Nytt år i Marathon

Nytt år i Marathon

Neden følger en beskrivelse om å bytte regnskapsår i Marathon.

Nytt år opprettes i Økonomi: Bokføring/Regnskapsår og perioder. Klikk på funksjonen Ny og kontroller at de foreslagne start – og sluttdatoene er korrekte. Dersom sluttperioden skal være en annen, kan du skrive over den, f eks ved forlangning av et regnskapsår. Velg hvis IB fra foregående år skal oppdateres automatisk med alternativet ”Oppdater IB ved nye transaksjoner i tidligere år”. Klikk på Lagre.

Da det nye året lagres gjøres samtidig en overføring av IB, periodiseringer, kontoplan, kostnadssteder, kostnadsbærere, dimensjoner, automatkonteringer, budsjettmaler, rapportmaler, bilagsmaler, konteringsmaler, mva-klasser og bilagsserier fra foregående år til det nye. Eventuelle feil vises på en feilrapport, men kun som advarsler. Konto, kostnadssted eller kostnadsbærer som mangler opprettes i det nye året.

Kontoer, som ikke skal ha kostnadssted/-bærer, men der det finnes en utgående balanse i foregående år på en slik kombinasjon, rettes ved at fjerne kostnadsstedet/-bæreren. Utgående balanse på kontoer som krever kostnadssted, der det ikke eksisterer, overfores uten dem.

En advarsel ved opprettelse av nytt år kan se ut så her:

I eksempelet oven overføres saldoen på konto 1220 til det nye året, men uten kopling til kostnadssted.

Vil man så kan man korrigere de feil som listen rapporterte og siden gjøre en ny overføring. En ny overføring gjøres i Regnskapsår og periode ved å markere året og klikke på Oppdater IB.

Bankfrie dager

For at automatiske betalinger ska fungere må du angi hvilke dager som er bankfrie (helligdager) i Grunnregister/Lev/Bankfrie dager for året du oppretter och året deretter.

Kalendarium

I Grunnregister/Pro/Kalendarium opprettes kalendarier for forskjellige arbeidstidsmål. Velg Ny og skriv inn året, samme kalendarienummer som tidligere og navn (hvis ikke, må kalendarienummeret endres på medarbeideren i Grunnregister/Pro/Medarbeidere). Skriv inn antallet timer som er kravet per dag ved Timer/dag og tast Enter.

Under fliken Arbeidsdager kan man hente standardhelligdager ved å klikke på Hent standard. Arbeidsdager skrives arbeidsdagen som et tall med to desimaler. En hel arbeidsdag skrives 1,00, en halv dag som 0,50 og ledig dag som 0,00. Man kan på så vis opprette forskjellige almanakker som motsvarer forskjellige arbeidstider. Programmet viser fra begynnelsen 0,00 for frie dager i følge det land, som firmaet er i. Kontroller dag for dag for alle kalendarienummer.

Med knappen Kopier fra kan arbeidsdager kopieres inn fra et annet kalendarium for samme år. Husk, å endre timer per dag og navnet.

Vanlige spørsmål

» Hva innebær alternativet ”Oppdater IB ved nye transaksjoner i tidligere år” da jeg oppretter nytt regnskapsår?

Hvis den er avkrysset gjelder samme parameter i Grunnregister/Bok/Parametrer i fliken Registrering.

Parameteren innebær at IB blir oppdatert hver gang en ny transaksjon registreres i foregående år. På den måten trenger man ikke å oppdatere IB da man arbeider parallelt med to regnskapsår, uten det skjer automatisk.

Husk, at den automatiske oppdateringen kun gjelder IB og periodiseringer. Andre endringer i foregående år så som kontoer, kostnadssteder/-bærere, osv. må oppdateres manuelt med funksjonen Oppdater IB som finnes i Økonomi: Regnskapsår og perioder. Dersom du aktiverer automatisk oppdatering etter det at transaksjoner blitt registrerte i foregående år, må du oppdatere disse poster manuelt med funksjonen Oppdater IB.

Hvis du ikke avkrysser alternativet ”Oppdater IB ved nye transaksjoner i tidligere år” da du oppretter nytt regnskapsår, må du oppdatere IB manuelt under tiden du arbeider parallelt med to regnskapsår. IB oppdateres i Økonomi: Bokføring/Regnskapsår og perioder. Marker året og klikk på funksjonen Oppdater IB. Avkryss det du vil oppdatere og klikk på Starte. I parentes vises også de opplysninger som ligger i det sentrale firmaet , hvis sådant finnes. Bytt i så fall firma under tannhjulet og gjør en oppdatering av disse poster der.

» Jeg har parameteren ”Oppdater IB ved nye transaksjoner i tidligere år” aktivert, men da jeg registrerer nye kontoer i foregående år kan jeg ikke se dem i det nye året?

Den automatiske oppdateringen gjelder kun IB og periodiseringer. Andre endringer i foregående år så som kontoer, kostnadssteder/-bærere, osv. må oppdateres manuelt med funksjonen Oppdater IB som finnes i Økonomi: Regnskapsår og perioder.

» Jeg avkryssede ikke alternativet ”Oppdater IB ved nye transaksjoner i tidligere år” da jeg la opp et nyt år. Kan jeg angre det?

Ja, du kan avkrysse parameteren i Grunnregister/Bok/Parametrer, fliken registrering. Husk, at alle transaksjoner som ble gjort før parameteren aktivertes må oppdateres manualet i Økonomi: Bokføring/Regnskapsår og perioder. Marker året som du vil oppdatere og klikk på Oppdater IB.

»» Jeg får melding ”Klarte ikke å lagre: Nytt år må opprettes i firma for sentral kontoplan først”/"Nytt år må først opprettes i firma for sentral rapportgenerator" da jeg vil lagre det nye regnskapsåret?

Et firma kan være koplet til ett annet firma sin kontoplan og rapportgenerator. Hvis det er så, må det nye regnskapsåret først skapes i det firmaet. Du får da denne melding når du skal lagre året i det egne firmaet. Bytt firma under tannhjulet og skap nytt år i firmaet for sentral kontoplan og rapportgenerator (i dette fall firma ZZ).

» Jeg får melding ”Klarte ikke å lagre: Konto for resultatet til foregående år mangler i Grunnreg/Bok/Parametrer”?

Tidligere i Marathon kunne kontoen for resultatet til foregående år utelukkes fra parametrene, da vistes de på konto 2999. Nu må kontoen finnes. Opprett kontoen i Grunnregister/Bok/Kontoer, og angi den i i Grunnregister/Bok/Parametrer, fliken Øvrigt, vid ” Konto for foregående års resultat”. Kontoen trenger ikke å ha nummer 2999.

» Jeg får melding ”Klarte ikke å lagre: Konto for resultatet til foregående år mangler i kontoplanen”?

Der finnes en konto i Grunnregister/Bok/Parametrer, fliken Øvrigt, vid ” Konto for foregående års resultat” som ikke er med i kontoplanen. Opprett kontoen i Grunnregister/Bok/Kontoer eller velg en annen konto fra kontoplanen.

» Jeg opprettede et nyt regnskapsår som jag nu vil slette. Hvordan gjør jeg ?

Åpne det seneste året og klikk på funksjonen Slett.