Interne og eksterne korrektioner i Afstemningen

Interne og eksterne korrektioner i Afstemningen

Justeringer i afstemningen er en funktion til håndtering af differencer ved enten at flytte dele fra en indrykning til en anden eller automatisk at oprette nye indrykninger/priselementer. Begge metoder har den samme hovedfunktion, men bruges af forskellige årsager og fungerer på forskellige måder.

Eksterne korrektioner

Generelt

Eksterne korrektioner opretter et nyt priselement eller indrykning på den ordre, hvor der er en difference. Den nye indrykning kan derefter faktureres. Normalt bruges det, hvis mediet har sendt en korrekt faktura, og kunden skal faktureres for de ekstra omkostninger, eller i tilfælde hvor du har en aftale med kunderne om, at alle differencer skal returneres. Eksternt henviser i dette tilfælde til, at denne forskel skal udlignes ved at fakturere kunden det tilsvarende beløb.

Sådan gør du

• Gå til Media: Afstemning
• Vælg en eller flere indrykninger, som du vil rette.
• Angiv en procentdel, hvis kun en del af differencen skal flyttes til den nye priselement/indrykning (f.eks. hvis du har en aftale med kunden, der siger, at positive differencer skal deles mellem kunden og bureauet). Afkryds feltet "Indrykning" for at oprette en ny indrykning. Hvis feltet er tomt, oprettes der en ny indrykning på samme indrykning.
• Tryk på OK.

Når du derefter åbner en af de indrykninger, hvor korrektionen blev foretaget, enten via mediebudgetter eller ved at klikke på Åbn i afstemningslisten, kan du se, at der er oprettet et nyt priselement med differencens beløb.

Bemærk, at det nye priselement nu er mærket som en "Ekstern korrektion" med status U (booked) og en fakturakommentar, der henviser til den tidligere kundefaktura.

Interne korrektioner

Generelt

Interne korrektioner anvendes til at flytte beløb mellem indrykninger. I modsætning til eksterne korrektioner oprettes der her to priselementer: en kredit-/debitlinie på den indrykning, som beløbet flyttes fra, og en kredit-/debitlinie på den indrykning, som beløbet flyttes til. Interne justeringer er interne i den bemærkelse at begge posters CTC'er forbliver de samme; kunden vil således ikke blive krediteret eller debiteret for differencen. Korrektionerne skal dog faktureres for at blive registreret korrekt, men beløbet på den interne korrektionsfaktura vil være nul.

Sådan gør du

• Gå til Media: Afstemning
• Vælg den indrykning, du vil rette (bemærk, at du kun kan foretage interne rettelser på én ordre ad gangen), og klik på CREATE CORRECTION (opret rettelse).
• Gå til fanen Interne korrektioner inkl. kundeaftale (Interne korrektioner ekskl. kundeaftale behandles ikke i denne manual)
• Vælg den ordre og indrykning, som beløbet skal flyttes til.
• Vælg det beløb, der skal flyttes (hele nettodifferencen foreslås).
• Klik på OK.

Når du åbner indrykningerne, kan du se de nye priselementer, der er skabt af korrektionen. Første ordre:

Den anden ordre:

Bemærk, at kredit- og debetlinierne har samme CTC, men forskellige nettobeløb. Det skyldes, at vi i eksemplet har forskellige kundeaftale på ordrerne. Den interne korrektion justerer nettobeløbet til det samme CTC. I fakturakommentaren kan du se de indrykninger, som korrektionen vedrører.

Funktionerne ovenfor beskriver oprettelsen af nye priselementer og indrykninger. I Media: Fakturering kan du vælge korrektionsstatus: Blank (alle indrykninger uanset korrektionsstatus), Ja (kun korrektionspriselementer), Nej (ingen korrektionspriselementer i udvalget) og Int (kun interne korrektioner i udvalget).

Ovenstående selektering kombineres ofte med " Fremtving én faktura pr. kunde " for at få alle korrektioner på én faktura. Dette er især nyttigt for interne korrektioner, da deres beløb bør være nul. Det er også muligt at selekterer udvalg med eller uden korrektioner i Media: Forespørgsel og at se korrigerede fakturaer i Media: Afstemning.