvis du vil kreditere en indrykning uden at inkludere indrykningsgebyr eller fee, kan du eksludere dem.

Det gøres i fanebladet Øvrigt inde i indrykningen.

Krediter dele af fordeling

Hvis du har en fordeling og du kun vll kreditere én af kunderne , flytter du i praktiken omkostningen til en anden kunde

Eksempel:

Kunden SAS Norge skal krediteres och kunden SAS Sverige skal i stedet debiteres, dvs den seneste skal betale hele beløbet.

Gør : 1. Åbn ordren og vælg indrykningen som ska korrigeres, brug KREDITÈR FORDELING.

2. Vælg faktura som skal krediteres, tryk OK.

3. Vælg indrykning som skal debiteres (originalindrykningen, ikke krediteringen).

4. Brug DEBITER FORDELING.

5. Vælg post som skal debiters på nyt (SAS Sverige) og tryk OK.

6. Vælg den nye debetindrykning og åbn den. Unde rfanen Korrektion, ændr kunde till SAS Sverige og skriv eventuelt en fakturakommentar.

7. Gem. To nye fakturaer vil skrives ud ved næste fakturering. En kreditnota til SAS Norge og en ny debetfaktura til SAS Sverige.

Acontofakturering

Listen i aconto-fanen viser status på acontofakturaer; fakturabeløb, afregningsbeløb og resterende beløb. Afregning fra viser bookede ordrer der er tilgængelige for afregning.

Der er to måder for acontofakturering baseret på kundeaftalen:

• Kunden acontofaktureres og en kontrolleret afregning foretages. Ingen løbende acontofakturering.

• Kunden acontofaktureres og alle bookede indrykninger afregnes løbende. Løbende acontoafregning.

Ny acontofaktura:

Lav en ny acontofaktura i fanebladet Aconto. Notér, at det ikke er mulig at afregne aconto fra en anden kunde.

Angiv kunde og evt. ejer (dersom du vil sortere og søge på egne i listen). Spær løbende afregning = acontofaktureret afregnes ikke ved løbende acontoafregning.

I acontofakturering, tryk NY.

Angiv fakturadato, forfaldsdato og text med beløber. Vælg hvis acontoen skal ha moms eller ikke. Gem og udskriv i fanebladet Acontofaktura. Hvis du allerede ved , hvilken budget/ordre fakturaen skal afregnes fra, kan du angive det før du skriver fakturaen ud.

Afregning fra

Angiv budget, ordre eller kampagne. Hvis du vælger "Afregn alt" kan du ikke lægge til noget i felten, de er udfyldte med defaultindstillinger.

Beskrivelsefeltet kan være til god nytte.

Hvornår det er tid for afregning, gøres det enten i Fakturering (ved løbende afregning) eller i fanebladet Acontoafregning (ved kontrolleret afregning). Angiv her acontofakturanummer, der skal afregnes. Eventuel over-/underskud faktureres som debit- eller kreditfakturaer og acontoen bliver udlignet.

Husk på:

Ved fakturering af kunder med aftaler som siger ”Løbende acontoafregning”, vil Marathon begynde med den ældste acontoen. Hvis der ikke er noget, der opfylder betingelserne for den acontoen, fortsætter den med næste.

Afstemning af mediedifferencer/Differencehåndtering

Postere differencer i Media: Afstemning.

Du kan lave en selektering på afstemningskoder, ejer, kunde, dato og mange flere felt. Du kan gemme din selektering hvis du vil bruge den på nyt.

Diff Net /Diff Net-net	Vælg hvor store differencer, liste skal vise. Hvis du ikke vil se alle indrykninger, skriv 1-999 999 999 ii Diff. Net-net. Indstillingen for at se bortposterede differencer er 0-999 999 999 i bægge felten.

Beløbet i listen som viser Diff Net-net aftemmes mod kontoen for medieafregning. Välg bare “til regnskabsdato” dersom du vil stemme af med afregningskontoer, inget andet.

Placer kolonnerne så, at du kan se al relevant infomation. Brug pilen til højre i overskriftsraden for at skulle se alternativer.

Åbn	Åbn ordern for fodybning
Skab korrigeringer	Skaber en ny indrykning på den valgte indrykningens net-net-difference, enten positiv eller negativ. Den nye indrykning kan senere faktureres til kunde.
Postér differencer	Se neden.
Afstemningskonde	Kan skiftes.
Aftemningskommentar	Mulighed for at lægge til eller ændre kommentarer.
Skift ordrenummer/indr.dato	Herkan du flytte mediefaktura mellem indrykninger. Se beskrivelse neden.
Skift ejer/kunde	Ændring af ejer eller kunde kræver en parameterindstilling som tillader skift.
Vis faktura	Viser en fakturakopi i PDF-format, hvis fakturaen er eindscannet.
Udskrift	Skriver afstemningslisten ud. For udskrift trenger I en udskriftsskabelon fra Kalin Setterberg.

Postér bort differencer

Vælg én eller flere linier og tryk på POSTER DIFF

Angiv regnskabsdato. Du kan også postere en del af beløbet ved at ændre beløbet, lige så kontoen.

Flyt mediefaktura til anden ordre eller indrykningsdato

Funktionen Skift ordrenummer/indrykningsdato bruges for at flytte en fejlagtigt registreret faktura. Vælg ordre og klik på funktionen. Angiv mediefakturaen (søgbar i listen) og ordrenumret og den indrykningsdato, fakturaen skal flyttes til. Det er kun mulig at flytte til en eksisterende ordre og indrykningsdato. Hvis kun en del af fakturaen skal flyttes, angiv beløb.

Bureauafregning

For clients, whose agreements allow a part of the commission, working fee and other fees to the advertising agency, the agency on the client is used for an agency settlement. When printing the settlement, a supplier invoice is created on the corresponding supplier in the purchase ledger. It will later be paid as a normal supplier’s invoice. Create agency in Base registers/MED/Agencies.

In the client record in Base registers/MED/Clients, enter the agency in the tab Parameters 1.

On the client agreement in Base registers/MED/Agreements, state how big part/how many percent units of insertion fee, agency commission and capital cost you want to pass on to the advertising agency. The invoice and the agency settlement document are printed out under Agency settlement

Select agency and accounting date or other selection. You can make different selections if for example a certain media only shall be settled against a certain plan.

Paid invoices	If selected, only paid client invoices are taken into the settlement
Already updated	If selected, it is possible to reprint the specification
Reprint	All agency settlements can be reprinted.

Invoice projects together with the media invoice

If you want to invoice project invoices together with media invoices, you have to activate a parameter in Media/Parameters/invoicing. The invoicing is made in the media invoicing part and in the project invoicing part you state on the invoice, which plan the invoice concerns. Create an invoice as normally in Adjusting/Invoicing and connect it to a plan in the tab Parameters.

The media invoice template must be updated such that it fetches information from the Project accounting.