Tilien kuittaus
Contents
Tilien kuittaus s
Toiminta löytyy Taloushallinnon alta.
Yleistä
Toiminnan avulla on tarkoitus nähdä, mitkä tapahtumat perustavat tilin saldon. Se tehdään kahdessa vaiheessa. Ensin kohdistat tapahtumat, joita voit kuitata vastakkain. Kuittaus tehdään määrättyyn päivämäärään asti. Sen jälkeen toimintaa voi käyttää tilin erittelynä, josta voit nähdä vain kohdistamattomat tapahtuvat määrättyyn päivämäärään asti. Tilin loppusaldo/saldo tulee olemaan sama riippumatta siitä, katsotko kaikkia vai kuittaamattomia. Ainoa ero on, että valitsemalla kuittaamattoamt ei tarvitse nähdä tapahtumia, jotka eiväet enää ole "avoimia".
Esimerkiksi kululaskennan yhteydessä voit hyödyntää toimintaa Henkilöstösaamiset-tilillä, jossa on tapahtuma maksusta työntekijälle, sekä hänen rekisteröimä kuluraportti. Kun koko ennakko on käytetty ja olet kuitannut maksatuksen kuluraportin kanssa niin että jäännösmäärä on 0, et enää näe tapahtumia tilin erittelyssä viimeisen kuittauspäivämäärän jälkeen. Voit myös nähdä, paljonko ennakosta on vielä käyttämättä määrättyyn päivämäärään mennessä, koska jatkuvasti kuittaat työntekijän rekisteröimiä kuluraportteja.
Toimintaa voi käyttää kaikenlaisilla tileillä. Kuittaus ei vaikuta kirjanpitoon, lukuun ottamatta tilanteita, jolloin määrät eivät täsmää, sejä kuittauksia eri alatilien välillä (XXXX1 – XXXX09). Toiminta löytyy kohdasta Taloushallinta: Tilien kuittaus
Voit rajoittaa toiminnan asettamalla ensimmäisen tilikauden kuittauksielle ohjelmassa Perusrekisterit/Yleistä/Yrityskohtaiset parametrit.
Valikoima
Pvm asti on pakollinen kenttä. Jos teet kuittauksen, päivämäärää ehdotetaan kuittauspäivämääräksi. Voit valita määrätyn tilin. Ellet valitse mitään, saat listan kaikista tileistä. Jos valitset tilin, jolla on alatilejä, myös ne tulevat mukaan (eli jos valitset tilin 2420, listalle tulee myös 242001–242009). Voit myös valita listan kustannuspaikoittain. Kuittausstatuksen perusteella voit joko nähdä valitun päivämäärän kaikki tapahtumat, vain kuitatut tai vain ei-kuitatut. Ei-kuitatut on hyvä valinta jos olet kohdistamassa tapahtumia tai katsomassa tilin erittelyä. Jos kohdistus on epäonnistunut, tulosta lista vain kuitatuilla. Voitmyös katsoa litaa määrien' mukaan. Määrät ovat absoluuttisia, eli valikoima 1000 - 1000 sisältää tapahtumia, joissa 1000 voi olla sekä debet- että kreditpuolella.
Tapahtumalista
Lista näyttää kaikki tapahtumat valikoimasi perustella. Lista on lähes sama kuin Pääkirjan tilin erittely; siinä on vain muutama ylimääräinen sarake kuittauksia varten. Absoluuttinen määrä näyttää tapahtuman absoluuttisen määrän, jonka avulla voit löytää samat määrät eri merkeillä. Kuitattu määrä näyttää paljonko valitsemaasi päivämäärään mennessä on kohdistettu. Jäännösmäärä näyttää tapahtuman alkuperäisen määrän miinus jo kohdistettu, eli jäljellä kohdistettavana. Kuittaus ID ja Kuittauspäivämäärä-sarakkeessa näet edellistenkuittausten tiedot.
Tpahtumien kuittaus
Valitse kaksi tai useampi rivi listassa To make a clearing, select two or more rows in the list and press CLEAR. Tapahtumille on oltava sama päätili, kustannuspaikka ja tulosyksikkö jotta kuittaus onnistuisi.
Kaikki tapahtumat, jotka haluat kuitata, näkyvät taulukossa, jossa on kolme saraketta.
Määrä on tapahtuman alkuperäinen määrä, Jäännösmäärä on kuittaamaton määrä valittuun pvm mennessä ja Kuittaa määrä on määrä, joks kuitataan jok atapahtumalla. Koko jäännösmäärän kuittamista ehdotetaan, mutta voit muokata lukua ja tehdä osakuittauksen.
Kuittauspäivämäärää ehdotetaan samaksi kuin Pvm asti valikoimakuvassa, mutta sen voi muuttaa. Kuittaus-ID luodaan automattisesti eikä sitä voi muuttaa. Kuittaustilanteita on neljää lajia:
- Single clearing
- Partial clearing
- Clearing with remaining amounts
- Clearing between subaccounts
Single clearing
Single clearing is when the whole remaining account for two or more transactions to be cleared to zero, for example a debit- and a credit transaction cleared between each other.
In this case all you need to do is to press SAVE.
Partial clearing
Partial clearing is used when you want to clear another amount than the remaining one on one or more transactions where the total clearing still is zero. Example: You have a debit transaction 8 000 SEK and a credit transaction 10 000 SEK and want to clear the whole debit transaction with 8 000 SEK of the credit transaction’s 10 000SEK. In this case you must manually change amount for the credit transaction in the column Clear accounts to -8 000, since the suggested amount to clear is the whole remaining amount.
Clearing with remaining amounts
For clearing of transactions where the total amount is not zero you can make a clearing with remaining amount. It is mainly designed for clearing records that almost cancel out each other and you don’t ned to handle the remaining small discrepancy, for example that you like to clean a debit transaction 1000 SEK with a credit transaction 999 SEK. It could be manually fixed by booking 1 in debit on the account and 1 in credit on some discrepancy account and thereafter clear the three transactions with total amount zero. The function for clearing with remaining amount is actually doing the same, but you don’t need to do the booking manually. Since the total cleared amount per account has to be zero as at a certain date (otherwise the closing balance could be different for All transactions and Only not cleared), Marathon needs to create a new voucher with the discrepancy in debit/credit on the original account with a counter posting on a special account for discrepancies. The new transaction on the original account is cleared automatically whilst the new transaction on the discrepancy account remains uncleared. This methos ensures that the total cleared amount always is zero. The new voucher is registered in voucher series BO, if no other series for clearing has been selected in {{|pth|Base registers|GL/Parameters}} tab Registration.
Clearing between subaccounts
Clearing between subaccounts is generally not allowed. There is an exception, and that is if the two subaccounts have the same main account, e.g., between 24901 and 24903. If you clear transactions between subaccounts, Marathon will first create a new voucher that reverses the amounts on all transactions to be cleared. All transactions, both the original and the reversed ones are thereafter cleared automatically. Note, that clearing 6-digit accounts ending 1-9 affects taxable amounts. Such clearings should thus not be performed. The new voucher will be registered on the voucher series that is selected in the parameters (if nothing has been selected, it will be BO) and gets same accounting date as clearing date.
To reverse a clearing
You can undo an erroneous clearing. A new clearing is made, with reversed signs. To undo a clearing, select a transaction in the list and press OPEN. All performed clearings on it are shown in a table. Select a clearing record row and click on REVERSE CLEARING. The table now shows all transactions included in the clearing that will be reversed and affected by it. Select clearing date and press SAVE.
